Zapier, Make oder n8n? Welches Automatisierungs-Tool brauchen Agenturinhaber & Coaches

Du willst dein Business automatisieren, aber weißt nicht, ob du auf Zapier, Make oder n8n setzen sollst? Diese Frage beschäftigt viele Coaches und Agenturinhaber – und die Antwort ist entscheidender, als du vielleicht denkst. Denn alle drei Tools haben ihre Stärken, aber auch ihre Tücken. Manuel Wörle, Gründer von automatisierungen.de, arbeitet täglich mit allen drei Plattformen und kennt die Unterschiede aus der Praxis. In diesem Ratgeber erfährst du, welches Tool für deine Anforderungen die bessere Wahl ist – und wann sich ein Wechsel lohnt.

Was können Zapier, Make und n8n eigentlich?

Alle drei Tools sind sogenannte Automatisierungsplattformen. Sie ermöglichen es dir, Daten zwischen verschiedenen Apps hin- und herzuschieben – ganz ohne Programmierkenntnisse. Ein klassisches Beispiel: Jemand trägt sich auf deiner Website ein, und diese Kontaktdaten landen automatisch in deinem CRM-System. Zusätzlich bekommst du vielleicht noch eine Slack-Benachrichtigung. Alles passiert im Hintergrund, ohne dass du einen Finger rühren musst.

Das Prinzip ist simpel: Trigger + Action = Automatisierung. Der Trigger ist das auslösende Ereignis (z.B. neue Lead-Eintragung), die Action ist die Folgehandlung (z.B. Kontakt ins CRM eintragen). Diese Logik bildet die Basis aller drei Plattformen – die Unterschiede liegen im Wie.

Der Preis-Check: Wo sparst du wirklich Geld?

Fangen wir mit dem Offensichtlichen an: den Kosten. Und hier wird es direkt spannend, denn die drei Plattformen rechnen komplett unterschiedlich ab.

Zapier bietet einen kostenlosen Plan mit 100 Tasks pro Monat – klingt verlockend, ist aber eher eine Demo. Willst du richtig loslegen, brauchst du den Professional Plan ab 19,99 Dollar pro Monat (Jahresabrechnung) für 750 Tasks. Wichtig: Jede Aktion in deiner Automatisierung zählt als Task. Ein Zap, der Daten aus einem Formular zieht, ins CRM schreibt und eine Slack-Nachricht schickt, verbraucht drei Tasks pro Durchlauf. Bei höherem Volumen steigen die Kosten schnell: 2.000 Tasks kosten schon 69 Dollar im Team-Plan, und 10.000 Tasks bewegen sich im Bereich von 600 Dollar pro Monat. Der Vorteil: Filter, Formatter und Paths zählen nicht als Tasks – das spart bei komplexen Workflows.

Make startet ebenfalls kostenlos mit 1.000 Credits pro Monat. Der Core-Plan beginnt bei rund 10,59 Dollar monatlich (Jahresabrechnung) für 10.000 Credits. Hier zählt jeder einzelne Schritt als Credit – also auch Filter und Router, anders als bei Zapier. Das relativiert den Preisunterschied etwas, aber unterm Strich bleibt Make in fast jeder Preisstufe deutlich günstiger als Zapier.

n8n verfolgt einen komplett anderen Ansatz. Es gibt eine kostenlose Open-Source-Version, die du auf deinem eigenen Server hosten kannst – mit unbegrenzten Ausführungen und ohne jede Einschränkung. Das ist der größte Kostenvorteil überhaupt, setzt aber voraus, dass jemand den Server einrichten und pflegen kann. Die Cloud-Version startet bei 24 Euro pro Monat für 2.500 Ausführungen, der Pro-Plan bei 60 Euro für 10.000. Der entscheidende Unterschied: n8n zählt pro Workflow-Ausführung, nicht pro einzelnem Schritt. Ein Workflow mit 15 Schritten, der einmal läuft, verbraucht eine einzige Ausführung. Bei Make wären das 15 Credits, bei Zapier bis zu 14 Tasks. Für komplexe Workflows ist das ein massiver Kostenvorteil.

