Praxiskauf: Warum dich die IT teurer kommen kann als der Kaufpreis
Vor der Unterschrift gehört die IT auf den Prüfstand – nicht erst nach der Übernahme.
Beim Kauf einer Arzt- oder Zahnarztpraxis wird alles auf Herz und Nieren geprüft: Umsätze, Patientenstamm, Mietvertrag, Personal, Geräte. Steuerberater und Anwalt sitzen mit am Tisch, jede Zahl wird zweimal gegengecheckt.
Nur ein Bereich läuft fast immer unter dem Radar – die IT. „Läuft doch alles“, sagt der Abgeber, und der Übernehmer nickt zufrieden.
Drei Monate später sieht die Welt dann anders aus: Der Server ist zehn Jahre alt, das PVS aufgrund einer nicht abgeschlossenen Abrechnung oder tausenden offenen Positionen nicht übertragbar, der Konnektor (TI-Gateway) läuft noch auf den Namen des Vorgängers, und das letzte Backup der Patientendaten stammt aus einer Zeit, an die sich kaum noch jemand erinnert. Was in der Bilanz nicht auftauchte, landet jetzt auf deiner Rechnung.
Dieser Artikel zeigt dir, warum eine IT-Kontrolle beim Praxiskauf genauso selbstverständlich sein sollte wie der Blick in die BWA – und welche Punkte du vor der Unterschrift geklärt haben musst.
Warum die IT beim Praxiskauf systematisch übersehen wird
Der Grund ist simpel: Am Verhandlungstisch sitzt niemand, der IT wirklich bewerten kann. Der Steuerberater prüft Zahlen, der Anwalt Verträge, und der Abgeber kennt seine eigene Technik oft selbst nicht im Detail – „darum hat sich immer Herr Soundso gekümmert“, heißt es dann gerne. So wandert eine komplette technische Infrastruktur samt aller Altlasten unbesehen in den Kaufpreis.
Dabei ist die IT einer Praxis kein Nebenschauplatz. Auf ihr laufen Patientenverwaltung, Abrechnung, Röntgen und die Telematikinfrastruktur etc. Fällt sie aus oder ist sie nicht ordnungsgemäß übergeben, steht buchstäblich die Praxis still, die du gerade gekauft hast.
Versteckter Investitionsstau: abgeschriebene Technik wird im ersten Jahr fällig.
Die teuersten Überraschungen nach der Übernahme
Nicht übertragbare Lizenzen und Verträge. PVS-Lizenzen, Wartungsverträge, TI- und KIM-Verträge laufen häufig auf den Abgeber oder dessen Betriebsstätte. Was davon übergeht, was neu abgeschlossen werden muss und was das kostet, gehört vor die Unterschrift – nicht danach.
Die TI hängt an Personen, nicht an der Praxis. SMC-B und eHBA sind an Betriebsstätte und Person gebunden. Ohne rechtzeitige Neubeantragung stehst du am ersten Tag ohne Kartenlesung, eRezept und KIM da. (Die SMC-B kann unter Umständen noch einige Zeit weiter genutzt werden, wenn der Abgeber weiter in der Praxis als Angestellter arbeitet. Dies muss jedoch vorher mit der KZV / KBV abgeklärt und besprochen werden). Die Bearbeitung solcher Anträge dauert erfahrungsgemäß einige Wochen.
Versteckter Investitionsstau. Ein abgeschriebener Server, Arbeitsplätze mit auslaufendem Betriebssystem, ein Konnektor mit bald ablaufenden Zertifikaten – das sind schnell fünfstellige Beträge, die in keiner Praxisbewertung auftauchen, aber in deinem ersten Betriebsjahr plötzlich fällig werden.
Datenschutz-Altlasten. Mit der Praxis übernimmst du auch die Verantwortung für die Patientendaten – inklusive der Art, wie sie bisher gespeichert und gesichert wurden. Unverschlüsselte Altbestände, wilde Datenkopien auf USB-Platten, offene Fernwartungszugänge des vorherigen Dienstleisters: Ab dem Übergabetag ist das dein Haftungsrisiko nach DSGVO und § 390 SGB V (absolutes Minimum an IT-Sicherheit).
Ein Beispiel aus der Praxis
Bei einer Praxisübernahme stellte sich zwei Wochen vor dem geplanten Start heraus: Der Übernehmer hatte sich einfach auf die Aussage „die Technik übernehmen Sie mit“ verlassen.
Tatsächlich mussten die SMC-B und eHBA neu beantragt, das KIM-Postfach neu eingerichtet bzw. die TI-Infrastruktur (TI-Gateway) umgestellt, der PVS-Vertrag neu geschlossen und der Telefon- bzw. Internetanschluss umgeschrieben werden – Vorgänge mit Wochen Vorlauf, koordiniert zwischen KZV, TI-Anbieter, Softwarehaus und Telekommunikationsanbieter.
