Lohnt sich ein interner IT-Mitarbeiter für deine Agentur?

Lohnt sich ein interner IT-Mitarbeiter für deine Agentur?
Die kurze Antwort: Wahrscheinlich nicht. 

Die lange Antwort findest du in diesem Artikel. 

Irgendwann merkt jeder Agenturinhaber: Je mehr die Agentur wächst, desto mehr wächst auch der technische Aufwand mit. 

• Mehr Workflows, die gewartet werden müssen
• Mehr Tools, die genutzt werden
• Mehr Bugs, die behoben werden müssen

Was du dir anfangs selbst mit ein paar Make-Workflows oder Zaps aufgebaut hast, reicht irgendwann nicht mehr. Und weil du keinen Mitarbeiter hast, der sich um diese Themen kümmert, verbringst du als Geschäftsführer selbst immer mehr Zeit damit, Workflows zu bauen und dich mit Themen zu beschäftigen, die eigentlich nicht zu deinem Tätigkeitsbereich gehören.

Oder du versuchst, es einem deiner bestehenden Mitarbeiter beizubringen, der sich die Antworten mit ChatGPT und YouTube-Tutorials zusammensucht. 

Irgendwann kommt schlussendlich der Gedanke: 

Ich stell mir jemanden ein, der sich darum kümmert.

Du schreibst die Stelle aus: “Wirtschaftsinformatiker (m/w/d) Vollzeit”

Unter den Anforderungen: “Abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium”

Ein abgeschlossenes Informatikstudium sagt absolut gar nichts darüber aus, ob diese Person Agenturprozesse versteht, ob sie die richtigen Tools kennt oder ob sie jemals einen Workflow für eine Recruiting-Agentur, eine Marketingagentur oder eine Consulting-Firma aufgesetzt hat.

Wen stellst du da ein? Du selbst hast kein Verständnis von IT-Infrastruktur, n8n oder den Plattformen, die du nutzt.

Was weißt du über API-Scope-Management?
Über plattformspezifische Berechtigungseinstellungen?
Über MCP-Server?

Du weißt im Bewerbungsgespräch nicht, welche IT-spezifischen Fragen du stellen müsstest. Wenn dir jemand antwortet, kannst du nicht einschätzen, ob die Antwort stimmt.

Bei einem Dienstleister kannst du Referenzen prüfen und mit anderen Agenturen sprechen, die bereits mit ihm gearbeitet haben.

Bei einem Bewerber, den du zum ersten Mal siehst, geht das nicht.

Du sitzt da und hoffst, dass er das drauf hat, was er behauptet. Und selbst wenn er Berufserfahrung mitbringt, kannst du nicht sicher sein, dass er die notwendige Erfahrung in den spezifischen Automatisierungsplattformen hat oder die Anforderungen der typischen Agenturtools kennt.  

Wie handhabst du es in anderen Bereichen deines Unternehmens?

• Du würdest nie Cold-Calling an jemanden abgeben, ohne vorher selbst Cold-Calls gemacht zu haben.
• Du würdest nie Closing-Calls abgeben, ohne vorher selbst Closing-Calls gemacht zu haben.

Weil du nur so beurteilen kannst, ob jemand es richtig macht. Bei IT stellst du jemanden ein, der etwas können soll, was du selbst nicht kannst. Und hoffst, dass es funktioniert.

Dieser Mensch kommt nicht aus einer Agentur, hat kein Wissen über Agenturprozesse, kein Verständnis für deine Prioritäten. Bis produktiv gearbeitet wird, vergehen Monate.

Und in diesen Monaten bezahlst du nicht für Ergebnisse – du finanzierst seine Lernkurve. Du trägst das Risiko, dass er nach ein paar Monaten merkt, dass es ihm keinen Spaß macht, und kündigt. Und du stehst wieder bei null.

Während dieser ganzen Einarbeitung bekommt diese Person Zugriff auf ALLES.

Deine Passwörter, deine API-Schlüssel, deine Kundendaten.

