flowstack
Agentur skaliert ohne neue Mitarbeiter
Sebastian Thanner führt die Thanner Media GmbH, Videomarketing-Agentur in Bayern, spezialisiert auf Autohäuser. flowstack baute in drei Monaten das komplette technische Fundament: Buchhaltung, Fulfillment, Content, CRM und AI-Setup. Ergebnis: Er skaliert weiter, ohne neue Mitarbeiter einzustellen.
Was sich messbar verändert hat
In drei Monaten hat sich Sebastians technisches Fundament grundlegend verändert. Drei Kennzahlen machen sichtbar, was konkret entstanden ist.
„Die Zusammenarbeit mit Simon ist für mich als Agenturinhaber eine enorme Erleichterung im Alltag. Er hat für mein Unternehmen mehrere zentrale Prozesse automatisiert und strukturiert – unter anderem meine Buchhaltung, was mir persönlich eine große Last abnimmt, da dieses Thema im Tagesgeschäft schnell viel Zeit und Energie kostet. Zusätzlich hat er ein Projektmanagement-System für meine Agentur aufgebaut, mit dem ich meine internen Abläufe und Aufgaben deutlich besser organisieren kann, ohne den Überblick zu verlieren. Besonders wertvoll ist für mich auch das Finanz- und Controlling-Tool, das Simon im Zuge meiner GmbH-Planung aufgesetzt hat. Dadurch habe ich meine Finanzen, Steuern und wichtigen Kennzahlen jederzeit im Blick und kann mich einmal im Monat strukturiert damit beschäftigen, anstatt ständig im Chaos zu arbeiten. Viele der technischen Dinge setzt Simon im Hintergrund auf, aber durch seine klaren Videoanleitungen versteht man trotzdem genau, wie alles funktioniert. Insgesamt schätze ich besonders seine professionelle Arbeitsweise, seine strukturierte Herangehensweise und den starken Support während der Zusammenarbeit. Ich habe das Gefühl, dass hier nicht einfach nur Tools eingerichtet werden, sondern wirklich Systeme entstehen, die mein Unternehmen langfristig effizienter machen. Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit und darauf, in den nächsten Monaten noch mehr Prozesse gemeinsam zu optimieren.“
Vollständige Bewertung lesen„Die Zusammenarbeit mit Simon ist für mich als Agenturinhaber eine enorme Erleichterung im Alltag. Er hat für mein Unternehmen mehrere zentrale Prozesse automatisiert und strukturiert – unter anderem meine Buchhaltung, was mir persönlich eine große Last abnimmt, da dieses Thema im Tagesgeschäft schnell viel Zeit und Energie kostet. Zusätzlich hat er ein Projektmanagement-System für meine Agentur aufgebaut, mit dem ich meine internen Abläufe und Aufgaben deutlich besser organisieren kann, ohne den Überblick zu verlieren.
Besonders wertvoll ist für mich auch das Finanz- und Controlling-Tool, das Simon im Zuge meiner GmbH-Planung aufgesetzt hat. Dadurch habe ich meine Finanzen, Steuern und wichtigen Kennzahlen jederzeit im Blick und kann mich einmal im Monat strukturiert damit beschäftigen, anstatt ständig im Chaos zu arbeiten. Viele der technischen Dinge setzt Simon im Hintergrund auf, aber durch seine klaren Videoanleitungen versteht man trotzdem genau, wie alles funktioniert.
Insgesamt schätze ich besonders seine professionelle Arbeitsweise, seine strukturierte Herangehensweise und den starken Support während der Zusammenarbeit. Ich habe das Gefühl, dass hier nicht einfach nur Tools eingerichtet werden, sondern wirklich Systeme entstehen, die mein Unternehmen langfristig effizienter machen. Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit und darauf, in den nächsten Monaten noch mehr Prozesse gemeinsam zu optimieren.“
Sebastian Thanner führt die Thanner Media GmbH — Video-Marketing-Agentur in Bayern, spezialisiert auf Autohäuser. Etablierte Kundenbasis, klar positionierte Nische, eingespielte Abläufe mit Freelancern.
Sebastians Plan war klar: Bevor er Mitarbeiter einstellt und ein Büro aufbaut, will er erst das vorhandene Setup auf maximale Effizienz bringen. Das Problem dabei: Jeder neue Kunde brachte denselben manuellen Mehraufwand mit. Rechnungen schreiben, Mahnungen verschicken, Drehtag-Notizen verteilen, Skripte und Captions per Hand schreiben, Belege sortieren — alles repetitiv, alles linear mit der Kundenzahl wachsend.
