Was kostet Prozessautomatisierung wirklich? Die ehrliche Rechnung

Die Frage kommt in fast jedem Erstgespräch, meistens in den ersten zehn Minuten, und meistens etwas verlegen: "Was kostet sowas denn?"

Die übliche Agenturantwort lautet "das kommt darauf an". Das stimmt sogar, ist aber als Antwort wertlos. Deshalb hier der Versuch, die Frage so zu beantworten, wie wir sie intern beantworten - mit den Kostenblöcken, die wirklich anfallen, und den Größenordnungen, die wir aus unseren Projekten kennen.

Die vier Kostenblöcke

Wer nur nach dem Projektpreis fragt, sieht ein Viertel der Rechnung. Automatisierung besteht aus vier Blöcken, und der teuerste ist selten der, den man erwartet.

1. Analyse und Konzept

Bevor irgendetwas gebaut wird, muss klar sein, welcher Prozess überhaupt automatisiert gehört, wie er heute wirklich läuft (nicht wie er im Handbuch steht) und was das Ergebnis messbar verbessern soll.

Bei uns starten erste Konzepte und tiefe Analysen ab 2.500 Euro. Manches liegt darüber, manches darunter, weil der Aufwand stark mit der Zahl der beteiligten Abteilungen und Systeme wächst.

Das ist der Block, an dem am häufigsten gespart wird, und der Fehler ist teuer. Ein sauber automatisierter falscher Prozess kostet dich den Bau und den Rückbau.

2. Der Bau

Hier liegt der Hauptteil. Ein erstes vollständiges Done-for-you-System liegt erfahrungsgemäß im niedrigen bis mittleren fünfstelligen Bereich.

Was den Ausschlag gibt, ist fast nie die Automatisierungslogik selbst. Es sind die Anschlüsse. Ein Prozess, der zwei moderne Systeme mit sauberer Schnittstelle verbindet, ist ein Bruchteil dessen, was derselbe Prozess kostet, wenn eine 15 Jahre alte Branchensoftware ohne API dazwischenhängt.

Die drei Faktoren, an denen du den Preis selbst grob abschätzen kannst:

• Zahl der angebundenen Systeme. Jedes zusätzliche System ist nicht additiv, sondern multiplikativ, weil Fehlerfälle zwischen Systemen entstehen.
• Zustand deiner Daten. Siehe die Rechnung unten.
• Zahl der Sonderfälle. "Bei Kunde X machen wir das immer anders" ist der teuerste Satz in jedem Kick-off.

3. Betrieb

Der Block, den fast alle vergessen. Dazu gehören Hosting oder Lizenzen, Modellkosten bei KI-Komponenten und Monitoring.

Die gute Nachricht: Das ist meistens der kleinste Posten. Wir bauen bevorzugt auf n8n, das self-hosted läuft und keine Volumengebühren pro Durchlauf kostet. Bei KI-Komponenten fallen Modellkosten an, die sich pro Vorgang meist im Cent-Bereich bewegen.

Die schlechte Nachricht: Ohne Monitoring hast du kein System, sondern eine Zeitbombe. Eine Automatisierung, die still ausfällt, ist schlimmer als keine - weil sich alle darauf verlassen. Wir bauen deshalb zu jedem laufenden Prozess einen Wächter, der Alarm schlägt, wenn er nicht mehr tut, was er soll. Das ist Teil der Lieferung, kein Zusatzposten.

4. Pflege und Weiterentwicklung

Prozesse ändern sich. Dein Steuerberater will die Daten anders, dein CRM-Anbieter ändert die API, ihr führt ein neues Produkt ein.

Rechne mit laufendem Anpassungsbedarf. Ob du den über ein Wartungspaket abdeckst oder anlassbezogen beauftragst, ist Geschmackssache. Ihn zu ignorieren ist keine Option, und wer ihn dir in der Kalkulation verschweigt, kalkuliert unehrlich.

Der Kostenblock, über den niemand spricht

Der größte Posten in vielen Projekten steht in keinem Angebot: deine eigene Zeit.

Jedes ernsthafte Automatisierungsprojekt braucht Menschen aus deinem Betrieb. Jemanden, der den Prozess wirklich kennt. Jemanden, der bei Datenfragen entscheidet. Jemanden, der am Ende testet.