Ein Dienstleister bekommt auch Zugriff – aber ein Dienstleister, der seit langem für Agenturen arbeitet, hat bei dutzenden Kunden nachweislich bewiesen, dass sauber mit sensiblen Daten umgegangen wird.

Bei deinem neuen Mitarbeiter hast du keinen einzigen Beweis dafür. Du vertraust blind.

Mit diesen API-Keys und Passwörtern kann man dir über Nacht das Business zerreißen.

Ein falsch konfigurierter Zugriff, ein geleakter API-Key, ein ungesichertes System – und deine Kundendaten liegen offen. Die meisten Agenturinhaber haben überhaupt kein Gefühl dafür, was mit diesen Zugangsdaten alles möglich ist. 

Und du hast keine Möglichkeit zu kontrollieren, ob diese Person sauber arbeitet.

Baut sie saubere Dokumentation auf? Oder baut sie sechs Monate lang Workflows, ohne irgendetwas davon zu dokumentieren?

Du hast keinen Plan, was konkret gebaut wurde, wie es funktioniert und wo es hakt. Du kannst es nicht nachprüfen, weil du es fachlich nicht beurteilen kannst.

Beim Dienstleister ist Dokumentation Teil der Leistung aus dem Angebot.

Selbst wenn dein IT-Mitarbeiter irgendwann produktiv ist, hast du ein Wissensproblem.

Du weißt nicht, welcher Prozess dir am meisten bringt. Du siehst deine eigenen blinden Flecken nicht. Du kannst nur aus deiner eigenen Perspektive beschreiben, was du brauchst. 

Wenn du ganz konkret wüsstest, welchen Prozess du brauchst und wie viel Zeit und Geld er dir einspart, hättest du das Thema schon vor Monaten intern priorisiert.

Dein Problem ist nicht, dass du keinen IT-Mitarbeiter hast.

Dein Problem ist, dass du selbst nicht weißt, welcher Prozess den größten Hebel hat und wo du anfangen solltest.

Ein Dienstleister, der seit langem Agenturen betreut, hat den idealen Prozess schon dutzende Male gebaut und sieht sofort, wo bei dir die Lücken sind. 

Dein IT-Mitarbeiter hat diese Erfahrung nicht.

Hat nicht dutzende Plattformen durchgetestet. Macht vieles zum ersten Mal. Du bezahlst ihm Geld dafür, dass er es lernt.

Du brauchst keinen Ideen-Umsetzer.

Du brauchst jemanden, der dir sagt, was umgesetzt werden muss. Das ist kein Junior-IT-Mitarbeiter für 4.500 brutto.

Allein die Entscheidung zwischen n8n und Make kann dich mehrere hundert Euro im Monat kosten – nur wegen der unterschiedlichen Abrechnungsmodelle.

Jemand mit Erfahrung hätte dir das in fünf Minuten sagen können. 

Das Gleiche gilt für Plattformlimits. Record-Limits, API-Rate-Limits, …

Ich spreche da aus eigener Erfahrung: Es gibt wenig, was frustrierender ist, als 30 Stunden in einen Prozess zu investieren und dann festzustellen, dass du an ein technisches Hardlimit stößt, das das gesamte Vorhaben unmöglich macht.

Diese Fehler wird er auf deine Kosten machen. 

Und die verschwendete Zeit geht noch weiter:

Die ganze Zeit über bist du Vorgesetzter für ein Thema, von dem du nichts verstehst.

Du gibst Aufgaben, setzt Prioritäten, nimmst Ergebnisse ab. Ob dir das Ergebnis auf der Oberfläche gefällt, kannst du vielleicht beurteilen. Aber du siehst nicht, was im Hintergrund passiert. Du siehst nicht, wie die API-Keys gespeichert wurden. Du siehst nicht, wie der Code geschrieben wurde. Du siehst nicht, ob Backups eingerichtet sind.

Bei einem Creative-Design ist es egal, ob es mit Canva oder Figma gemacht wurde. Bei IT geht es um Sicherheit, um deine Daten, um Kundendaten, um Backups.