Wo das bestehende Setup an seine Grenzen kam:
- Trello für Projekte, Google Docs für Rechnungen, keine Verbindung untereinander
- Kein CRM, kein zentraler Passwort-Manager, kein Meeting-Note-Taker
- Buchhaltung manuell, Mahnwesen manuell, Belege händisch in Drive abgelegt
- Content-Erstellung pro Kunde pro Monat: stundenlanges Schreiben von Skripten, Captions und Shot-Listen — wieder und wieder, von Hand
Warum das kritisch war:
- Die nächste logische Antwort auf mehr Kunden wäre direkt neues Personal gewesen
- Sebastian wollte aber erst das Maximum aus dem bestehenden Setup holen, bevor er ein Team und ein Büro aufbaut
- Ohne automatisiertes Fundament wäre Wachstum nur über zusätzliche Mitarbeiter möglich gewesen
Sebastian Thanner (Erstgespräch): „Ich bastle das gerade alles mit so Halbwissen zusammen, aber langfristig ist das irgendwie nicht zielführend."
Sebastian suchte einen Partner, der sein Setup so aufstellt, dass weiteres Wachstum nicht zwingend an neuem Personal hängt.
Statt einzelner Tools entstand ein zusammenhängendes Setup. Jeder Workflow wurde auf die tatsächlichen Abläufe zugeschnitten und alles miteinander verzahnt — damit zusätzliche Kunden nicht automatisch mehr Personal erfordern.
- Buchhaltung vollautomatisch: Bankkontenabgleich über zwei Banken, 4-stufiges Mahnwesen ohne manuellen Aufwand, individuelle und modulare Angebotsvorlagen
- CRM-System: alle Kundendaten zentral an einem Ort — Schluss mit verstreuten Infos über Trello, Google Docs und Drive
- Projektmanagement-System für sein Fulfillment: zentrales Cockpit, in dem Sebastian jederzeit den Überblick über alle laufenden Kunden behält — Status-getriebene Workflows pro Pakettyp, bei jeder Phasen-Änderung werden die richtigen Subtasks erstellt, bei Monatsabschluss wird der Folgemonat angelegt
- Optimierung bestehender Workflows: Sebastians eingespielte Abläufe — Onboarding neuer Kunden, Zusammenarbeit während des Projekts, interne Prozesse — gemeinsam Schritt für Schritt durchgegangen und sauber neu aufgesetzt
- Content-Hub mit eigener KI-Engine: ein Klick → 8-12 komplett fertige Content-Pieces (Skript + Captions + Shot-Liste + Drehtag-Notiz), zugeschnitten auf Sebastians Kundenformate
- Eigene Brand-Engines pro Kunde: dedizierte KI-Projekte unter Sebastians Marke, trainiert auf seinen top performing Captions — damit der Output für jeden Kunden authentisch klingt
- Document-Pipeline: Belege werden per Handy gescannt, KI klassifiziert automatisch und sortiert in die richtigen Drive-Ordner
- …und viele weitere Optimierungen
Sebastian baut seine Agentur weiter aus, ohne dafür direkt neue Mitarbeiter einstellen zu müssen. Sein Setup ist auf einem Fundament, das mit deutlich größeren Agenturen mithält — und das ihm den Spielraum gibt, Personal-Entscheidungen aus Strategie zu treffen, nicht aus operativer Not.
Was das für Sebastian bedeutet:
- Jeder neue Kunde lässt sich mit deutlich weniger administrativem Setup-Aufwand integrieren — Buchhaltung, Projektverwaltung und interne Übergaben laufen weitgehend im Hintergrund
- Die KI-Brand-Engines sind auf den top performing Captions des jeweiligen Kunden trainiert — der Output kommt konsistent on-brand. Strategie, Drehkonzeption, Drehtag-Vorbereitung, Dreh und Schnitt bleiben Sebastians Kernarbeit
- Onboarding eines neuen Kunden: ein Formular ausfüllen, alles weitere passiert automatisch
- Er holt erst das Maximum aus seinem Setup raus, bevor er über Personal-Aufbau nachdenkt
Was das für seine Kunden bedeutet:
- Schnellere Reaktionszeiten — Sebastian hat alle Daten zu jedem Kunden auf einen Blick
- Authentischer Content für die jeweilige Brand statt generischem Marketing-Bullshit
- Professionelle Strukturen — Verträge, Rechnungen, Onboarding-Prozess wie bei einer großen Agentur
Sebastian Thanner: „Ich habe das Gefühl, dass hier nicht einfach nur Tools eingerichtet werden, sondern wirklich Systeme entstehen, die mein Unternehmen langfristig effizienter machen."
Sebastian hat heute ein Fundament, das mit ihm wächst — wenn ein Mitarbeiter dazukommt, dann aus strategischer Entscheidung, nicht weil das Setup unter der Last zusammenbricht.
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