200 Stunden/Monat gespart: KI automatisiert Entsorgungsprozess bei den Schütz WERKE

Schütz Werke entsorgt auf dem Werksgelände IBCs (Intermediate Bulk Container) nach geltenden Umweltschutzbestimmungen. Dafür müssen die Inhalte identifiziert und die passenden Sicherheitsdatenblätter (SDB) recherchiert, auf Aktualität geprüft und bei Bedarf beim abgebenden Betrieb angefragt werden.

Der Prozess war stark manuell: Informationen lagen teils in internen Datenbanken, teils mussten sie über ein E-Mail-Sammelpostfach angefragt werden. Parallel trafen zugehörige Meldungen in SAP ein. Fachkräfte ordneten Anfragen, prüften Versionen der SDBs und pflegten Daten über mehrere Systeme hinweg – zeitintensiv und fehleranfällig.

Die Auswirkungen: verzögerte Disposition in der Entsorgungspipeline, hoher Koordinationsaufwand und das Risiko, mit veralteten Dokumenten zu arbeiten. Wertvolle Fachzeit floss in repetitive Rechercheschritte statt in qualifizierte Entscheidungen und die operative Planung.

Ziel war ein klar definierter Quick Win mit hoher interner Wirkung und realistischem Aufwand. Im Mittelpunkt stand ein digitalisierter, KI-gestützter Prozess für die Entsorgungsvorbereitung.

• Eingehende E-Mails und SAP-Meldungen automatisch erfassen und zuordnen
• SDB-Recherche automatisieren, Aktualität prüfen und strukturiert bereitstellen
• Dispositionssicherheit der Entsorgungspipeline erhöhen und Durchlaufzeiten senken
• Einsparpotenzial und Investitionsbedarf belastbar schätzen
• Compliance und Prozessgovernance entlang der Umweltschutzanforderungen sicherstellen

Im AI Design Sprint führte Niologic mit Fachabteilung, CIO-Department und dem KI-Bereich einen fokussierten Scoping- und Prozessworkshop durch. Ergebnis war ein vollständig überarbeiteter, digitaler Zielprozess mit klarer Rollen- und Systemlogik.

Der neue Prozess greift automatisch auf eingehende E-Mails im Sammelpostfach und SAP-Meldungen zu, identifiziert relevante Fälle, recherchiert Sicherheitsdatenblätter aus internen Quellen oder stößt externe Anfragen an, prüft Versionen und übergibt strukturierte Informationen an die Fachabteilung.

Gemeinsam mit dem interdisziplinären Team wurde das Nutzenpotenzial bewertet: Die Optimierung spart bis zu 200 Stunden manuellen Aufwand pro Monat ein. Das Vorhaben qualifizierte sich als Quick Win – hoher interner Nutzen bei mittleren bis geringen Umsetzungskosten.

Eine technische Hürde, die Anbindung an das Microsoft-Exchange-Sammelpostfach, wurde zusammen mit der internen IT erfolgreich gelöst. Das Ergebnis: weniger Koordination, schnellere Entscheidungen und eine planbarere Entsorgungspipeline.