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Poolbau-Anfragen automatisiert: bis zu 30 Stunden weniger Aufwand pro Woche
Garten- und Poolbau Fabiano Rohsmöller bündelt Anfragen und automatisiert zentrale Schritte vom Erstkontakt bis zur Bewertungsanfrage. Marvin Taute schätzt, dass dadurch in der Hochsaison 20 bis 30 Stunden Büroaufwand pro Woche entfallen könnten.
Weniger Aufwand im Anfrageprozess
Für die Hochsaison schätzt Marvin Taute eine Zeitersparnis von 20 bis 30 Stunden pro Woche. Die Zahl ist eine Einschätzung.
In der Hochsaison gingen bei Garten- und Poolbau Fabiano Rohsmöller zeitweise 10 bis 12 Anfragen pro Tag ein. Marvin Taute war der einzige Büroangestellte und musste neben den übrigen Büroaufgaben auch Leads erfassen, E-Mails versenden, Kontakte nachtelefonieren und den Bearbeitungsstand im Blick behalten.
Die Informationen lagen nicht durchgängig an einem zentralen Ort. Wer bereits welche Nachricht erhalten hatte oder noch kontaktiert werden musste, wurde dadurch zunehmend schwer zu überblicken.
Das hatte konkrete Folgen: Die Lead-Bearbeitung beanspruchte so viel Zeit, dass normale Büroaufgaben zurückstanden. Nach Urlaub oder Krankheit wurde es zusätzlich schwierig, den Rückstand aufzuholen. Gleichzeitig kostete die manuelle Suche nach passenden Vor-Ort-Terminen Zeit und erschwerte die Planung.
Das ursprüngliche Ziel war, jede neue Anfrage automatisch mit einer Infomail zu beantworten und die Kontaktdaten samt Poolwunsch zentral festzuhalten. Daraus wurde der Anspruch, den gesamten Anfrageprozess übersichtlich und mit möglichst wenigen manuellen Zwischenschritten abzubilden.
Erfolgreich sollte die Lösung sein, wenn Anfragen aus unterschiedlichen Kanälen an einem Ort zusammenlaufen, der Bearbeitungsstand jederzeit sichtbar ist und geeignete Kunden einfacher einen passenden Vor-Ort-Termin erhalten. Auch die Übergabe qualifizierter Kontakte an Plancraft und die Bewertungsanfrage nach Projektabschluss sollten in den Ablauf eingebunden sein.
Anfragen aus Facebook-Werbung und dem Website-Formular landen automatisch in einer zentralen Datenbank. Eingehende E-Mails werden von einem KI-Agenten ausgelesen und ebenfalls dort erfasst. Neue Kontakte erhalten automatisch eine Infomail; fehlende Adressdaten werden strukturiert nachgefragt und die Qualifizierung ist zentral nachvollziehbar.
Für geeignete Interessenten prüft ein Terminvorschlag den Kalender des Chefs, berücksichtigt Entfernungen und schlägt drei möglichst zeitnahe, passende Termine vor. Nach der Auswahl werden Bestätigung und Kalendereintrag automatisiert erstellt. Ein Statuswechsel übergibt qualifizierte Kontakte samt Projekt an Plancraft; nach Projektabschluss wird eine individuelle Bitte um eine Google-Bewertung versendet.
So kann das Büro den Bearbeitungsstand schneller überblicken und der Chef hat ebenfalls Zugriff auf die Lead-Daten. Die manuelle Kalenderprüfung und Listenpflege werden reduziert. Für die Hochsaison schätzt Marvin Taute eine mögliche Zeitersparnis von 20 bis 30 Stunden pro Woche.
Mach aus Anfragen einen Ablauf, der mitarbeitet
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