75 Mitarbeiter, ein System: KI vereint Posteingang, DMS und SAP B1 bei Consense

Die Consense GmbH aus Düren wechselte von einem selbst entwickelten ERP auf SAP Business One – und nutzte den Umstieg, um kritische Geschäftsprozesse grundsätzlich zu hinterfragen: Was manuell läuft, wird wo immer möglich automatisiert. Der wichtigste Prozess zuerst: der Posteingang. Täglich trafen 800 bis 1.400 E-Mails mit Anhängen in den Fachabteilungen ein – jede musste gelesen, zugeordnet, abgelegt und ins ERP übertragen werden.

Was das im Alltag bedeutete

• Uneinheitliche E-Mail-Bearbeitung je Abteilung (Outlook vs. DMS)

• Manuelles Auslesen von E-Mails und Anhängen, händische Metadatenpflege

• Hoher Suchaufwand nach Informationen und Belegen

• Vorgänge (Schadensfälle) ließen sich nur mit Aufwand vollständig erfassen

Warum das kritisch war

• Zeitverlust durch Suchen, Doppelarbeit und Medienbrüche

• Erhöhtes Fehlerrisiko bei manueller Übertragung

• Langsame Abläufe bei geschäftskritischen Vorgängen, z. B. Kostenvoranschlägen

• Keine verlässliche, einheitliche Sicht auf Status und nächste Aufgaben

Consense wollte die E-Mail- und Dokumentenbearbeitung standardisieren und Suchzeiten deutlich reduzieren. Dafür sollten Informationen automatisch aus Mails und Anhängen extrahiert und mit ERP-Daten zusammengeführt werden. Eine zentrale Oberfläche sollte den Status je Vorgang, die nächsten Aufgaben und relevante Dokumente zeigen.

Konkrete Zielsetzungen:

• Automatisches Auslesen relevanter Metadaten aus E-Mails und Anhängen
• Zentrale Vorgangssicht für E-Mails, Dokumente und Aufgaben
• Direkte Anbindung an SAP Business One für einheitliche Datenlage
• Automatisierte Prüfung von Kostenvoranschlägen
• Weniger Systemwechsel, schnellerer Durchsatz in operativen Prozessen

Erfolgskriterium: Mitarbeitende finden Informationen sofort, bearbeiten Vorgänge aus einem System heraus und benötigen weniger manuelle Schritte.

Flow Factor analysierte den E-Mail-Prozess und implementierte einen digitalen Mitarbeiter, der jede eingehende E-Mail aus Exchange Online automatisch verarbeitet: Informationen auslesen, klassifizieren, kategorisieren, Anhänge analysieren, standardisiert in SharePoint (DMS) ablegen und mit SAP Business One verknüpfen. Alle Informationen landen in einer zentralen Vorgangsoberfläche, in der E-Mails, Dokumente und Aufgaben je Vorgang zusammenlaufen.

• Einheitlicher Prozess: E-Mails werden standardisiert verarbeitet und sauber abgelegt

• Sofort auffindbar: Informationen aus Mails und PDFs sind als Metadaten verfügbar

• Integriert mit ERP: Direkte Anbindung an SAP Business One schafft eine durchgängige Sicht auf Status und nächste Schritte

• Mehr Durchsatz: Mitarbeitende arbeiten aus einer Oberfläche, ohne Systemwechsel

• Expertenwissen gesichert: Die Kostenvoranschlagsprüfung wurde KI-gestützt automatisiert; Wissen wandert aus Köpfen ins System und wird wiederverwendbar

• Bindeglied Case Management: Die zentrale Vorgangsoberfläche vereinheitlicht E-Mails, Aufgaben, Dokumente, Informationen und Prozesse – die komplette Firma hat Zugriff, 75 Mitarbeiter arbeiten täglich damit. Kein Suchen mehr, kein Kopieren von Informationen von A nach B

Weitere digitale Helfer

Auf derselben Plattform übernahmen weitere digitale Helfer angrenzende Routineprozesse:

• Preislisten-Import: Lieferanten-Preislisten mit 11 Millionen Teilen werden automatisch heruntergeladen, analysiert und in SAP Business One eingespielt – ohne manuelles Zutun

• Versicherungs-Assistent: Aus Bestätigungen der Versicherer werden Versicherungsnummern sowie Termine für Mietwagen und Reparaturen automatisch ausgelesen und direkt in SAP eingetragen

Technischer Betrieb erfolgt in der bestehenden Microsoft-365-Umgebung auf Azure, orchestriert mit n8n. Datenbanken, VPN-Netzwerke und Container sorgen für stabile, performante Agentenprozesse und hohe Ausfallsicherheit.