Make or Buy: Automatisierung selbst bauen oder Agentur beauftragen?

"Das könnte unser IT-Mann eigentlich auch selbst machen." Der Satz fällt in Erstgesprächen regelmäßig, und die ehrliche Antwort lautet oft: Ja, könnte er. Manchmal ist Selbstbau die klar bessere Entscheidung - fachlich, wirtschaftlich und strategisch.

Weil das aus dem Mund einer Agentur ungewohnt klingt, hier das Raster, mit dem wir die Frage intern durchgehen. Es hat sechs Kriterien, und es fällt bei ehrlicher Beantwortung ziemlich eindeutig aus.

Zuerst: es sind drei Optionen, nicht zwei

Die Frage "selbst bauen oder beauftragen" verengt die Auswahl künstlich. In der Praxis gibt es drei Wege:

• Make. Ihr baut, betreibt und pflegt selbst.
• Buy. Eine Agentur baut, betreibt und pflegt.
• Build-Operate-Transfer. Eine Agentur baut, dokumentiert und übergibt, ihr betreibt danach selbst - mit Rückfalloption.

Die dritte Variante wird am häufigsten übersehen und passt am häufigsten. Dazu unten mehr.

Das Raster: sechs Kriterien

1. Habt ihr die Fähigkeit - oder eine Person, die sie hat?

Der Unterschied ist entscheidend. Eine Fähigkeit im Unternehmen heißt: mindestens zwei Leute können den Prozess bauen und reparieren, es gibt Dokumentation, und Wissen liegt nicht nur in einem Kopf.

Eine Person, die es kann, ist keine Fähigkeit, sondern ein Risiko. Wenn der Kollege, der alles gebaut hat, kündigt oder drei Wochen ausfällt, steht ein Prozess still, auf den sich inzwischen alle verlassen. Wir sehen diesen Fall häufiger als jeden anderen.

2. Ist der Prozess Kerngeschäft oder Hygiene?

Automatisierung, die eng an deinem eigentlichen Produkt hängt und deinen Wettbewerbsvorteil ausmacht, gehört tendenziell nach innen. Das Wissen darüber ist Teil deines Geschäfts, und du willst es nicht auslagern.

Belegerfassung, Angebots-Nachfassen, Reporting, Datenpflege - das ist Hygiene. Wichtig, aber nicht differenzierend. Hygiene einzukaufen ist eine gute Entscheidung.

3. Wie viel kostet die interne Stunde wirklich?

Die häufigste Fehlrechnung beim Selbstbau: die eigene Arbeitszeit wird mit null angesetzt, weil das Gehalt ja sowieso läuft.

Die richtige Frage ist nicht, was die Stunde kostet, sondern was diese Person stattdessen getan hätte. Wenn deine einzige technische Kraft acht Wochen an einer Automatisierung baut, liegen acht Wochen andere Arbeit brach. Bei knappen internen Ressourcen ist das oft der teuerste Posten der ganzen Rechnung - er steht nur in keinem Angebot.

4. Wie dringend ist es?

Selbstbau nebenher dauert. Nicht weil es schwer ist, sondern weil das Tagesgeschäft immer gewinnt. Ein Projekt, das intern "so nebenher" läuft, zieht sich typischerweise über Monate, weil es jede Woche verschoben wird.

Wenn ein Prozess in drei Wochen laufen muss, ist Selbstbau nebenher fast immer die falsche Wahl. Wenn es keinen Zeitdruck gibt, ist es ein valider Weg - und ein guter Lernweg.

5. Wie viele Systeme hängen dran?

Ein Prozess innerhalb eines Systems ist überschaubar. Der Aufwand steigt nicht additiv mit jedem weiteren System, sondern multiplikativ - weil die interessanten Fehler zwischen den Systemen entstehen, nicht in ihnen.

Eine 15 Jahre alte Branchensoftware ohne API im Ablauf ist das deutlichste Buy-Signal, das es gibt. Nicht weil es unmöglich wäre, sondern weil die Erfahrung mit genau diesen Fällen den Unterschied zwischen zwei Tagen und zwei Monaten macht.

6. Wer merkt es, wenn es kaputtgeht?

Das Kriterium, das am seltensten mitgedacht wird und am meisten Schaden verursacht. Eine Automatisierung ohne Überwachung ist keine Entlastung, sondern eine Zeitbombe: Sie fällt still aus, und weil sich alle darauf verlassen, merkt es niemand - bis der Steuerberater anruft oder ein Kunde sich beschwert.

Zu jedem laufenden Prozess gehört ein Wächter, der Alarm schlägt, wenn er nicht mehr tut, was er soll. Das ist keine Kür, sondern Teil der Lieferung. Wer selbst baut, muss diesen Teil mitbauen - und einen Menschen benennen, der auf den Alarm reagiert. Wer das nicht abbilden kann, hat sein Ergebnis.

