Welche Software brauchen Selbstständige? Website, CRM und Rechnungen im Vergleich
Daniele Latino, Geschäftsführer von Paginto, über Software für Selbstständige.
Die meisten Selbstständigen brauchen vier Dinge: eine Website, über die Anfragen hereinkommen, eine Terminbuchung, eine Kundenverwaltung und eine Möglichkeit, Angebote und Rechnungen zu schreiben. Die eigentliche Frage bei der Suche nach einer Software für Selbstständige ist nicht, welche vier Programme es sein sollen.
Die Frage ist, ob es vier sein müssen oder eines reicht.
Die kurze Antwort: einzelne Programme oder eine Plattform
Wer wenige Anfragen im Monat bearbeitet, allein arbeitet und seine Abläufe im Kopf hat, fährt mit einzelnen Programmen gut. Ab etwa zwanzig Anfragen im Monat oder sobald eine zweite Person mitarbeitet, kostet das Hin und Her zwischen den Programmen mehr Zeit als die Software kostet. Dann lohnt sich eine Plattform, in der die Schritte zusammenhängen.
Der Preisunterschied entscheidet selten. Was entscheidet, sind die Übergaben zwischen den Programmen.
Die Kernaussage des Artikels in einem Satz.
Website, Terminbuchung, CRM und Rechnungen: die vier Bausteine
Die Website. Sie ist der Ort, an dem Interessierte landen. Wer eine Website erstellen oder eine Homepage erstellen möchte, greift heute meist zu einem Website Baukasten, weil Hosting, SSL und Domain darin enthalten sind und keine Programmierkenntnisse nötig sind.
Anfragen und Termine. Ein Kontaktformular liefert einen Namen und einen Satz Text. Ein durchdachter Anfrageweg mit den richtigen Fragen liefert dagegen alles, was man für ein Angebot braucht: Umfang, Zeitrahmen, Budget, oft auch ein Foto. Dazu kommt die Online Terminbuchung, damit Interessierte selbst einen freien Termin wählen, statt dreimal hin und her zu schreiben.
Die Kundenverwaltung. Irgendwann reicht die Tabelle nicht mehr. Ein CRM System zeigt, in welcher Phase ein Kontakt steckt, was zuletzt besprochen wurde und was als Nächstes ansteht. Wer nach CRM Software sucht, sucht in Wahrheit meist nach genau dieser Übersicht, nicht nach Funktionsumfang.
Angebote und Rechnungen. Hier arbeiten die meisten mit einem eigenen Rechnungsprogramm, oft getrennt vom Rest.
Dazu kommt bei vielen ein fünfter Baustein, der erst später auftaucht: ein Onlineshop für Produkte oder digitale Produkte, oder ein eigener Bereich für Kunden.
Einzelne Programme und eine Plattform im Vergleich.
Einzelne Programme und Plattform im direkten Vergleich
| Kriterium | Einzelne Programme | Eine Plattform |
| Einrichtung | Jedes Programm einzeln, dafür sofort nutzbar | Einmal gründlich, dann fertig |
| Laufende Kosten | Vier kleine Beträge, in Summe oft höher als gedacht | Ein Betrag, meist günstiger als die Summe |
| Weg der Daten | Von Hand, drei Übergaben je Auftrag | Automatisch, von der Anfrage bis zur Rechnung |
| Zusammenarbeit | Jede Person sieht nur ihren Ausschnitt | Alle sehen denselben Stand |
| Spezialfunktionen | Stark, jedes Programm kann in seinem Feld mehr | Solide, aber selten Spitze in einem Einzelfeld |
| Anbieterwechsel | Einzeln möglich, dafür mehrfach nötig | Alles auf einmal, dafür in einem Schritt |
Die Zeile, die in der Praxis den Ausschlag gibt, ist die dritte.
Was eine Software für Selbstständige wirklich kostet
Rechnet man vier Einzelprogramme zusammen, landet man je nach Anbieter und Tarif schnell im unteren dreistelligen Bereich pro Jahr, oft deutlich darüber. Diese Summe ist aber nicht der eigentliche Kostenblock, und genau das wird bei der Entscheidung meist übersehen.
