Eine Stunde am Tag zurück. Für den Vertrieb.

HPS Agency baut Marketing- und Vertriebssysteme für andere Unternehmen. Im eigenen Haus lag ein großer Teil der Verwaltung beim Geschäftsführer selbst: Angebote nach jedem Gespräch schreiben, Verträge verschicken, das CRM pflegen, die Cashflow-Tabelle aktuell halten, Belege für die Buchhaltung.

Jede dieser Aufgaben lief in einem eigenen Tool. Keines wusste vom anderen, also musste Harnoor Singh die Informationen von Hand von einem ins nächste tragen. Das ist keine schwierige Arbeit, aber sie kostet jeden Tag Zeit. Und es ist genau die Zeit, die im Vertrieb fehlt, also dort, wo der Geschäftsführer den größten Hebel hat.

• Alle Tools des Unternehmens an einer Stelle zusammenführen, damit Informationen nicht mehr von Hand übertragen werden.
• Wiederkehrende Verwaltung an KI abgeben: Angebote, Zahlen, Pflege der Kundendaten.
• Ein System, das das Unternehmen kennt und mit jeder Aufgabe besser wird.
• Die Zeit des Geschäftsführers dorthin lenken, wo sie Umsatz bringt: in den Vertrieb.
• Keine Blackbox: Der Geschäftsführer soll verstehen, wie das System arbeitet, und es ohne Dienstleister selbst weiterentwickeln können.

Schritt 1: Alles an einen Ort. Gemeinsam mit HybridFluss hat HPS Agency ein KI-Betriebssystem auf Basis von Claude aufgebaut. Daran hängen heute alle wichtigen Tools: Buchhaltung, Angebotserstellung, DocuSign für Verträge, das CRM und weitere. Das System sieht, was in jedem Tool passiert, und kann selbst darin arbeiten.

Schritt 2: Das Unternehmen kennenlernen. Das System hat Kontext über HPS Agency bekommen: Leistungen, Preise, Abläufe, wie Angebote aussehen sollen. Damit arbeitet es nicht wie ein allgemeiner Chatbot, sondern wie jemand, der den Betrieb kennt.

Schritt 3: Arbeitsanweisungen für wiederkehrende Aufgaben. Für jede wiederkehrende Aufgabe gibt es eine eigene Arbeitsanweisung, einen sogenannten Skill. Nach einem Kundengespräch schreibt das System das Angebot. Die Cashflow-Tabelle füllt sich aus Buchhaltung und Verträgen von selbst. Kundendaten im CRM bleiben aktuell, ohne dass jemand sie nachträgt.

Schritt 4: Befähigen statt abhängig machen. Gebaut wurde nicht hinter verschlossener Tür, sondern gemeinsam. Harnoor Singh weiß, wie Kontext, Anbindungen und Arbeitsanweisungen zusammenspielen, und schreibt neue Arbeitsanweisungen selbst. Nach der Zusammenarbeit im Juli 2026 hat er sein KI-Betriebssystem eigenständig ausgebaut.

Ergebnis. Die Verwaltung läuft im Hintergrund. Harnoor Singh prüft und gibt frei, statt selbst zu tippen. Er gewinnt damit jeden Tag mindestens eine Stunde, gebündelt statt in Minutenstücken über den Tag verteilt, und steckt sie in den Vertrieb. Und das System wächst mit, weil er es selbst erweitert: Jede neue Aufgabe, die wiederkehrt, bekommt ihre eigene Arbeitsanweisung, ohne dass er dafür jemanden beauftragen muss.