HybridFluss
5.000 alte Kontakte. 7 Kunden zurück.
Über 5.000 Kontakte aus 20 Jahren, keine Zeit, sie durchzugehen. Eine KI hat jeden Kontakt geprüft, die Datenbank bereinigt und rund 1.500 verifizierte Kontakte persönlich angeschrieben, mit Nachfassen. Der Vertrieb kam erst bei einer Antwort ins Spiel. Ergebnis: 7 frühere Kunden sind wieder aktiv.
Ein Monat, eine saubere Datenbank, 7 Kunden zurück
Die KI hat über 5.000 Kontakte geprüft, veraltete Einträge aussortiert und rund 1.500 verifizierte Kontakte persönlich angeschrieben. Der Vertrieb hat nur noch mit Antworten gearbeitet. 7 frühere Kunden kaufen wieder bei Alpha.
„Was ein Mitarbeiter alles weiß, merkst du erst, wenn er weg ist. Wir haben das ein paar Mal hintereinander gemerkt, und es hat wehgetan. Heute hat jede Abteilung ihren eigenen KI-Assistenten mit dem Wissen unserer Leute. Wer was wissen will, fragt den und muss nicht mehr im Haus rumtelefonieren. Die Einsatzanweisungen schreibt inzwischen die KI, gleich in der richtigen Sprache für unsere Leute vor Ort. Einer von uns schaut drüber und gibt frei. Das sind 12 Anweisungen die Woche, die früher jedes Mal eine gute Stunde Handarbeit waren. Dann unsere alten Kontakte. In 20 Jahren sammelt sich einiges an, und keiner hatte Zeit, das durchzugehen. Die KI hat erst geprüft, bei wem sich ein Anschreiben überhaupt lohnt, und dann haben wir angeschrieben. 7 Kunden sind dadurch wieder aktiv geworden, ohne dass sich jemand wochenlang durch Listen quälen musste. Unser CRM hat Louis mit KI neu aufgestellt, sodass der Vertrieb nicht mehr bei null anfängt. Und die Mails sortiert jetzt auch die KI und schickt sie an den, der zuständig ist. Die Zusammenarbeit von den Schulungen, Workshops bis hin zur Implementierung und Betreuung waren top!“
Vollständige Bewertung lesen„Was ein Mitarbeiter alles weiß, merkst du erst, wenn er weg ist. Wir haben das ein paar Mal hintereinander gemerkt, und es hat wehgetan. Heute hat jede Abteilung ihren eigenen KI-Assistenten mit dem Wissen unserer Leute. Wer was wissen will, fragt den und muss nicht mehr im Haus rumtelefonieren.
Die Einsatzanweisungen schreibt inzwischen die KI, gleich in der richtigen Sprache für unsere Leute vor Ort. Einer von uns schaut drüber und gibt frei. Das sind 12 Anweisungen die Woche, die früher jedes Mal eine gute Stunde Handarbeit waren.
Dann unsere alten Kontakte. In 20 Jahren sammelt sich einiges an, und keiner hatte Zeit, das durchzugehen. Die KI hat erst geprüft, bei wem sich ein Anschreiben überhaupt lohnt, und dann haben wir angeschrieben. 7 Kunden sind dadurch wieder aktiv geworden, ohne dass sich jemand wochenlang durch Listen quälen musste.
Unser CRM hat Louis mit KI neu aufgestellt, sodass der Vertrieb nicht mehr bei null anfängt. Und die Mails sortiert jetzt auch die KI und schickt sie an den, der zuständig ist.
Die Zusammenarbeit von den Schulungen, Workshops bis hin zur Implementierung und Betreuung waren top!“
In 20 Jahren sammelt ein Betrieb viele Kontakte. Bei Alpha Industrieservice waren es über 5.000 Ansprechpartner in der Datenbank, darunter viele frühere Kunden. Allen war klar, dass dort Aufträge liegen. Nur hatte im Tagesgeschäft niemand Zeit, sich systematisch darum zu kümmern.
Von September 2025 bis Februar 2026 hat ein Vertriebsmitarbeiter die Kontakte einzeln angeschrieben. Dabei zeigte sich schnell das eigentliche Problem: Ein großer Teil der Daten stimmte nicht mehr. Firmen gab es nicht mehr, Ansprechpartner hatten gewechselt, E-Mail-Adressen liefen ins Leere. Jede dieser Nachrichten war Arbeitszeit ohne Chance auf eine Antwort.
Dazu kommt das Nachfassen. Wer auf die erste Nachricht nicht antwortet, braucht eine zweite und dritte. Von Hand ist das bei Tausenden Kontakten nicht zu schaffen, also blieb es meist bei einem Versuch.
Die gesamte Datenbank auf einen aktuellen Stand bringen, ohne dass ein Mensch jeden Eintrag prüft.
Nur Kontakte anschreiben, die es noch gibt, mit einer funktionierenden Adresse.
Jeden früheren Kunden persönlich ansprechen, mit Bezug auf die letzte Zusammenarbeit, nicht mit einem Serienbrief.
Nachfassen automatisch erledigen, damit niemand Listen führen muss.
Den Vertrieb nur dann einbinden, wenn ein Kontakt antwortet.
Schritt 1: Prüfen, bevor jemand Zeit investiert. Die KI hat jeden der über 5.000 Kontakte geprüft. Für das Unternehmen: Gibt es die Firma noch, ist die Domain aktiv, was steht aktuell im Impressum, stimmen die Standorte? Für die Person: Ist die E-Mail-Adresse noch zustellbar, und passt der Abgleich mit LinkedIn, also ist der Ansprechpartner noch dort und in welcher Rolle? Knapp 40 Prozent fielen schon bei der Firmenprüfung heraus, weitere bei der Prüfung von Person und Adresse. Übrig blieben rund 1.500 verifizierte Kontakte.
Schritt 2: Persönlich anschreiben. In der Datenbank stand zu vielen Kontakten, was zuletzt gekauft oder beauftragt wurde und welches Projekt gelaufen ist. Die KI hat diese Informationen für jeden der rund 1.500 Kontakte ausgewertet und daraus einen eigenen Text für genau diesen Ansprechpartner geschrieben. Keine Vorlage mit ausgetauschtem Namen, sondern eine Nachricht, die an die letzte Zusammenarbeit anknüpft.
Schritt 3: Nachfassen ohne Handarbeit. Wer nicht geantwortet hat, bekam automatisch eine Folgenachricht, ebenfalls von der KI geschrieben. Ein Mensch kam erst ins Spiel, wenn eine Antwort kam: bei kein Bedarf zur Kenntnis, bei Interesse mit Übergabe an den Vertrieb.
Schritt 4: Der Vertrieb übernimmt. Der Vertriebsmitarbeiter hat sich nur noch um positive Rückmeldungen gekümmert: Gespräch führen, Angebot, Auftrag. Keine Listen, keine Recherche, kein Nachfassen.
Ergebnis: Nach einem Monat war die gesamte Datenbank geprüft und bereinigt. 7 frühere Kunden sind wieder aktiv geworden, daraus sind neue Aufträge entstanden. Kontakte, die gerade keinen Bedarf hatten, sind trotzdem wieder in der Pipeline, mit aktuellem Ansprechpartner und gültiger Adresse. Alpha ist bei seinen früheren Kunden wieder sichtbar, und der Vertrieb arbeitet seitdem mit Daten, die stimmen.
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