JinTo Solutions
Vom manuellen Chaos zum Kundenflow: On-/Offboarding mit n8n, Google & Notion automatisiert
JinTo Solutions automatisierte bei Claudia das Kunden-On- und Offboarding mit n8n, Google Workspace und Notion: Angebotsentwürfe in Gmail, automatische Fragebögen, zentrale Doku, Bewertungslinks. Ergebnis: einige Stunden eingespart und mehr Fokus auf die eigentliche Kundenarbeit.
Kennzahlen & Effekte auf einen Blick
Durch die Automatisierung wurden einige Stunden eingespart und Nachfassen minimiert. Angebotsentwürfe entstehen automatisch in Gmail, Daten fließen in Notion, Bewertungen werden automatisch angefragt.
„Rafael hat mir mein Onboarding und Offboarding eingerichtet und ich bin wirklich sehr dankbar für seine Unterstützung. Er arbeitet zuverlässig, strukturiert und denkt mit, was für mich eine große Erleichterung war. Besonders schätze ich, dass er auf jede Frage eingeht und sich die Zeit nimmt, Dinge verständlich zu erklären. Man merkt einfach, dass er weiß, was er tut und dass ihm wichtig ist, dass am Ende alles wirklich passt. Die Zusammenarbeit mit ihm war nicht nur professionell, sondern auch angenehm und unkompliziert. Absolute Empfehlung. Liebe Grüße Claudia ☀️“
Vollständige Bewertung lesen„Rafael hat mir mein Onboarding und Offboarding eingerichtet und ich bin wirklich sehr dankbar für seine Unterstützung.
Er arbeitet zuverlässig, strukturiert und denkt mit, was für mich eine große Erleichterung war.
Besonders schätze ich, dass er auf jede Frage eingeht und sich die Zeit nimmt, Dinge verständlich zu erklären.
Man merkt einfach, dass er weiß, was er tut und dass ihm wichtig ist, dass am Ende alles wirklich passt.
Die Zusammenarbeit mit ihm war nicht nur professionell, sondern auch angenehm und unkompliziert.
Absolute Empfehlung.
Liebe Grüße Claudia ☀️“
Claudia wickelte ihr Kunden-Onboarding und -Offboarding überwiegend manuell ab. Angebote wurden einzeln vorbereitet, Unterlagen mussten wiederholt angefragt werden und jeder Kunde wurde individuell betreut – ohne verlässliche Standards.
Das kostete spürbar Zeit und Konzentration. Statt inhaltlich zu arbeiten, floss Energie in E-Mails, Dokumentensuche und Absprachen. Die Dokumentation verteilte sich, der Überblick war mühsam. Auch das Einholen von Bewertungen geriet zur Zusatzaufgabe, die regelmäßig liegen blieb.
Die Folge: verzögerte Abläufe, vermeidbares Nachfassen, wenig Wiederverwendbarkeit von Informationen und erschwerte Auswertung für spätere Fallstudien.
Ziel war ein klar strukturierter, automatisierter Kundenflow vom ersten Angebot bis zum Abschluss. Angebotsentwürfe sollten nach dem Call und einem kurzen Fragebogen automatisch vorbereitet werden. Nach Angebotsannahme sollte der Onboarding-Fragebogen direkt versendet werden und die Antworten zentral in Notion landen.
Für das Projektende war ein automatisiertes Offboarding geplant, das Bewertungen zuverlässig anfragt. Zusätzlich sollte ein strukturierter Feedback-Fragebogen die Grundlage für spätere Fallstudien liefern. Erfolg zeigte sich in deutlich weniger manuellen Schritten, eingesparter Zeit und mehr Fokus auf die inhaltliche Projektarbeit.
JinTo Solutions integrierte n8n mit Google Workspace und Notion zu einem durchgängigen Prozess. Nach einem Call und ausgefülltem Kurzfragebogen erstellt das System automatisch einen passenden Angebotsentwurf in Gmail. Claudia prüft, ergänzt und versendet. Bei Annahme startet automatisch das Onboarding: Der Kunde erhält den Onboarding-Fragebogen, dessen Antworten direkt in ein Notion-Dashboard fließen. Dort liegt die komplette, kundenspezifische Projektdokumentation gebündelt.
Auch das Offboarding läuft jetzt sauber: Bewertungen werden automatisch per Link angefragt, Feedback strukturiert abgeholt. Ein integrierter Feedback-Fragebogen ermöglicht, Inhalte für Fallstudien effizient aufzubereiten – ohne Zusatzaufwand.
Das Resultat: einige Stunden Zeitersparnis, deutlich weniger Nachfassen, mehr Konsistenz in Angeboten und Dokumentation sowie spürbar mehr Fokus auf die eigentliche Kundenarbeit.
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