Raphael Räckers hilft Agenturen dabei, ihre Kundenarbeit nach dem Verkauf zu automatisieren.
Viele Agenturen können gut neue Kunden gewinnen. Das eigentliche Problem beginnt aber danach: Sobald ein neuer Kunde unterschrieben hat, startet im Hintergrund wieder sehr viel Handarbeit.
Informationen aus dem Erstgespräch müssen gesucht werden. Onboarding-Fragen sind nicht vollständig beantwortet. Der Kundenavatar muss manuell erstellt werden. Meta Ads werden von Hand vorbereitet. Werbetexte, Newsletter oder LinkedIn-Beiträge werden jedes Mal neu geschrieben. Aufgaben werden händisch verteilt. Daten werden von einem Tool ins nächste kopiert. Und wenn KI genutzt wird, passiert das oft nur per Copy-Paste in ChatGPT.
Das kostet Zeit, verursacht Fehler und sorgt dafür, dass der Agenturinhaber ständig selbst eingreifen muss.
Viele Agenturen denken dann: „Wir brauchen mehr Mitarbeiter.“
Das klingt logisch, löst aber nicht das eigentliche Problem.
Wenn der Ablauf chaotisch ist, wird der Chaos-Prozess nur auf mehr Menschen verteilt. Dann gibt es mehr Rückfragen, mehr Abstimmung, mehr Übergaben und mehr Dinge, die kontrolliert werden müssen. Mehr Kunden bedeuten dann zwar mehr Umsatz, aber auch mehr Stress im Fulfillment.
Wir lösen das anders.
Mit unserer AFA-Strategie, also „Automatisiertes Fulfillment für Agenturen“, schauen wir uns zuerst genau an, wie eine Agentur ihre Kunden aktuell abarbeitet. Wir prüfen Schritt für Schritt, was nach einem neuen Kundenabschluss passiert: Welche Informationen werden gebraucht? Wo bleiben Aufgaben liegen? Welche Tools sind im Einsatz? Welche Arbeit wiederholt sich ständig? Und wo muss der Inhaber immer wieder selbst einspringen?
Danach bauen wir daraus klare Workflows in n8n. Das bedeutet: Wir verbinden die bestehenden Tools der Agentur miteinander, damit Informationen automatisch an die richtige Stelle weitergegeben werden.
Zum Beispiel können Onboarding-Daten automatisch sortiert werden. Aufgaben können automatisch erstellt werden. Briefings können vorbereitet werden. Kundeninformationen können an CRM, Notion, Google Drive, Slack oder andere Systeme weitergegeben werden. Und KI kann dort eingebaut werden, wo sie wirklich Arbeit abnimmt, statt nur als loses Chatfenster genutzt zu werden.
Wichtig ist: Wir verkaufen keine Standard-Software von der Stange. Wir bauen einen Ablauf, der zur Agentur passt und mit den vorhandenen Tools funktioniert.
Am Ende soll das Fulfillment nicht mehr davon abhängen, dass eine bestimmte Person alles im Kopf hat. Der Prozess soll klar sein. Das Team soll wissen, was als Nächstes passiert. Wiederkehrende Arbeit soll automatisch vorbereitet werden. Und der Inhaber soll nicht mehr ständig im Tagesgeschäft feststecken.
Das Ziel ist einfach: Agenturen sollen mehr Kunden gleichzeitig betreuen können, ohne dass alles manuell erledigt werden muss.
Kurz gesagt: Raphael Räckers macht aus manuellem Agentur-Fulfillment einen klaren, automatisierten Ablauf. Dadurch sparen Agenturen Zeit, reduzieren Fehler und schaffen eine bessere Grundlage, um profitabel zu wachsen.