Nur weil die Prüfung noch rechtzeitig kam, konnte die Praxis am Stichtag arbeitsfähig öffnen. Ohne diese Prüfung hätte der neue Inhaber Patienten behandelt, ohne eine einzige Karte einlesen oder Leistungen abrechnen zu können.
Die IT-Bestandsaufnahme vor dem Kauf: Schutz vor Altlasten und Argument im Preis.
Die IT-Checkliste vor dem Praxiskauf
Bevor du unterschreibst, solltest du diese Punkte lückenlos klären lassen – am besten mit jemandem, der IT genauso ernst nimmt wie dein Steuerberater die Zahlen:
| Prüfpunkt | Die entscheidende Frage |
|---|---|
| Hardware | Alter und Zustand von Server, Arbeitsplätzen, Netzwerk – was wird in 1–2 Jahren fällig? |
| PVS & Lizenzen | Übertragbar? Kosten der Umschreibung? Ist die Datenübernahme geregelt? Abrechnung des Abgebers abgeschlossen? |
| TI & KIM | Was läuft auf wen? Welche Fristen gelten für SMC-B, eHBA und KIM-Umzug? |
| Medizingeräte | Röntgen/Ultraschall: Anbindung, Software-Support |
| Datenbestand | Wo liegen die Patientendaten? Verschlüsselt? Backup vorhanden und getestet? |
| Verträge & Zugänge | Wartungsverträge, Fernwartungen, Passwörter – dokumentiert und übergabefähig? |
| Compliance | Ist § 390 SGB V umgesetzt (absolutes Minimum)? Liegt eine entsprechende Dokumentation vor? |
Das Ergebnis einer solchen Prüfung ist doppelt wertvoll: Es schützt dich vor bösen Überraschungen nach der Übernahme, und es liefert dir handfeste Argumente für die Kaufpreisverhandlung. Wer den Investitionsstau kennt, kann ihn einpreisen – oder vom Abgeber vorab beheben lassen.
Fazit: Keine Unterschrift ohne IT-Befund
Du würdest keine Praxis kaufen, ohne die Abrechnungszahlen genau zu prüfen – also kauf auch keine, ohne die IT zu prüfen. Eine strukturierte IT-Bestandsaufnahme vor dem Kauf kostet nur einen Bruchteil dessen, was eine einzige übersehene Altlast später verursacht.
Gleichzeitig bekommst du damit den Fahrplan für einen reibungslosen Start: Was muss vor dem Stichtag beantragt, umgeschrieben und erneuert werden?
Die beste Zeit für diese Prüfung ist, sobald die Übernahme konkret wird – denn die Fristen von KZV / KBV, PVS-Herstellern, Kartenherausgebern und TI-Anbietern verhandeln nicht mit. Nimm dir also die Zeit, bevor du unterschreibst, nicht danach.
Wann sollte ich mit der IT-Prüfung beginnen?
Sobald die Praxisübernahme konkret wird, idealerweise noch vor den finalen Vertragsverhandlungen, da einige Anträge wie SMC-B oder KIM-Umzug mehrere Wochen Vorlauf brauchen.
Wer sollte die IT-Kontrolle durchführen?
Am besten ein IT-Dienstleister mit Erfahrung im Gesundheitswesen, der sich sowohl mit Praxisverwaltungssystemen als auch mit der Telematikinfrastruktur auskennt.
Was passiert, wenn SMC-B und eHBA nicht rechtzeitig neu beantragt werden?
Dann kannst du am ersten Praxistag keine Versichertenkarten einlesen, keine eRezepte ausstellen und nicht über KIM kommunizieren – die Praxis ist faktisch nicht arbeitsfähig. Ggf. darf die alte SMC-B-Karte vorübergehend weiter genutzt werden, wenn der Abgeber weiterhin in der Praxis angestellt ist. Dies muss jedoch vorab mit der zuständigen KZV / KBV geklärt werden.
Kann ich einen entdeckten Investitionsstau noch in die Verhandlung einbringen?
Ja, ein dokumentierter IT-Befund ist ein legitimes Verhandlungsargument und sollte in die Kaufpreisgestaltung einfließen, statt erst nach der Übernahme zum Problem zu werden.
Hafte ich für Datenschutzverstöße, die vor meiner Übernahme entstanden sind?
Sobald du die Praxis übernimmst, trägst du die Verantwortung für die Patientendaten – auch für Sicherheitslücken, die bereits vorher bestanden, weshalb eine gründliche Prüfung vor Vertragsschluss so wichtig ist.
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