Als Steuerkanzlei Mandanten für die laufende Beratung gewinnen

Als Kanzleiinhaber willst du nicht irgendwelche Mandanten gewinnen, sondern Unternehmen, die hohe Honorare zahlen, sauber und digital zuarbeiten, intern gut strukturiert sind und mit denen die Zusammenarbeit auch menschlich passt. Gleichzeitig spürst du vielleicht, wie einzelne Bestandsmandanten durch die wirtschaftliche Lage ins Wanken geraten oder aufgekauft werden, während KI ganze Geschäftsfelder eindampft. Spätestens dann stellt sich die Frage, wie du deine Mandantengewinnung so aufbaust, dass jeden Monat zwei, drei oder vier passende Mandanten für die laufende Steuerberatung bei dir anfragen.

Immer mehr Steuerkanzleien aus ganz Deutschland suchen genau dafür einen Plan. Durch Automatisierung haben sie mehr Kapazität gewonnen und wollen diese jetzt mit guten Mandaten füllen. Gerade in der Finanz- und Lohnbuchhaltung ist es aktuell noch vergleichsweise einfach, gut geführte GmbHs zu gewinnen, die seit Jahren am Markt sind und wissen, wie die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater funktioniert.

In diesem Beitrag schauen wir uns an, wie Steuerberater ihre Außendarstellung für die laufende Beratung strukturieren und warum du damit nicht zu lange warten solltest.

Vier Faktoren, um die Mandantengewinnung deiner Steuerkanzlei strukturiert aufzubauen

Ob ein Unternehmer sich bei deiner Steuerkanzlei meldet, entscheidet sich oft schon beim ersten Kontakt. Damit er sofort Vertrauen fasst, musst du vier Fragen klar beantworten: wo du Mandanten aufnimmst, für wen du arbeitest, was du konkret für ihn tust und wo er dich findet.

1. Faktor: Zeige, in welcher Region deine Steuerkanzlei neue Mandanten für die laufende Beratung aufnimmt

Der erste Schritt klingt banal, wird aber von vielen Steuerkanzleien übersprungen. Ein Unternehmer, dessen bisheriger Steuerberater zum Jahresende in den Ruhestand geht und die Kanzlei schließt, sucht aktiv nach einer neuen Steuerkanzlei. Er muss aber auf einen Blick erkennen, ob du für ihn überhaupt infrage kommst.

Damit ein suchender Unternehmer dich sofort als passende Steuerkanzlei einordnet, solltest du folgende Punkte sichtbar machen:

• Du sagst klar, ob du Mandanten regional oder deutschlandweit aufnimmst.
• Du zeigst, dass du am Markt präsent bist und aktiv neue Mandanten für die Finanzbuchführung und Lohnbuchhaltung annimmst.
• Du machst deutlich, dass du digital arbeitest und die Zusammenarbeit nicht an der Entfernung scheitert.

2. Faktor: Sprich gezielt die Branchen und Unternehmensgrößen an, die du für deine Steuerkanzlei gewinnen möchtest

Mandanten, die hohe Honorare zahlen und intern gut strukturiert sind, erkennen sehr schnell, ob eine Steuerkanzlei ihre Branche versteht. Deshalb musst du benennen, mit welchen Unternehmen du gerne zusammenarbeitest. Das kann eine Branche sein, zum Beispiel der Heilberufesektor mit Apothekern, oder eine bestimmte Unternehmensgröße, von kleinen mittelständischen Unternehmen bis hin zu prüfungspflichtigen Gesellschaften.

Diese Festlegung hat für deine Steuerkanzlei unmittelbare Folgen, die über die reine Außendarstellung hinausgehen:

• Die Wahl der Branche bestimmt, welche Themen und Kostenhebel du dem Unternehmer zeigen kannst.
• Die Altersgruppe der Unternehmer, die du ansprechen willst, beeinflusst später die Auswahl der Kanäle.
• Die Unternehmensgröße entscheidet darüber, welche konkreten Schritte in der Mandantengewinnung sinnvoll sind.

