Flow Factor
E-Mail-Chaos beendet: KI vereint Posteingang, DMS und SAP B1 – weniger Suche
Flow Factor bündelt E-Mails, Dokumente und SAP Business One in einem zentralen Vorgangsblick. KI liest Metadaten aus Mails und Anhängen, standardisiert die Ablage und automatisiert die Kostenvoranschlagsprüfung – weniger Suche, mehr Durchsatz.
Wirkung auf einen Blick
Suchaufwand sinkt, Durchsatz steigt – belegt durch die vereinheitlichte Vorgangssicht und automatisierte Prüfprozesse. Konkrete Zahlen liegen kundenseitig intern vor.
Die Consense GmbH aus Düren stellte im Zuge der ERP-Umstellung fest: Eigenentwickeltes ERP und Dokumentenmanagement waren nur rudimentär gekoppelt. Mitarbeitende mussten zwischen Systemen springen und hatten keinen einheitlichen Blick auf E-Mails und Dokumente.
Was das im Alltag bedeutete
- Uneinheitliche E-Mail-Bearbeitung je Abteilung (Outlook vs. DMS)
- Manuelles Auslesen von E-Mails und Anhängen, händische Metadatenpflege
- Hoher Suchaufwand nach Informationen und Belegen
- Vorgänge (Schadensfälle) ließen sich nur mit Aufwand vollständig erfassen
Warum das kritisch war
- Zeitverlust durch Suchen, Doppelarbeit und Medienbrüche
- Erhöhtes Fehlerrisiko bei manueller Übertragung
- Langsame Abläufe bei geschäftskritischen Vorgängen, z. B. Kostenvoranschlägen
- Keine verlässliche, einheitliche Sicht auf Status und nächste Aufgaben
Consense wollte die E-Mail- und Dokumentenbearbeitung standardisieren und Suchzeiten deutlich reduzieren. Dafür sollten Informationen automatisch aus Mails und Anhängen extrahiert und mit ERP-Daten zusammengeführt werden. Eine zentrale Oberfläche sollte den Status je Vorgang, die nächsten Aufgaben und relevante Dokumente zeigen.
Konkrete Zielsetzungen:
- Automatisches Auslesen relevanter Metadaten aus E-Mails und Anhängen
- Zentrale Vorgangssicht für E-Mails, Dokumente und Aufgaben
- Direkte Anbindung an SAP Business One für einheitliche Datenlage
- Automatisierte Prüfung von Kostenvoranschlägen
- Weniger Systemwechsel, schnellerer Durchsatz in operativen Prozessen
Erfolgskriterium: Mitarbeitende finden Informationen sofort, bearbeiten Vorgänge aus einem System heraus und benötigen weniger manuelle Schritte.
Flow Factor analysierte den E-Mail-Prozess und implementierte einen digitalen Mitarbeiter, der E-Mails per KI ausliest, relevante Metadaten extrahiert und auch Anhänge automatisch strukturiert. Alle Informationen landen in einer zentralen Oberfläche, in der E-Mails, Dokumente und Aufgaben je Vorgang zusammenlaufen.
- Einheitlicher Prozess: E-Mails werden standardisiert verarbeitet und sauber abgelegt
- Sofort auffindbar: Informationen aus Mails und PDFs sind als Metadaten verfügbar
- Integriert mit ERP: Direkte Anbindung an SAP Business One schafft eine durchgängige Sicht auf Status und nächste Schritte
- Mehr Durchsatz: Mitarbeitende arbeiten aus einer Oberfläche, ohne Systemwechsel
- Expertenwissen gesichert: Die Kostenvoranschlagsprüfung wurde KI-gestützt automatisiert; Wissen wandert aus Köpfen ins System und wird wiederverwendbar
Technischer Betrieb erfolgt in der bestehenden Microsoft-365-Umgebung auf Azure, orchestriert mit n8n. Datenbanken, VPN-Netzwerke und Container sorgen für stabile, performante Agentenprozesse und hohe Ausfallsicherheit.
E-Mail- und DMS-Chaos beenden – starte mit einer Vorgangsdiagnose
Wir bauen deinen digitalen Mitarbeiter in Microsoft 365/Azure und verbinden Postfach, DMS und ERP. Wenn du weniger Suchzeit und mehr Durchsatz willst, buche eine 30-minütige Standortbestimmung mit Flow Factor.