Vayro
GLASKÖNIG automatisiert Auftrags- und Rechnungsdaten – keine Handarbeit mehr
Vayro automatisierte bei Glaskönig den kompletten Ablauf von Auftragsbestätigung bis Rechnungsablage: E-Mails werden ausgelesen, Daten in Google Sheets geschrieben, Belege in Drive gespeichert. Der Inhaber prüft nur noch Fälligkeiten – der manuelle Aufwand entfällt.
Kennzahlen auf einen Blick
Der manuelle Prozess entfällt vollständig. Der Inhaber prüft nur noch fällige Zahlungen; E-Mails werden ausgelesen, Daten automatisch erfasst und Belege sauber abgelegt.
„Nochmal ein großes Dankeschön an Elias und sein Team für die Umsetzung unserer Automatisierungen – wir sind mega zufrieden mit dem Ergebnis! Von Anfang an war die Zusammenarbeit sehr angenehm: Elias hat unsere Wünsche schnell verstanden, und alles extrem zügig und unkompliziert umgesetzt. Besonders beeindruckt hat uns seine Professionalität und die Art, wie er unsere Arbeits-Prozesse intern nun vereinfacht hat und wir uns auf das Wesentliche in unserem Geschäft konzentrieren können. Elias hat unsere Erwartungen übertroffen. Wir können ihn daher uneingeschränkt weiterempfehlen – vor allem an alle, die Wert auf Professionalität, unkomplizierte Kommunikation und mehr Zeit möchten für die wichtigen Dinge im Unternehmen.“
Vollständige Bewertung lesen„Nochmal ein großes Dankeschön an Elias und sein Team für die Umsetzung unserer Automatisierungen – wir sind mega zufrieden mit dem Ergebnis!
Von Anfang an war die Zusammenarbeit sehr angenehm: Elias hat unsere Wünsche schnell verstanden, und alles extrem zügig und unkompliziert umgesetzt.
Besonders beeindruckt hat uns seine Professionalität und die Art, wie er unsere Arbeits-Prozesse intern nun vereinfacht hat und wir uns auf das Wesentliche in unserem Geschäft konzentrieren können.
Elias hat unsere Erwartungen übertroffen.
Wir können ihn daher uneingeschränkt weiterempfehlen – vor allem an alle, die Wert auf Professionalität, unkomplizierte Kommunikation und mehr Zeit möchten für
die wichtigen Dinge im Unternehmen.“
Glaskönig fertigt millimetergenaue, rahmenlose Glasduschen und weitere Glasbauelemente – vom Aufmaß bis zur Montage beim Endkunden. Materialien werden auf Kommission bezogen: Zuerst kommt die Auftragsbestätigung per E-Mail, oft erst zwei bis drei Wochen später die Rechnung.
Warum das zum Engpass wurde
- Alle Daten wurden händisch in Google Sheets gepflegt: Auftragsnummern, dazu später Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und Betrag.
- E-Mails mussten manuell ins richtige Postfach verschoben werden.
- Rechnungen wurden einzeln heruntergeladen, in Google Drive abgelegt und an den Steuerberater weitergeleitet.
- Viele Einzelschritte pro Vorgang – erledigt in den Abendstunden.
Die Folge: verlorene Abende, unnötiger Zeitaufwand und ein fehleranfälliger, mühsamer Prozess – genau dann, wenn eigentlich Zeit für Kunden und Projekte gebraucht wird.
Ziel war die vollständige Automatisierung des Ablaufs zwischen Auftragsbestätigung und Rechnung. Eingehende E-Mails sollten automatisch ausgelesen, relevante Daten extrahiert und in die bestehende Tabelle eingetragen werden. Rechnungs-PDFs sollten automatisch gespeichert und strukturiert in Google Drive abgelegt werden. Alle Schritte sollten nahtlos zusammenlaufen, sodass nur noch fällige Belege geprüft und bezahlt werden müssen.
Erfolg wurde definiert als: keine manuellen Downloads, kein Copy-Paste mehr, keine manuelle E-Mail-Ablage – der Inhaber konzentriert sich ausschließlich auf die Zahlungsfreigabe.
Nach einer kurzen Analyse des Ist-Prozesses entwickelte Vayro einen Prototyp und testete die Schnittstellen. Die Lösung wurde integriert, zunächst parallel betrieben und iterativ verfeinert, bis der Prozess stabil und vollautomatisch lief.
Das Ergebnis: Der komplette manuelle Aufwand entfällt. Kein Herunterladen, Hochladen oder händisches Eintragen mehr. E-Mails werden ausgelesen, Daten landen automatisch in Google Sheets, Belege werden in Google Drive abgelegt. Der Inhaber prüft nur noch, was fällig ist – und bezahlt.
Spürbare Effekte: weniger Fehlerquellen, klare Ablagestruktur, verlässlicher Überblick über Fälligkeiten und vor allem wieder gewonnene Zeit für Kunden. Der größte Wendepunkt: Der Prozess läuft seitdem vollständig automatisiert; der Inhaber spart mehrere Stunden Arbeit und gewinnt Abende zurück.
Rechnungs- und Belegfluss jetzt automatisieren
Wenn E-Mail-Rechnungen, Tabellen und Ablage noch manuell laufen, zeigt dir Vayro die Abkürzung: Ende-zu-Ende-Automatisierung vom Auslesen bis zur strukturierten Ablage. Buche ein kurzes Gespräch und erfahre, was in deinem Setup in wenigen Schritten mach-