Der eigentliche Aufwand liegt in den Übergaben. Eine Anfrage kommt über das Formular. Jemand liest sie, legt den Kontakt im CRM an, überträgt die Angaben, sucht später die Daten wieder heraus, um ein Angebot zu schreiben, und tippt sie ein drittes Mal in die Rechnung. Drei Übergaben pro Auftrag, jede davon von Hand, jede davon eine Stelle, an der etwas verloren geht oder falsch abgetippt wird.
Rechnen wir vorsichtig: fünf Minuten pro Übergabe, drei Übergaben, macht eine Viertelstunde pro Auftrag. Bei fünf Aufträgen im Monat ist das kaum spürbar. Bei dreißig Aufträgen sind es siebeneinhalb Stunden im Monat, also fast ein ganzer Arbeitstag, jeden Monat, für Arbeit, die niemand bezahlt.
Dazu kommt ein zweiter Effekt, der schwerer zu messen ist: Was nicht an einem Ort steht, wird nicht nachgehalten. Kundenanfragen, die im Posteingang liegen bleiben, sind der häufigste stille Umsatzverlust bei Selbstständigen. Keine Leadgenerierung der Welt hilft, wenn die Anfrage danach zwischen zwei Programmen verschwindet.
Wann einzelne Programme die bessere Wahl sind
Es gibt gute Gründe, bei getrennten Programmen zu bleiben.
Wer in einem Bereich besondere Anforderungen hat, etwa eine Buchhaltung mit vielen Sonderfällen oder eine Terminplanung mit komplizierten Ressourcen und Schichten, fährt mit einem spezialisierten Programm besser als mit dem Modul einer Plattform. Spezialisten können in ihrem Feld mehr, das gilt bei Software wie überall.
Bei wenigen, dafür großen Aufträgen braucht es keine Automatik. Bei vier Projekten im Jahr ist jede Übergabe von Hand schneller erledigt als eingerichtet.
Eingespielte Abläufe, die funktionieren, sollte man ohnehin nicht aus Prinzip umbauen. Eine Umstellung kostet Zeit, die sich erst über Monate zurückzahlt. Wer mitten in einem großen Projekt steckt, verschiebt sie besser.
Wann sich eine All-in-One-Plattform rechnet
Umgekehrt gibt es klare Schwellen, ab denen das Zusammenlegen sinnvoll wird.
Sobald regelmäßig Anfragen hereinkommen, etwa zwanzig im Monat oder mehr, zahlt sich jede eingesparte Übergabe mehrfach aus. Sobald eine zweite Person mitarbeitet, braucht es einen gemeinsamen Stand, sonst entstehen zwei Wahrheiten und irgendwann zwei Angebote an denselben Kunden. Und sobald Angebote und Rechnungen direkt aus dem Kundenkontakt entstehen sollen, hört die Trennung ohnehin auf, praktisch zu sein.
Ein eigener Bereich für Kunden ist ein weiterer Grund, etwa ein Mitgliederbereich für Kurse, eine Schulungsplattform für Mitarbeiter oder ein Kundenportal mit Unterlagen. Als separate Lösung ist das aufwendig und teuer. Als Teil einer Plattform ist es meist eine Einstellung.
Kundendaten mitnehmen: der Punkt, an den kaum jemand denkt
Jede dieser Entscheidungen bindet Daten. Kundendaten, Angebotshistorie, Rechnungen, bei einer Website zusätzlich Inhalte und Struktur.
Vor der Entscheidung gehört deshalb eine unbequeme Frage gestellt: Komme ich da wieder raus? Konkret heißt das, ob sich Kontakte und Rechnungen als Datei exportieren lassen, ob die eigene Domain einem selbst gehört und ob die Inhalte der Website in einer Form vorliegen, mit der man woanders weiterarbeiten kann.
Anbieter, die darauf keine klare Antwort geben, haben die Antwort schon gegeben.
