Vertriebsteam aufbauen: Wann lohnt es sich für Agenturen?
Ab wann ein Vertriebsteam aufbauen
Viele Agenturinhaber kommen irgendwann an denselben Punkt:
Die Dienstleistung funktioniert, Kunden sind zufrieden, aber das Neugeschäft hängt weiterhin am Geschäftsführer. Neue Kunden entstehen durch Empfehlungen, bestehende Kontakte oder persönliche Verkaufsgespräche. Sobald das operative Geschäft mehr Aufmerksamkeit verlangt, bleibt die Akquise liegen.
Ein eigenes Vertriebsteam kann diesen Engpass lösen. Allerdings bedeutet der Aufbau eines Vertriebsteams mehr als die Einstellung von ein oder zwei Verkäufern. Ohne funktionierende Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und konsequente Führung kann ein zusätzliches Team sogar neue Probleme schaffen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, wann eine Agentur Vertriebler einstellen sollte, sondern wann sie bereit ist, ein funktionierendes Vertriebssystem aufzubauen.
Warum Agenturen beim Vertriebsaufbau scheitern können
Ein häufiger Fehler besteht darin, Personal einzustellen, bevor die Vertriebsgrundlagen geklärt wurden.
Der Geschäftsführer hat möglicherweise selbst erfolgreich Kunden gewonnen. Dieses Wissen existiert jedoch überwiegend in seinem Kopf: Welche Kunden passen zur Dienstleistung? Wie eröffnet man ein Gespräch? Welche Einwände kommen regelmäßig? Und woran erkennt man einen ernsthaften Interessenten?
Ein neuer Vertriebler kann solche Informationen nicht automatisch aus bisherigen Verkaufserfolgen ableiten.
Ohne klare Prozesse entstehen unterschiedliche Gesprächsqualitäten, unvollständige CRM-Daten und eine starke Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern.
Deshalb sollte die wichtigste Aufgabe vor der ersten Einstellung darin bestehen, den bereits funktionierenden Vertriebsprozess nachvollziehbar und wiederholbar zu machen.
Fünf Anzeichen, dass deine Agentur bereit für ein eigenes Vertriebsteam ist
1. Dein Angebot funktioniert bereits
Ein Vertriebsteam sollte kein unausgereiftes Angebot retten müssen.
Bevor du neue Vertriebsmitarbeiter einstellst, solltest du verstehen, welche Zielgruppe tatsächlich einen Bedarf hat, welche Probleme deine Dienstleistung löst und warum Kunden sich für dein Angebot entscheiden.
Einige erfolgreich abgeschlossene Kundenprojekte sind ein hilfreicher Ausgangspunkt. Entscheidend ist allerdings, ob sich daraus ein plausibles Muster für weitere Kundengewinnung ableiten lässt.
2. Du kennst deine ideale Zielgruppe
Eine Aussage wie „Wir arbeiten mit Unternehmen, die mehr Kunden brauchen“ ist für einen strukturierten Vertrieb zu ungenau.
Gute Zielgruppendefinitionen berücksichtigen beispielsweise Branche, Unternehmensgröße, bestehende Herausforderungen, Ansprechpartner, Budget und typische Kaufauslöser.
Je präziser die Zielgruppe, desto gezielter können Vertriebler potenzielle Kunden identifizieren und qualifizieren.
3. Der Geschäftsführer ist zum Vertriebsengpass geworden
Wenn jedes Verkaufsgespräch durch den Geschäftsführer geführt werden muss, ist das langfristig eine operative Einschränkung.
Gerade bei wachsenden Agenturen konkurrieren Kundenbetreuung, Personalführung, Strategie und Vertrieb um dieselbe Zeit.
Ein Vertriebsteam lohnt sich besonders dann, wenn bestimmte Aufgaben bereits standardisiert und sinnvoll delegiert werden können.
Das bedeutet nicht, dass der Geschäftsführer sofort aus dem Vertrieb aussteigen sollte. Seine Rolle kann sich zunächst von der Durchführung einzelner Tätigkeiten hin zu Coaching, Qualitätskontrolle und strategischer Führung verändern.
4. Du kannst neue Kunden zuverlässig betreuen
Mehr Vertrieb ist nicht automatisch besser für das Unternehmen.
Wenn die operative Leistungserbringung bereits an ihrer Kapazitätsgrenze arbeitet, kann eine erhöhte Neukundenzahl zu Qualitätsproblemen führen.
Vor dem Aufbau eines Vertriebsteams sollten daher Lieferkapazitäten, Kunden-Onboarding und gegebenenfalls notwendige Neueinstellungen berücksichtigt werden.
5. Du bist bereit, Vertrieb aktiv zu führen
Ein Vertriebsteam arbeitet nicht allein deshalb erfolgreich, weil geeignete Mitarbeiter eingestellt wurden.
Gesprächsanalysen, regelmäßiges Feedback, nachvollziehbare Kennzahlen und klare Ziele gehören zu einer professionellen Vertriebsführung.
Wer diese Führung weder selbst übernehmen noch delegieren kann, sollte zunächst die Managementstruktur klären.
Welche Rollen braucht ein Vertriebsteam?
Der perfekte Agentur Vertriebsprozess
Nicht jede Agentur benötigt sofort ein großes Sales-Team. Die konkrete Struktur hängt vom Angebot, der durchschnittlichen Auftragsgröße und der Länge des Verkaufsprozesses ab.
Opener beziehungsweise SDR: Identifiziert passende Unternehmen, übernimmt die erste Kontaktaufnahme und qualifiziert potenzielle Interessenten.