3. Faktor: Gib Mandanten einen Einblick, wie die Zusammenarbeit mit deiner Steuerkanzlei abläuft und welche Ergebnisse möglich sind

Du musst noch keine aufwendigen Fallstudien oder Referenzen präsentieren. Es reicht, wenn du dem Unternehmer zeigst, wie er von seiner heutigen Situation zu einer sauberen Finanzbuchführung mit möglichst wenig Aufwand kommt. Viele Unternehmer wissen aus eigener Erfahrung, wie es ist, von einem nicht so guten Steuerberater vernachlässigt worden zu sein, und genau dort setzt du an.

Ein Unternehmer möchte beim ersten Kontakt mit deiner Steuerkanzlei vor allem diese drei Fragen beantwortet bekommen:

• Er will wissen, wie die Zusammenarbeit bei dir generell abläuft und wie wenig Aufwand er selbst mit der Finanzbuchführung hat.
• Er will sehen, dass seine BWA zum Beispiel am 10. des Folgemonats vorliegt und er nicht bis zum übernächsten Monat warten muss, weil du intern schneller und besser digitalisiert arbeitest als andere Steuerkanzleien.
• Er will erkennen, dass du dich in seiner Branche auskennst, zum Beispiel beim enormen Kostendruck in Apotheken, wo ein digitaler und dadurch günstigerer Steuerberater besonders willkommen ist.

4. Faktor: Wähle Marketingkanäle so, dass sie zu Region, Altersgruppe und Unternehmensgröße deiner Zielmandanten passen

Der vierte Faktor besteht darin, die richtigen Kanäle auszuwählen, und diese Auswahl ergibt sich fast von selbst aus den ersten drei Schritten.

Wo in Deutschland du tätig sein willst, welche Altersgruppe die Unternehmer haben und wie groß die Unternehmen sein sollen, bestimmen, wo du sichtbar sein musst. Je nachdem, wie du deine Zielmandanten definiert hast, verändern sich Kanäle und Vorgehen deiner Steuerkanzlei deutlich:

• Eine regional arbeitende Steuerkanzlei braucht andere Kanäle als eine, die deutschlandweit Mandanten für die Lohnbuchhaltung aufnimmt.
• Ein jüngerer Unternehmer informiert sich anders als ein Unternehmer kurz vor der Übergabe seines Betriebs.
• Inhabergeführte Unternehmen erreichst du über andere Wege als prüfungspflichtige Gesellschaften.

Warum deiner Steuerkanzlei trotz hoher Nachfrage gute Mandanten entgehen

Viele Steuerberater beantworten die vier Fragen nach Region, Branche, Nutzen und Kanälen nirgendwo sichtbar, weil sie davon ausgehen, dass Mandanten ohnehin über Empfehlungen kommen. Gleichzeitig gibt es gerade jetzt zahlreiche gut geführte Unternehmen, deren Steuerkanzlei schließt oder die sich in der Vergangenheit vernachlässigt gefühlt haben und aktiv suchen.

Wer JETZT in dieser Phase nicht zeigt, wie die Zusammenarbeit abläuft und wie schnell die Zahlen kommen, überlässt diese Mandanten den Steuerkanzleien, die es tun. Der Markt holt an dieser Stelle massiv auf, weil immer mehr Steuerkanzleien durch Automatisierung in DATEV und externen Anwendungen freie Kapazität bekommen und diese ebenfalls füllen wollen. Das Zeitfenster, in dem es so einfach ist wie heute, wird deshalb kleiner.

Fazit: Strukturierte Mandantengewinnung bringt deiner Steuerkanzlei passende Mandanten

Du brauchst (noch) keine aufwendigen Fallstudien, um als Steuerkanzlei zwei, drei oder vier passende Mandanten pro Monat zu gewinnen. Es reicht, wenn du klar benennst, in welcher Region du aufnimmst, mit welchen Unternehmen du arbeitest und wie der Mandant bei dir mit wenig Aufwand zu einer sauberen Finanzbuchführung kommt.

Je präziser du diese Fragen beantwortest, desto eher melden sich genau die Unternehmer, die hohe Honorare zahlen und digital zuarbeiten. Entscheidend ist, dass du jetzt anfängst, solange der Wettbewerb in diesem Bereich noch überschaubar ist.

Dein nächster Schritt: In einem kostenlosen Erstgespräch bekommst du die Antworten auf genau diese Fragen: welche Region, welche Branche und Unternehmensgröße, welcher konkrete Nutzen in der laufenden Lohn- und Finanzbuchhaltung und welche Kanäle. 

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