Team, Freelancer oder Agentur: Wer baut deine KI-Automatisierung?

In diesem Beitrag: welche drei Wege es gibt, KI-Automatisierung im Unternehmen umzusetzen, wann dein eigenes Team, ein Freelancer oder eine Agentur am besten passt, welche Fragen ins Erstgespräch gehören, woran du schwache Angebote erkennst und was vor dem Start schriftlich geregelt sein sollte.

Laut Statistischem Bundesamt nutzten 2025 rund 26 Prozent der Unternehmen in Deutschland mit mindestens zehn Beschäftigten künstliche Intelligenz. Weitere 20 Prozent hatten den Einsatz in Betracht gezogen, aber noch nicht umgesetzt. Diese Unternehmen nannten als häufigsten Grund fehlendes Wissen (Destatis, Erhebung 2025), und zwar mit 72 Prozent. Zu hohe Kosten nannte nur knapp ein Drittel.

Das Geld ist also selten das eigentliche Hindernis. Meist fehlt jemand, der weiß, wo man anfängt und wie man es sauber umsetzt. Damit wird die Frage, wer deine Automatisierung baut, wichtiger als die Frage, welches Tool du nimmst.

Ich baue mit Taveno Automationen mit Make, n8n und den Schnittstellen von OpenAI und Anthropic. Dieser Beitrag ist trotzdem kein Plädoyer für Agenturen. Für manche Vorhaben sind ein Freelancer oder dein eigenes Team die bessere Wahl, und genau das sollst du nach dem Lesen besser einschätzen können.

Warum der Umsetzer wichtiger ist als das Tool

Make, n8n, Zapier oder Power Automate können vieles ähnlich gut. Ob eine Automatisierung im Alltag funktioniert, entscheidet sich an anderen Stellen:

• Prozessverständnis: Wer nur das Tool kennt, automatisiert den Ablauf so, wie er heute ist, inklusive aller Umwege. Wer den Prozess versteht, streicht vorher die unnötigen Schritte.
• Datenschutz: Sobald Kundendaten durch einen Workflow laufen, musst du wissen, welche Dienste beteiligt sind und wo die Daten landen.
• Betrieb: Ein Workflow läuft so lange, bis sich eine Schnittstelle ändert, ein Passwort abläuft oder ein Formular ein neues Feld bekommt. Dann braucht es jemanden, der es merkt und reagiert.
• Übergabe: Wenn nur eine Person versteht, wie etwas gebaut ist, hast du eine neue Abhängigkeit statt einer Entlastung.

Die drei Wege im Überblick

Selbst machen: wenn jemand im Team Zeit und Interesse hat

Viele Automationen entstehen intern, weil jemand im Team neugierig ist und einfach anfängt. Das ist günstig, das Wissen bleibt im Haus und kleine Abläufe sind schnell gebaut.

Die Schattenseite: Der Zeitaufwand wird fast immer unterschätzt, weil die eigentliche Arbeit neben dem Tagesgeschäft passiert. Häufig laufen die Workflows dann in privaten oder persönlichen Accounts, niemand sonst kennt sie, und im Urlaub gibt es keine Vertretung.

Passt gut für: einfache Abläufe zwischen zwei Tools, etwa Formulareingänge in eine Tabelle schreiben oder Benachrichtigungen verschicken.

Freelancer: wenn das Vorhaben klar umrissen ist

Ein guter Freelancer ist oft schnell, direkt erreichbar und auf ein Werkzeug spezialisiert. Du sprichst immer mit der Person, die auch baut.

Grenzen zeigen sich bei Verfügbarkeit und Breite. Bei Krankheit oder Urlaub steht im Zweifel alles still. Und wer sich auf ein Tool spezialisiert hat, wird es eher empfehlen, auch wenn ein anderes besser passt.

Passt gut für: klar definierte Einzelprojekte, wenn intern jemand den Betrieb übernimmt.

Agentur: wenn Automatisierung mehrere Bereiche berührt

Eine Agentur lohnt sich, wenn Prozess, Technik, Datenschutz und oft auch Website oder Marketing zusammenkommen. Ein Beispiel ist eine Anfrage, die über die Website kommt, von einer KI vorsortiert wird, im CRM landet und eine Antwort auslöst.

Die Risiken: Du zahlst Abstimmung und Projektleitung mit. Bei größeren Agenturen setzt manchmal jemand anderes um als die Person aus dem Verkaufsgespräch. Und manche verkaufen lieber ein Standardpaket als die Lösung, die du brauchst.

Passt gut für: Abläufe über mehrere Systeme, Prozesse mit Kundendaten, KI-Agenten und Vorhaben mit laufender Betreuung.