Wenn dir jemand ein Projekt verkauft, bei dem du "nichts tun musst", dann bekommst du entweder eine Insellösung, die niemand nutzt, oder du zahlst diese Zeit später in doppelter Höhe als Korrekturschleife.

Plan das ein. In einem mittleren Projekt sind das über die Laufzeit gut und gerne mehrere Personentage bei dir im Haus.

Die Rechnung von der anderen Seite

Kosten allein sind keine Entscheidungsgrundlage. Interessant wird es im Vergleich zur Alternative, und die Alternative ist selten "nichts tun". Sie ist meistens "weiter so wie bisher" oder "jemanden einstellen".

Ein Beispiel aus einem echten Projekt: Ein Unternehmen mit über 14.000 Kunden hatte fünf Jahre gewachsenes Datenchaos. Der interne Plan war, anderthalb Mitarbeiter für zwölf Monate einzustellen, nur für die Bereinigung. Veranschlagt waren 720 Arbeitsstunden.

Gebraucht wurden am Ende 32 Stunden Gesamtarbeitszeit, in denen über 61.000 Datensätze bereinigt und über 6.000 verlorene Kontaktdaten aus alten Belegen rekonstruiert wurden.

Die relevante Frage war nie "was kostet die Automatisierung". Sie war "was kosten anderthalb Stellen über ein Jahr" - und gegen diese Zahl sieht fast jedes Projektbudget anders aus.

So rechnest du deinen eigenen Fall

Du brauchst keine Beratung, um eine erste Größenordnung zu bekommen. Drei Zahlen reichen:

1. Wie viele Stunden kostet der Prozess heute pro Monat, über alle Beteiligten?
2. Welcher Stundensatz hängt daran? Nicht das Gehalt, sondern die Vollkosten - oder besser: der Wert dessen, was diese Person stattdessen täte.
3. Welchen Anteil kannst du realistisch automatisieren? Sei ehrlich, 100 Prozent sind fast nie das Ziel. 60 bis 80 Prozent bei gleichzeitig weniger Fehlern ist ein sehr gutes Ergebnis.

Stunden mal Satz mal Anteil mal zwölf ergibt deinen Jahresnutzen. Wenn der Projektpreis darunter liegt, hat sich die Sache im ersten Jahr getragen. Liegt er deutlich darüber, ist das ein Grund für ein ehrliches Gespräch - manchmal ist der richtige Rat, es sein zu lassen oder klein anzufangen.

Wann sich Automatisierung nicht lohnt

Weil das in Agentur-Texten selten steht: Es gibt Fälle, in denen wir abraten.

• Der Prozess läuft selten. Etwas, das zwölfmal im Jahr vorkommt, automatisiert man nicht, man dokumentiert es.
• Der Prozess ändert sich gerade. Wer mitten in einem Systemwechsel automatisiert, baut zweimal.
• Die Zahlen tragen nicht. Wenn der Nutzen bei ein paar Minuten im Monat liegt, ist eine bessere Vorlage manchmal die richtige Antwort.
• Es fehlt der interne Rückhalt. Automatisierung gegen ein Team, das nicht mitzieht, scheitert zuverlässig.

Hier der kleine Merkzettel:

Was du aus dem Text mitnehmen solltest

Prozessautomatisierung ist keine Anschaffung mit einem Preisschild, sondern eine Investition mit vier Kostenblöcken und einer Gegenrechnung. Wer dir eine Pauschale nennt, ohne deinen Prozess und den Zustand deiner Daten zu kennen, nennt dir eine Hausnummer.

Wir arbeiten deshalb so: Erst das Gespräch, dann eine konkrete Größenordnung für deinen Fall. Kein Standardpaket, das niemandem passt.

Über AUTIMA: Wir bauen KI-Mitarbeiter und automatisierte Prozesse für Unternehmen, die bereits Kunden haben und mit dem eigenen Wachstum an Grenzen stoßen.

Wenn du für deinen Fall eine belastbare Größenordnung willst statt einer Hausnummer: Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir deinen Prozess und die drei Zahlen von oben gemeinsam durch. Unverbindlich, und wenn sich der Aufwand bei dir nicht rechnet, sagen wir dir das.