Setter: Überführt qualifizierte Kontakte in vereinbarte Verkaufsgespräche und sorgt für eine strukturierte Terminvorbereitung.
Closer: Führt tiefergehende Bedarfsgespräche, präsentiert geeignete Lösungen, bearbeitet Einwände und begleitet die Kaufentscheidung.
Sales Manager: Verantwortet Führung, Training, Qualitätskontrolle, Prozessverbesserung und die Entwicklung der Kennzahlen.
In kleineren Teams kann eine Person mehrere Funktionen übernehmen. Eine zu frühe Aufteilung in zahlreiche Rollen verursacht dagegen zusätzliche Abstimmung und Kosten.
Wichtig ist nicht die Anzahl der Stellenbezeichnungen, sondern dass jede Phase des Verkaufsprozesses eine klare Verantwortung hat.
Internes Vertriebsteam oder Vertrieb auslagern?
Grundsätzlich können Agenturen den Vertrieb selbst aufbauen, operative Vertriebsleistungen extern einkaufen oder beide Ansätze miteinander kombinieren.
Ein internes Team bietet die Möglichkeit, Wissen, Personal und Prozesse langfristig im eigenen Unternehmen aufzubauen. Dafür müssen Recruiting, Einarbeitung und Führung organisiert werden.
Ein externes Vertriebsteam kann bestimmte operative Aufgaben übernehmen, benötigt aber ebenfalls eine klare Zielgruppe, abgestimmte Qualitätsstandards und verbindliche Verantwortlichkeiten.
Ein weiterer Ansatz besteht darin, sich beim Aufbau eines eigenen Vertriebsteams durch einen spezialisierten Dienstleister unterstützen zu lassen.
Der wesentliche Unterschied liegt darin, ob lediglich kurzfristig Akquiseaktivitäten eingekauft werden oder ob im Unternehmen eine dauerhaft nutzbare Vertriebsstruktur entsteht.
Wie könnte ein sinnvoller 90-Tage-Plan aussehen?
So läuft ein Aufbau mit uns ab, was deine Agentur das perfekte Vertriebsteam und die basis auf mehrfach 6-7 stellig zu skalieren gibt.
Ein Zeitraum von 90 Tagen eignet sich als Planungsrahmen, um die wesentlichen Aufbauphasen zu strukturieren. Er ist jedoch keine Garantie dafür, dass jedes Unternehmen innerhalb dieser Zeit bereits bestimmte Umsätze erzielt.
Phase 1: Analyse und Vertriebsgrundlagen
Zu Beginn werden Zielgruppe, Angebot, Gesprächsprozesse und wirtschaftliche Rahmenbedingungen überprüft. Daraus entstehen klare Rollenprofile, Qualifizierungskriterien und Anforderungen an das CRM.
Phase 2: Recruiting und Einarbeitung
Geeignete Kandidaten werden anhand der tatsächlichen Aufgaben geprüft. Gesprächssimulationen und praktische Aufgaben können helfen, Fähigkeiten besser zu beurteilen als ein Lebenslauf allein.
Parallel entstehen Gesprächsleitfäden, ein Onboarding-Prozess und definierte Qualitätsstandards.
Phase 3: Umsetzung und Optimierung
Nach den ersten Kontaktaufnahmen und Verkaufsgesprächen werden Aktivität, Gesprächsqualität, Terminwahrnehmung und Abschlussentwicklung ausgewertet.
Auf dieser Grundlage lassen sich Skripte, Zielgruppenansprache und Coaching kontinuierlich verbessern.
Je nach Ausgangslage können Recruiting, Marktvalidierung oder längere Verkaufszyklen mehr Zeit benötigen.
Welche Kennzahlen sind wirklich wichtig?
Ein Kundenbeispiel in Zahlen
Eine Agentur sollte ihren Vertrieb nicht ausschließlich anhand der Anzahl gebuchter Termine bewerten.
Relevante Kennzahlen sind unter anderem:
- Anzahl der tatsächlich erreichten Zielkunden
- Quote qualifizierter Gespräche
- Terminwahrnehmungsquote
- Anteil passender Interessenten
- Abschlussquote
- Durchschnittlicher Auftragswert
- Akquisekosten im Verhältnis zum wirtschaftlichen Kundennutzen
Ein Vertriebler, der viele ungeeignete Termine bucht, kann mehr Arbeit verursachen als ein Kollege mit weniger, aber qualitativ besseren Gesprächen.
Deshalb sollten Aktivitätskennzahlen immer gemeinsam mit Qualitäts- und Ergebniskennzahlen betrachtet werden.
Fazit: Baue ein System, nicht nur ein Team
Ein eigenes Vertriebsteam wird dann interessant, wenn eine Agentur über ein überzeugendes Angebot, eine definierte Zielgruppe, ausreichende Kapazitäten und einen nachvollziehbaren Verkaufsprozess verfügt.
Die Einstellung geeigneter Vertriebler ist dabei nur ein Teil der Aufgabe. Erst durch strukturiertes Onboarding, klare Verantwortlichkeiten und kontinuierliche Führung kann daraus eine langfristig nutzbare Vertriebsorganisation entstehen.
Dealmaker Society unterstützt B2B-Agenturen beim Aufbau, Recruiting und Management eigener Vertriebsteams. Wenn du herausfinden möchtest, welche Vertriebsstruktur zu deiner Agentur passt, kannst du ein unverbindliches Erstgespräch vereinbaren.