Was die Gründe gegen KI über die Auswahl verraten

Die Destatis-Zahlen sind auch eine gute Einkaufsliste. Jeder genannte Grund zeigt, was dein Umsetzungspartner können muss:

• Fehlendes Wissen (72 Prozent): Er muss erklären, schulen und dokumentieren, nicht nur bauen. Wenn du nach dem Projekt nicht verstehst, was läuft, ist das Problem nur verschoben.
• Unklarheit über rechtliche Folgen (62 Prozent) und Datenschutz (60 Prozent): Er sollte dir ohne Ausweichen sagen können, welche Daten wohin fließen, welche Dienste beteiligt sind und welche Verträge du dafür brauchst. Rechtsberatung ersetzt das nicht, aber vage Antworten sind ein Warnsignal.
• Inkompatibilität mit vorhandenen Systemen (45 Prozent): Er schaut sich deine Branchensoftware, dein CRM oder dein Warenwirtschaftssystem an, bevor er ein Angebot schreibt.
• Verfügbarkeit und Qualität der Daten (44 Prozent): Er fragt nach deinen Daten, bevor er über KI spricht. Eine KI, die mit unsauberen Kundendaten arbeitet, produziert unsaubere Ergebnisse.
• Zu hohe Kosten (32 Prozent): Er schlägt einen kleinen Pilot mit einem Ablauf vor, statt gleich ein Großprojekt zu verkaufen.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

Unabhängig davon, ob du dich für einen Freelancer oder eine Agentur entscheidest, helfen dir diese Kriterien:

• Erst Prozess, dann Tool: Ein guter Partner fragt zuerst, wie dein Ablauf heute aussieht, wer beteiligt ist und wo es hakt. Wer im ersten Gespräch sein Lieblingstool präsentiert, denkt vom Werkzeug her.
• Nachvollziehbare Beispiele: Lass dir konkrete Abläufe zeigen, die er gebaut hat, gern mit Bildschirmfreigabe. Bewertungen auf unabhängigen Plattformen helfen zusätzlich.
• Offenheit bei Werkzeugen: Er sollte begründen können, warum er für dich Make, n8n oder ein anderes Tool empfiehlt, und auch sagen, wann er davon abrät.
• Konkreter Datenschutz: Nicht „alles DSGVO-konform“, sondern welche Dienste, welche Serverstandorte, welche Verträge.
• Accounts auf deinen Namen: Tool-Accounts und Schnittstellenschlüssel sollten deinem Unternehmen gehören. Der Dienstleister bekommt Zugriff, aber nicht das Eigentum.
• Dokumentation und Übergabe: Frag, wie eine fertige Dokumentation bei ihm aussieht, und lass sie dir zeigen.
• Betrieb nach dem Start: Wer bekommt eine Meldung, wenn ein Workflow ausfällt, und wie schnell wird reagiert?

Diese Fragen gehören ins Erstgespräch

Ein Erstgespräch ist kein Verkaufstermin, sondern dein Test. Diese acht Fragen zeigen schnell, ob dein Gegenüber zu dir passt:

1. Welchen Ablauf würdest du bei uns zuerst automatisieren, und warum gerade diesen?
2. Welche Daten fließen dabei wohin, und welche Dienste sind beteiligt?
3. Auf wessen Namen laufen die Accounts für die Tools und die KI-Schnittstellen?
4. Was passiert, wenn ein Workflow ausfällt? Wer merkt es, wer behebt es?
5. Welche laufenden Kosten kommen neben dem Projektpreis dazu?
6. Wie sieht deine Dokumentation aus, und kann ich ein Beispiel sehen?
7. Was brauchst du von uns an Zeit, Zugängen und Ansprechpartnern?
8. Wie kommen wir aus der Zusammenarbeit wieder heraus, ohne dass etwas stillsteht?

Achte weniger auf perfekte Antworten als darauf, ob sie konkret sind. „Das klären wir später“ ist bei den Fragen zwei, drei und fünf keine gute Antwort.

Warnsignale im Angebot

Manche Angebote klingen gut und passen trotzdem nicht. Vorsicht ist angebracht, wenn:

• eine feste Zeitersparnis versprochen wird, bevor jemand deinen Ablauf gesehen hat,
• alle Workflows im Account des Dienstleisters laufen sollen und du keinen eigenen Zugang bekommst,
• laufende Kosten für Tools und KI-Nutzung im Angebot gar nicht auftauchen,
• das Wort Datenschutz nur als Siegel vorkommt, ohne Erklärung,
• gleich ein Großprojekt über mehrere Abteilungen vorgeschlagen wird, ohne Pilot,
• kein Testlauf mit echten Fällen aus deinem Betrieb vorgesehen ist,
• von einer „eigenen KI“ die Rede ist, obwohl am Ende ein bekanntes Sprachmodell über eine Schnittstelle genutzt wird.

Was vor dem Start schriftlich geregelt sein sollte

Bevor es losgeht, sollten ein paar Punkte schriftlich festgehalten sein. Das ist eine praktische Orientierung, keine Rechtsberatung.