Fünf Fragen vor der Entscheidung
- Wie viele Anfragen bearbeite ich im Monat, und wie oft tippe ich dieselben Daten ein zweites Mal ab?
- Arbeitet jemand mit, oder wird das in den nächsten zwölf Monaten so sein?
- Habe ich in einem der Bereiche eine Anforderung, die ein Spezialprogramm wirklich braucht?
- Komme ich jederzeit an meine Kundendaten heran, wenn ich den Anbieter wechsle?
- Was kostet mich eine Anfrage, die liegen bleibt, und wie oft passiert das?
Die vierte Frage wird am häufigsten vergessen und ist die wichtigste. Wer Kundendaten nicht exportieren kann, hat sich entschieden, ohne es zu merken.
Fünf Fragen vor der Entscheidung.
Häufige Fragen
Welche Software brauchen Selbstständige wirklich?
Vier Bausteine decken bei den meisten alles ab: eine Website, ein Weg für Anfragen und Termine, eine Kundenverwaltung und Angebote mit Rechnungen. Alles andere ist Ergänzung. Die Frage ist nicht, welche Programme es gibt, sondern welcher dieser vier Schritte bei dir gerade hängt.
Was kostet Software für Selbstständige im Monat?
Einzeln gekauft summieren sich Website, Terminkalender, CRM und Rechnungsprogramm schnell auf mehrere Abos. Als eine Plattform ist es ein Monatsbetrag statt vier, monatlich kündbar, Hosting und SSL enthalten. Vergleichbar wird es erst, wenn du bei Einzelprogrammen alle Beträge zusammenzählst.
Brauche ich als Selbstständiger wirklich ein CRM System?
Nicht von Anfang an. Solange alle Kontakte in den Kopf passen, reicht eine Tabelle. Sobald du zum zweiten Mal nachschauen musst, was mit einem Interessenten zuletzt besprochen wurde, oder sobald eine zweite Person mitliest, ist der Punkt erreicht.
Kann ich eine Website ohne Programmierkenntnisse erstellen?
Ja. Ein Website Baukasten liefert einen fertigen Aufbau, den du im Editor selbst änderst. Hosting, SSL und die Einbindung der eigenen Domain sind in der Regel enthalten. Programmierkenntnisse brauchst du erst bei Sonderwünschen, die über die Bausteine hinausgehen.
Einzelprogramme oder eine Plattform, was ist besser?
Einzelprogramme sind in ihrer Disziplin oft stärker, kosten dich aber jeden Tag die Übergänge: Daten doppelt pflegen, Zugänge verwalten, vier Rechnungen prüfen. Eine Plattform ist in Einzelteilen selten die beste, dafür geht zwischen Anfrage, Termin und Rechnung nichts verloren. Entscheide danach, wo bei dir heute die Zeit verschwindet.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich den Anbieter wechsle?
Das solltest du vor dem Vertrag klären, nicht danach. Wichtig sind drei Dinge: Export der Kontakte und Rechnungen als Datei, die eigene Domain auf den eigenen Namen, und Website-Inhalte in einer Form, die sich weiterverwenden lässt.
Fazit
Die Antwort hängt nicht am Preis, sondern an der Menge. Wenige Anfragen und eine Person: einzelne Programme reichen, und das Geld ist woanders besser aufgehoben. Regelmäßige Anfragen, ein Team oder ein eigener Kundenbereich: dann kosten die Übergaben mehr als die Software, und eine Plattform rechnet sich.
Wer den zweiten Weg geht, sollte vor allem auf zwei Dinge achten. Dass die Daten wirklich durchlaufen, von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung, ohne dass jemand dazwischen abtippt. Und dass man sie jederzeit wieder herausbekommt.
Paginto ist eine solche Plattform, in der Website, Anfragen, Terminbuchung, CRM, Angebote und Rechnungen zusammenhängen. Ob das der richtige Weg ist, entscheiden die fünf Fragen oben, nicht der Anbieter.
Daniele Latino, Geschäftsführer, Paginto