Dein gesamtes digitales Business baut auf dieser Infrastruktur auf.

Dein Job ist Kunden gewinnen, dein Team führen und deine Agentur zum Wachsen bringen. Nicht mehrere Stunden damit verbringen, Ergebnisse zu prüfen, die du fachlich nicht zu 100% beurteilen kannst.

Thema Ausfallzeit: Wenn dein einziger IT-Mitarbeiter krank wird und gleichzeitig ein vertriebsrelevanter Workflow ausfällt, steht dein Team ggf. still.

Nichts wurde dokumentiert, keine Anleitungen, kein anderer Mitarbeiter kann das fixen.

Du auch nicht.

Der Workflow liegt lahm, bis diese EINE Person wieder arbeiten kann.

Bei einem Dienstleister gibt es mehrere Leute, die einspringen können.

Ist einer krank, macht es jemand anderes.

Allgemein gilt: Fehler im IT-Bereich haben echte geschäftliche Konsequenzen.

Stell dir vor, was passiert

... wenn ein API-Key geleakt wird und Kundendaten plötzlich offenliegen

... wenn dein WhatsApp-Support-Agent zwei Tage lang falsche Nachrichten in alle Kundengruppen schickt

... wenn Mails im Hintergrund an Kunden rausgehen, die nie hätten rausgehen dürfen 

Jemand mit Erfahrung aus anderen Agenturprojekten kennt diese Fehler und findet die Ursache in wenigen Stunden.

Dein Mitarbeiter sieht das Problem zum ersten Mal und braucht Tage.

Thema Kosten: Ein interner IT-Mitarbeiter kostet dich 45.000 bis 65.000 Euro brutto im Jahr.

Plus Arbeitgeberanteile, Sozialversicherung, Arbeitsplatz, Hardware, Lizenzen, Weiterbildung.
Realistisch sind wir bei 80.000 bis 85.000 Euro.

85.000 Euro für eine Person, die du nicht einlernen kannst, die du fachlich nicht kontrollieren kannst, die zum ersten Mal baut, was du brauchst, die auf deine Kosten lernt und die dir in einem Jahr kündigen und alles mitnehmen kann.

Ob diese Person taugt, merkst du viel zu spät.

Bei einem Dienstleister hast du ein vertraglich vereinbartes Leistungspaket, auf das du dich verlassen kannst. Du weißt, was geliefert wird.

Bei einem Mitarbeiter hast du einen Arbeitsvertrag – aber da steht nicht drin, welche konkreten Workflows gebaut werden, welche Prozesse automatisiert werden oder welche Ergebnisse du am Ende bekommst.

Das eigentliche Problem ist nicht, dass du keinen IT-Mitarbeiter hast.

Das Problem ist, dass deine Prozesse nicht stehen. 

Du weißt nicht, was automatisiert werden muss. 

Du weißt nicht, wo du Geld verbrennst. 

Du weißt nicht, wo du anfangen sollst. 

Die Grundlage für Automatisierung und KI fehlt bei dir komplett – und das seit Jahren.

Du denkst über KI-Agenten nach, obwohl du nicht mal vorbereitet bist für KI-Agenten. 

Deine Daten sind nicht sauber, deine Prozesse nicht dokumentiert, dein Projektmanagement nicht eingerichtet. Und jetzt willst du jemanden einstellen, der das alles richten soll?

Ein IT-Mitarbeiter setzt um, was du ihm sagst. Aber du weißt nicht, was du ihm sagen sollst.

Du brauchst jemanden, der dein Geschäft versteht und die Technik – jemanden, der den idealen Prozess für Agenturen kennt, weil er ihn schon dutzende Male gebaut hat. 

So jemand arbeitet nicht bei dir in Vollzeit.

Wenn deine Prozesse nicht stehen und du nicht weißt, wo du anfangen sollst – komm zu uns.

Wir bei flowstack wissen ganz genau, wo die typischen Baustellen liegen und was als Erstes angegangen werden muss.

Meld dich, wenn du merkst, dass du hier Potenzial liegen lässt.