• Auftragsverarbeitung: Verarbeitet der Dienstleister in deinem Auftrag personenbezogene Daten, brauchst du einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Er legt unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung fest. Weitere Subdienstleister darf der Auftragsverarbeiter nur mit deiner Genehmigung einsetzen, und nach Projektende muss er die Daten nach deiner Wahl löschen oder zurückgeben.
• Leistungsumfang und Abnahme: Was genau gilt als fertig? Am besten ein Testlauf mit echten Fällen, den du abnimmst.
• Nutzungsrechte: Darfst du Workflows, Prompts und Dokumentation weiter nutzen und ändern, auch mit einem anderen Dienstleister?
• Betrieb: Wer überwacht die Abläufe, wie schnell wird bei Ausfällen reagiert, und was kostet das?
• Übergabe: Welche Zugänge, Exporte und Unterlagen bekommst du, wenn die Zusammenarbeit endet?

Kosten richtig vergleichen

Angebote lassen sich nur vergleichen, wenn du die Gesamtkosten im ersten Jahr nebeneinanderlegst. Dazu gehören:

• Aufbau: der einmalige Projektpreis, als Festpreis pro Ablauf oder nach Aufwand.
• Tool-Lizenzen: Make, n8n Cloud oder Zapier kosten je nach Tarif und Nutzung monatlich.
• KI-Nutzung: Die Schnittstellen von OpenAI oder Anthropic werden nach Verbrauch abgerechnet. Lass dir eine Schätzung für dein Volumen geben.
• Betreuung: Monitoring, Anpassungen und Fehlerbehebung, als Pauschale oder nach Aufwand.
• Eigene Zeit: Gespräche, Tests und Abnahme brauchen auch Stunden aus deinem Team.

Dem stellst du die eingesparte Zeit gegenüber. Eine einfache Beispielrechnung: Fallen im Monat 200 Vorgänge an, die je sechs Minuten Handarbeit kosten, sind das 20 Stunden. Rechne mit deinen eigenen Zahlen, und zwar vor dem Erstgespräch. Dann merkst du schnell, ob ein Angebot in einem sinnvollen Verhältnis steht.

Fazit

Ob dein Team, ein Freelancer oder eine Agentur: Entscheidend ist, dass dein Umsetzungspartner vom Prozess her denkt, offen über Daten und laufende Kosten spricht, die Accounts bei dir lässt und sauber dokumentiert. Für einfache Abläufe reicht oft das eigene Team. Für klar umrissene Einzelprojekte passt ein guter Freelancer. Sobald mehrere Systeme, Kundendaten und laufende Betreuung zusammenkommen, spricht viel für eine Agentur. Starte in jedem Fall mit einem kleinen Pilot und echten Fällen, bevor du größer investierst.

Dein nächster Schritt

Du hast einen konkreten Ablauf im Kopf und willst wissen, welcher Weg für dich passt? Über mein Agenturmarkt-Profil von Taveno Solutions kannst du mit dem Anfrage-Button ein kostenloses 30-Minuten-Erstgespräch anfragen. Wir schauen uns gemeinsam einen Ablauf an, und du bekommst eine ehrliche Einschätzung, ob sich die Automatisierung lohnt und ob du dafür überhaupt externe Hilfe brauchst.

Wenn du außerdem prüfen willst, wie gut dein Unternehmen in Google und KI-Antworten auftaucht, hilft dir die kostenlose Checkliste „KI-Sichtbarkeit in 30 Tagen“.

Häufige Fragen

Ist eine Agentur immer teurer als ein Freelancer?

Nicht zwingend. Vergleiche die Gesamtkosten im ersten Jahr, also Aufbau, Lizenzen, KI-Nutzung, Betreuung und deine eigene Zeit. Ein günstiger Aufbau ohne Dokumentation und Betreuung kann später teurer werden als ein höherer Festpreis mit sauberer Übergabe.

Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Wenn dein Dienstleister in deinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, ja. Unabhängig davon brauchst du für die eingesetzten Tools und KI-Dienste in der Regel eigene Vereinbarungen mit den jeweiligen Anbietern. Im Zweifel klärst du das mit deinem Datenschutzbeauftragten.

Wie groß sollte ein erstes Projekt sein?

So klein, dass du nach wenigen Wochen ein Ergebnis siehst. Ein Ablauf, der oft vorkommt, klare Regeln hat und heute spürbar Zeit kostet, ist ein guter Start. Erst wenn der Pilot im Alltag läuft, lohnt sich der nächste Schritt.

Kann ich die Automationen später selbst übernehmen?

Ja, wenn die Accounts auf dein Unternehmen laufen, die Nutzungsrechte geregelt sind und eine verständliche Dokumentation existiert. Genau deshalb gehören diese drei Punkte vor den Projektstart und nicht ans Ende.

Über den Autor: Moritz-Tim Schiller ist Gründer von Taveno Solutions, einer Digitalagentur für KMU mit Fokus auf Websites, KI-Agenten und Automatisierung mit Make, n8n und den Schnittstellen von OpenAI und Anthropic.