Wann Selbstbau klar gewinnt

Damit das Raster nicht wie eine verkappte Verkaufsargumentation aussieht, hier die Fälle, in denen wir aktiv abraten, uns zu beauftragen:

• Ein einzelner, klar umrissener Prozess in einem modernen System. Zwei Tools mit sauberen APIs verbinden, ein Formular in ein CRM schreiben, eine Benachrichtigung auslösen - das ist heute mit Bordmitteln machbar und keine Agenturaufgabe.
• Ihr habt eine echte interne Fähigkeit und keinen Zeitdruck. Dann baut selbst. Das Wissen bleibt im Haus, und die zweite Automatisierung geht deutlich schneller als die erste.
• Der Prozess ist noch nicht stabil. Wer mitten in einem Systemwechsel oder einer Reorganisation automatisiert, baut zweimal. Erst den Prozess klären, dann bauen - egal von wem.
• Die Zahlen tragen nicht. Wenn der Nutzen bei ein paar Stunden im Monat liegt, ist eine bessere Vorlage manchmal die richtige Antwort.

Wann Buy die günstigere Entscheidung ist

• Mehrere Systeme, mindestens eines davon alt oder ohne saubere Schnittstelle.
• Der Prozess muss ab Tag eins verlässlich laufen, weil Geld oder Fristen daran hängen.
• Intern gibt es genau eine Person, die es könnte - und die ist mit anderem ausgelastet.
• Es geht nicht um einen Prozess, sondern um eine Kette von fünf.
• KI-Komponenten sind beteiligt, und dabei geht es um mehr als einen API-Aufruf: Prompt-Qualität, Fehlertoleranz, Kosten pro Vorgang, Umgang mit falschen Ergebnissen.

Zur Größenordnung, damit die Gegenrechnung ehrlich bleibt: In einem unserer Projekte war der interne Plan, anderthalb Mitarbeiter für zwölf Monate nur für eine Datenbereinigung einzustellen, veranschlagt mit 720 Arbeitsstunden. Gebraucht wurden 32 Stunden Gesamtarbeitszeit, in denen über 61.000 Datensätze bereinigt und über 6.000 verlorene Kontaktdaten aus alten Belegen rekonstruiert wurden. Die relevante Frage war nie "was kostet die Agentur", sondern "was kosten anderthalb Stellen über ein Jahr".

Der Weg, der meistens passt: bauen lassen, selbst betreiben

Für die meisten Mittelständler ist die beste Antwort keine der beiden Reinformen. Sie lautet: den ersten Prozess extern bauen lassen - inklusive Dokumentation, Überwachung und Einweisung -, danach intern betreiben und die nächsten selbst angehen.

Der Grund ist einfach: Die erste Automatisierung ist die teuerste, weil in ihr alle Lernkosten stecken. Wer sie einkauft, kauft nicht nur einen laufenden Prozess, sondern ein Muster, an dem sich intern weiterarbeiten lässt.

Woran du erkennst, dass eine Agentur diesen Weg ernst meint: Sie dokumentiert so, dass ihr weiterarbeiten könnt, sie baut auf Technik, die ihr selbst betreiben dürft, und sie hat kein Problem damit, dass ihr sie beim zweiten Prozess nicht mehr braucht. Wer stattdessen eine Blackbox baut, verkauft dir Abhängigkeit.

Zwei Dinge, die bei jedem Weg bei dir bleiben

Die Prozessverantwortung. Niemand von außen kann entscheiden, was in deinem Betrieb der richtige Ablauf ist. Jedes ernsthafte Projekt braucht Menschen aus deinem Haus: jemanden, der den Prozess kennt, jemanden, der bei Datenfragen entscheidet, jemanden, der am Ende testet. Wenn dir jemand ein Projekt verkauft, bei dem du "nichts tun musst", zahlst du diese Zeit später als Korrekturschleife.

Die Pflicht zur KI-Kompetenz. Artikel 4 des EU AI Act verpflichtet Betreiber von KI-Systemen, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz beim Personal sicherzustellen - und Betreiber bist du, unabhängig davon, ob das System selbst gebaut oder eingekauft ist. Diese Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025 und lässt sich nicht mitbeauftragen.

Die eine Frage, wenn du nur eine stellen willst

Wenn dieser Prozess in sechs Monaten mitten in der Urlaubszeit ausfällt: Wer bemerkt es, wer repariert es, und innerhalb welcher Zeit?

Gibt es auf alle drei Teile eine konkrete Antwort mit Namen, baut selbst. Bleibt eine offen, ist Buy nicht die bequemere, sondern die günstigere Entscheidung.

Über AUTIMA: Wir bauen KI-Mitarbeiter und automatisierte Prozesse für Unternehmen, die bereits Kunden haben und mit dem eigenen Wachstum an Grenzen stoßen.

Wenn du das Raster für deinen Fall einmal mit jemandem durchgehen willst, der die Selbstbau-Variante ehrlich mitbewertet: Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns deinen Prozess an. Wenn Selbstbau bei dir die bessere Entscheidung ist, sagen wir dir das - und sagen dir auch, worauf du dabei achten musst.