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Social-Recruiting-Agentur: 3–4x mehr Workload mit demselben Team durch AI & Prozessautomatisierung
Dank stefanmueller.ai konnte Emploi seine Prozesse von Grund auf strukturieren und vollständig automatisieren. Das Onboarding dauert heute 2 Tage statt 2–3 Wochen. Mit demselben Team wird der 3- bis 4-fache Workload gestemmt - bei klarer Struktur und minimalem Aufwand.
3–4x mehr Kapazität mit demselben Team
Emploi kann heute mit exakt derselben Mannschaft den drei- bis vierfachen Workload stemmen. Das Kunden-Onboarding wurde von 2–3 Wochen auf 2 Tage reduziert – ein vollständig strukturierter, automatisierter Prozess von A bis Z.
„Wir arbeiten nun schon seit mehreren Jahren mit Stefan zusammen und sind absolut begeistert von seiner Arbeit. Er hat für unsere Recruiting- und Marketing-Agentur diverse Automatisierungen aufgesetzt, die unseren Arbeitsalltag enorm erleichtern. Besonders hervorheben möchte ich, wie er unseren Workflow in eine nahtlose Pipeline transformiert hat. Sobald ein Projekt vom Vertrieb abgeschlossen wird, wird es nun vollautomatisch in unserem Projektmanagement-System ClickUp angelegt. Je nach Projektphase werden die passenden Tasks selbstständig generiert – das spart uns unglaublich viel Zeit im Projektmanagement. Auch im Fulfillment hat Stefan für uns stark weitergeholfen. Beispielsweise können wir nun über Airtable Werbetexte, Copies und Landingpage-Texte für unsere Funnels generieren. Hätten wir Stefan nicht an Bord geholt, würden wir heute wahrscheinlich noch in manuellen Aufgaben ertrinken. Wer seine Prozesse auf das nächste Level heben und stark automatisieren möchte, ist bei Stefan genau an der richtigen Adresse. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit!“
Vollständige Bewertung lesen„Wir arbeiten nun schon seit mehreren Jahren mit Stefan zusammen und sind absolut begeistert von seiner Arbeit. Er hat für unsere Recruiting- und Marketing-Agentur diverse Automatisierungen aufgesetzt, die unseren Arbeitsalltag enorm erleichtern.
Besonders hervorheben möchte ich, wie er unseren Workflow in eine nahtlose Pipeline transformiert hat. Sobald ein Projekt vom Vertrieb abgeschlossen wird, wird es nun vollautomatisch in unserem Projektmanagement-System ClickUp angelegt. Je nach Projektphase werden die passenden Tasks selbstständig generiert – das spart uns unglaublich viel Zeit im Projektmanagement.
Auch im Fulfillment hat Stefan für uns stark weitergeholfen. Beispielsweise können wir nun über Airtable Werbetexte, Copies und Landingpage-Texte für unsere Funnels generieren.
Hätten wir Stefan nicht an Bord geholt, würden wir heute wahrscheinlich noch in manuellen Aufgaben ertrinken. Wer seine Prozesse auf das nächste Level heben und stark automatisieren möchte, ist bei Stefan genau an der richtigen Adresse. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit!“
Emploi hatte zwar eine grobe Vorstellung des eigenen Workflows, aber kaum echte Struktur dahinter. Es gab keine klar definierten Prozesse, keine festen Rollen, keine eindeutige Aufgabenverteilung. Das Team dachte in Menschen statt in Rollen, in Aufgaben statt in Phasen und Pipelines. Bisher waren keine Prozesse durchautomatisiert. Die Hürden, die sich daraus ergaben, waren spürbar: Der Aufwand pro Kunde war hoch, die Abläufe uneinheitlich und ein wirklich reibungsloser Prozess, bei dem der Kunde systematisch von A nach B nach C geführt wird, existierte schlicht nicht. Das Onboarding dauerte 2 bis 3 Wochen, bevor ein Projekt überhaupt effektiv starten konnte – wertvolle Zeit, die verloren ging. Das Resultat: hoher manueller Aufwand pro Kunde, uneinheitliche Abläufe und eine Skalierung, die ohne zusätzliche Köpfe kaum denkbar war.
Das Ziel war es, den bestehenden Workflow zunächst in einen klar strukturierten, phasenbasierten Prozess zu überführen – mit definierten Rollen, Pipelines und Aufgabenverteilungen. Darauf aufbauend sollte Schritt für Schritt automatisiert werden, sodass Kunden mit minimalem Aufwand von A nach B nach C geführt werden – immer nach demselben Schema, vollständig im Projektmanagement-Tool abgebildet und mit dem Ziel, den Workload mit demselben Team zu vervielfachen.
Gemeinsam mit stefanmueller.ai wurde der gesamte Agenturprozess von Emploi von Grund auf strukturiert und anschließend vollständig automatisiert.
Das bedeutet konkret:
- Vollständige Prozessstrukturierung als Fundament: Bevor automatisiert wurde, wurde der Workflow in klare Phasen, Pipelines und Rollen überführt – die Grundlage für alles, was danach kam.
- Schritt-für-Schritt-Automatisierung per Deep Dive: Für jeden Prozessschritt wurde gezielt analysiert, was automatisiert werden kann – und dann konsequent umgesetzt, direkt im Projektmanagement-Tool abgebildet.
- Kunden-Onboarding von 2–3 Wochen auf 2 Tage: Was früher Wochen dauerte, ist heute in zwei Tagen erledigt. Theoretisch könnte ein Projekt ohne Kundenfeedback bereits nach zwei Tagen starten – mit Feedbackschleife nach einer Woche.
- 3- bis 4-facher Workload mit demselben Team: Emploi stemmt heute ein Vielfaches des früheren Volumens – mit derselben Mannschaft und sogar deutlich weniger Aufwand pro Kunde.
- Kunden laufen automatisch durch den Prozess: Von A nach B nach C – immer nach demselben Schema, ohne manuelle Steuerung, bis das Projekt abgeschlossen ist.
- BONUS – Skalierbar für jede Unternehmensgröße: Das aufgebaute System funktioniert unabhängig von der Teamgröße – vom kleinen Startup bis zum 1.000-Mann-Betrieb. Wer bereits Prozesse hat, kann sofort ansetzen und noch schneller skalieren.
Bereit, mit deiner Recruiting-Agentur den 3–4-fachen Workload zu stemmen?
Strukturiere und automatisiere deine Prozesse – und skaliere deine Agentur, ohne dein Team zu vergrößern. Genau wie Emploi. Lass uns gemeinsam schauen, wo bei dir der größte Hebel liegt.
Maximilian Ceolan von Emploi: Über die Zusammenarbeit mit stefanmueller.ai
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