Die Kurzfassung: Für einfache Automatisierungen ist der Preisunterschied überschaubar. Sobald du aber regelmäßig komplexe, mehrstufige Workflows betreibst, sparst du mit Make deutlich gegenüber Zapier – und mit n8n (vor allem self-hosted) nochmal deutlich gegenüber Make.

App-Vielfalt: Quantität vs. Qualität

Zapier führt hier mit über 8.000 verfügbaren App-Integrationen. Make bietet rund 3.000, und n8n kommt auf über 400 native Integrationen. Klingt nach einem klaren Vorteil für Zapier, aber in der Praxis sieht es anders aus.

Die wirklich relevanten Apps – Gmail, Google Sheets, Slack, Notion, Pipedrive, HubSpot, Airtable und Co. – sind bei allen drei Plattformen verfügbar. Zapiers Vorsprung erklärt sich einfach: Die Plattform ist am längsten am Markt. Für App-Entwickler ist es daher attraktiver, zunächst eine Zapier-Schnittstelle zu bauen.

n8n gleicht die geringere Zahl an nativen Integrationen durch einen starken HTTP-Request-Node aus. Damit kannst du im Prinzip jede API ansprechen, die eine REST-Schnittstelle hat. Für die meisten Coaches und Agenturinhaber reicht das völlig aus – du brauchst selten eine obskure Nischen-App, die nur Zapier hat.

Benutzerfreundlichkeit: Wer macht es am einfachsten?

Hier verfolgen alle drei Tools eine unterschiedliche Philosophie, und das ist für die Entscheidung oft der wichtigste Faktor.

Zapier arbeitet mit einem linearen Aufbau: Trigger definieren, Actions hinzufügen – Step by Step. Für einfache Automatisierungen ist das extrem intuitiv und in wenigen Minuten aufgesetzt. Zapier hat mittlerweile auch Tables (eine eingebaute Datenbank), Forms und einen KI-Copiloten integriert, der dir beim Erstellen von Workflows hilft. Für den Einstieg ist Zapier nach wie vor am schnellsten. Sobald du aber Filter, verschiedene Pfade oder Schleifen brauchst, wird die lineare Struktur schnell unübersichtlich.

Make setzt auf eine visuelle Darstellung mit Modulen, die du per Drag & Drop anordnest – wie ein Flussdiagramm. Filter werden zwischen den Modulen platziert, verschiedene Pfade entstehen durch Router. Gerade bei komplexen Workflows mit Verzweigungen und Abhängigkeiten ist Make deutlich übersichtlicher als Zapier. Außerdem bietet Make seit Ende 2025 auf allen Bezahl-Plänen die Möglichkeit, eigene KI-Provider (OpenAI, Claude, Gemini) über API-Key anzubinden – das macht es besonders flexibel für KI-gestützte Automatisierungen.

n8n ist visuell ähnlich aufgebaut wie Make – auch hier baust du Workflows auf einer Arbeitsfläche mit Nodes zusammen. Die Oberfläche ist etwas technischer, bietet aber auch mehr Kontrolle. Der entscheidende Unterschied: n8n hat eingebaute Code-Nodes für JavaScript und Python. Wenn du an einer Stelle in der Automatisierung eigenen Code brauchst, machst du das direkt in n8n – ohne Drittanbieter. Außerdem hat n8n mittlerweile einen starken Fokus auf KI-Workflows gelegt, mit nativen Nodes für LLMs und AI-Agents. Die Lernkurve ist steiler als bei Make und deutlich steiler als bei Zapier – aber wenn du einmal drin bist, bist du flexibler.

