GetMyInvoices im Praxistest: Lohnt sich das Rechnungs-Tool wirklich?

Stell dir vor, du müsstest nie wieder mühsam in zig Portalen nach Rechnungen suchen, sie herunterladen und einzeln an deinen Steuerberater schicken. Genau das verspricht GetMyInvoices. Das Tool zieht Rechnungen aus Portalen wie Amazon, eBay, DHL, Facebook oder Shopify automatisch und leitet sie direkt weiter. Klingt nach der perfekten Lösung für alle, die ihre Buchhaltung entrümpeln wollen, oder?

Nach vielen Jahren im echten Einsatz, im eigenen Unternehmen und bei zahlreichen Kunden, zeigt sich allerdings ein deutlich differenzierteres Bild. Zwischen Theorie und Praxis liegen bei diesem Tool einige Stolpersteine. Die solltest du kennen, bevor du dich dafür entscheidest. In diesem Artikel bekommst du eine ehrliche Einschätzung, was GetMyInvoices wirklich leistet, wo es hakt und für wen sich das Tool trotzdem lohnt.

Was GetMyInvoices verspricht und wie es funktioniert

Die Grundidee ist simpel und genial zugleich. Du verbindest deine genutzten Online Portale und Tools mit der Plattform, egal ob Cloud Speicher, Versanddienstleister oder ein KI Tool wie ChatGPT. Sobald die Verbindung steht, zieht sich das System automatisch alle anfallenden Rechnungen und legt sie zentral ab. Von dort wandern die Belege entweder direkt zu deinem Steuerberater oder landen sortiert in einem Cloud Ordner wie Google Drive.

Das Prinzip ist einfach. Du wählst aus einer Liste verfügbarer Apps die passende aus, loggst dich einmalig ein und der Rest läuft automatisch. Für Unternehmen mit vielen laufenden Abos und Tools klingt das nach enormer Zeitersparnis. Genau deshalb war das Tool über Jahre im Einsatz.

Die Krux mit den Verbindungen

Hier beginnt das erste große Problem. Viele Portale wie Facebook, Google Workspace oder Google Drive setzen aus Sicherheitsgründen auf Zwei Faktor Authentifizierung. Das ist grundsätzlich sinnvoll, sorgt aber bei GetMyInvoices immer wieder für Ärger. Verbindungen brechen ab, müssen neu authentifiziert werden oder lassen sich erst gar nicht herstellen.

Das Ergebnis: Statt der versprochenen Automatisierung sitzt am Ende doch wieder eine Mitarbeiterin da und loggt sich manuell bei Vodafone oder einem anderen Anbieter ein, um die Rechnung von Hand zu ziehen. Das kostet Zeit und Nerven und untergräbt den eigentlichen Sinn des Tools.

E-Mail-Import: Gut, aber mit Tücken

Deutlich zuverlässiger funktioniert der E-Mail Import. Du hinterlegst deine persönliche E-Mail Adresse und sobald eine Rechnung per Mail eintrifft, wird sie automatisch erkannt und in GetMyInvoices übertragen. Klingt gut, funktioniert aber nicht bei jeder Rechnung gleich zuverlässig.

Das Problem: Anbieter verschicken ihre Rechnungen ganz unterschiedlich. Manche schicken ein PDF direkt als Anhang, andere verlinken auf ein Portal, wieder andere verstecken die Rechnung hinter einem Pop up. PDF Rechnungen werden in der Regel gut erkannt, weil das System anhand der Absender Domain den passenden Anbieter zuordnet. Bei allen anderen Formaten wird es schwieriger und dann bleibt nur der manuelle Weg: einloggen, Rechnung suchen, herunterladen.

Für wen sich GetMyInvoices lohnt und für wen nicht

Trotz aller Kritik hat das Tool seine Berechtigung. Wenn du 20 oder 30 verschiedene Apps und Abos nutzt und davon die Hälfte automatisch erfasst wird, sparst du dir einiges an manuellem Aufwand. Nur eben nicht so viel, wie du dir anfangs erhoffst.

Ein weiterer Kritikpunkt betrifft die kleineren Tarifpakete. Wer sich für ein günstigeres Paket entscheidet, bekommt keinen individuellen Einrichtungstermin. Für technisch versierte Nutzer mag die Bedienung trotzdem machbar sein. Wer sich mit solchen Tools nicht auskennt, stößt aber schnell auf verwirrende Einstellungsfelder, deren Sinn sich nicht sofort erschließt. Da bleibt oft nur eigene Recherche, um herauszufinden, was gemeint ist.

Du bist unsicher, ob GetMyInvoices zu deinen Prozessen passt oder ob sich eine individuelle Lösung mehr lohnt? Lass uns das gemeinsam durchgehen. Buche jetzt dein kostenloses Erstgespräch und wir schauen uns deine aktuelle Buchhaltung an.

Warum am Ende der Wechsel kam

Nach Jahren im Einsatz, im eigenen Unternehmen und bei etlichen Kunden, überwog irgendwann das Gefühl, dass sich der Aufwand nicht mehr lohnt. Die ständigen Verbindungsabbrüche, die Abhängigkeit vom Geschäftsführer oder einzelnen Mitarbeitern beim erneuten Einloggen und die inkonsistente Erkennung von Rechnungen führten letztlich zur Kündigung der Plattform. Der Umstieg erfolgte auf eine individuell entwickelte Lösung, die genau auf die eigenen Prozesse zugeschnitten ist.

Das heißt nicht, dass GetMyInvoices grundsätzlich schlecht ist. Der Grundgedanke ist clever und für viele Unternehmen kann das Tool tatsächlich Zeit sparen. Du solltest nur realistische Erwartungen mitbringen und wissen, dass Automatisierung hier nicht immer hundertprozentig reibungslos funktioniert.

Wenn du merkst, dass Standardtools an ihre Grenzen stoßen, lohnt sich oft eine Lösung, die genau auf dein Unternehmen zugeschnitten ist. Vereinbare jetzt ein unverbindliches Erstgespräch und finde heraus, welche Möglichkeiten es für dich gibt.

Fazit: Teste es, aber mit realistischen Erwartungen

GetMyInvoices ist kein schlechtes Tool, aber auch keine Wunderlösung. Die Idee, Rechnungen aus verschiedensten Portalen automatisch zu bündeln und weiterzuleiten, ist nachvollziehbar und für viele Unternehmen ein echter Zeitgewinn. Die Praxis zeigt allerdings, dass gerade bei Portalen mit Zwei Faktor Authentifizierung und bei unterschiedlichen Rechnungsformaten immer wieder manueller Aufwand nötig bleibt.

Bevor du dich für ein Abo entscheidest, probiere das Tool am besten selbst aus und prüfe, wie gut es mit genau den Portalen funktioniert, die du täglich nutzt. Beobachte dabei, wie stabil die Verbindungen bleiben und wie viel manuelle Nacharbeit tatsächlich anfällt. Nur so bekommst du ein ehrliches Bild davon, ob sich die Investition für dein Unternehmen wirklich lohnt.

Du willst nicht erst nach Monaten merken, dass ein Tool nicht zu deinem Unternehmen passt? Dann lass uns vorher darüber sprechen. Buche dein kostenloses Erstgespräch und wir finden gemeinsam die passende Lösung für deine Buchhaltung.