Die ehrliche Einschätzung für Agenturen und Coaches: Wenn dein Team keinen technischen Hintergrund hat, ist Make der beste Kompromiss aus Flexibilität und Bedienbarkeit. Zapier ist der schnellste Einstieg, wird aber bei Komplexität zum Hindernis. n8n ist das mächtigste Tool, setzt aber voraus, dass jemand im Team bereit ist, sich reinzufuchsen – oder du hast einen Dienstleister, der es für dich aufsetzt.

KI-Features und Custom Code

Alle drei Plattformen haben 2025 und 2026 massiv in KI-Funktionen investiert. Zapier hat seinen Copiloten, der Zaps per natürlicher Sprache erstellen kann, und bietet mit Zapier MCP die Möglichkeit, KI-Modelle direkt als Werkzeug in Workflows einzubinden. Make hat native Module für OpenAI, Claude und Gemini sowie eigene AI Agents und ein AI Toolkit. n8n geht hier am weitesten: Es bietet native LLM-Nodes, AI-Agent-Unterstützung und lässt sich dank seiner Open-Source-Natur am flexibelsten in eigene KI-Architekturen integrieren.

Beim Thema Custom Code hat n8n klar die Nase vorn: JavaScript- und Python-Code kannst du direkt in der Plattform schreiben und ausführen. Zapier bietet das mit „Code by Zapier" ebenfalls nativ an. Bei Make brauchst du für Custom Code in der Regel Drittanbieter oder HTTP-Requests – das funktioniert, ist aber weniger elegant.

Für die meisten Coaches und Agenturinhaber ist Custom Code allerdings kein Entscheidungskriterium – im Alltag brauchst du das eher selten.

Datenschutz: Ein Thema für den DACH-Raum

Kurzer aber wichtiger Punkt: n8n hat einen klaren Vorteil in Sachen Datenschutz. Die Cloud-Server stehen in Frankfurt, und mit der Self-Hosted-Version behältst du die volle Kontrolle über deine Daten – sie verlassen nie deinen eigenen Server. Für Agenturen, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten oder DSGVO-kritische Prozesse automatisieren, kann das ein entscheidender Faktor sein.

Zapier und Make hosten primär in den USA, bieten aber für Enterprise-Kunden auch EU-Optionen an. Für die allermeisten Anwendungsfälle im Agentur- und Coaching-Bereich ist das kein Dealbreaker, aber es ist gut zu wissen.

Fazit: Welches Tool passt zu dir?

Zapier ist die richtige Wahl, wenn du schnell und ohne Vorkenntnisse loslegen willst, hauptsächlich einfache, lineare Automatisierungen brauchst, und auf eine maximale App-Auswahl (8.000+) angewiesen bist. Der Preis ist höher, aber du sparst Zeit beim Aufbau. Zapier ist der Platzhirsch – und für viele der schnellste Weg zur ersten Automatisierung.

Make überzeugt, wenn du regelmäßig mit Automatisierungen arbeitest und komplexere Workflows aufbauen möchtest, auf ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis achtest, und eine visuelle, übersichtliche Oberfläche bevorzugst. Make ist in den meisten Fällen unsere Empfehlung für Agenturen und Dienstleister – der beste Kompromiss aus Leistung, Preis und Bedienbarkeit.

n8n ist die Wahl für technisch versierte Teams oder wenn du einen Dienstleister hast, der die Einrichtung übernimmt. Die Self-Hosted-Option ist unschlagbar günstig (praktisch kostenlos), die Ausführungs-basierte Abrechnung spart bei komplexen Workflows massiv Geld, und du behältst die volle Kontrolle über deine Daten. n8n ist das mächtigste der drei Tools – aber auch das anspruchsvollste.

Mein Tipp: Teste alle drei Plattformen mit einer konkreten Automatisierung aus deinem Alltag. Du wirst schnell merken, welches Tool zu deiner Arbeitsweise passt. Für die meisten Agenturen und Coaches wird das Make sein. Wenn du aber ein Team hast, das technisch fit ist, oder einen Automatisierungspartner wie uns an der Seite hast, lohnt sich der Blick auf n8n – vor allem langfristig.