After-Sales-Formular: Warum dieser Schritt so wichtig ist

Du schließt einen Kunden ab, schickst das Angebot raus und dann? Viele Agenturen verlieren an dieser Stelle den Überblick: Wann startet das Onboarding? Wer schickt die Rechnung? Wer kümmert sich um den Kunden? Genau hier entstehen Fehler, vergessene Aufgaben und unzufriedene Kunden.

In diesem Artikel erfährst du, wie ein einziges After-Sales-Formular nach jedem Abschluss alle Folgeprozesse automatisch anstößt, Fehler minimiert und dir live zeigt, wie viel Auftragsvolumen und Cashflow du gerade hast.

Was ist ein After-Sales-Formular und warum brauchst du es?

Ein After-Sales-Formular ist ein strukturierter Fragebogen, den dein Vertrieb nach jedem Verkaufsgespräch ausfüllt. Es erfasst alle wichtigen Daten des Abschlusses an einem Ort: Kunde, Produkt, Preis, Vertragslaufzeit, Zahlungsmodalitäten und Ansprechpartner.

Dieses Formular ist der Trigger für alles, was nach dem Verkauf passiert. Sobald es ausgefüllt ist, laufen automatisch die nächsten Schritte an: Rechnung erstellen, Onboarding-Termin buchen, Verantwortlichen informieren, Ordnerstruktur anlegen. Ohne dieses Formular musst du jeden Schritt manuell nachhalten und riskierst, dass Aufgaben liegen bleiben.

Wichtig: Das Formular gehört direkt ins CRM. So sind alle Daten zentral gespeichert und können von Automationen weiterverarbeitet werden.

Welche Felder gehören ins After-Sales-Formular?

Das Formular braucht nur die Felder, die wirklich nötig sind, um Folgeprozesse anzustoßen. Hier sind die Pflichtangaben:

Kundendaten und Kontakte

• Kundenart: Neukunde oder Bestandskunde (als Dropdown)
• Kundenreferenz: Interne Nummer oder Code, idealerweise vorausgefüllt aus dem CRM
• Unternehmen: Name der Firma
• Ansprechpartner: Wer hat unterschrieben?
• Kontakt für Betreuung: Adresse und Kontaktdaten
• Rechnungsempfänger: Firma, die die Rechnung erhält

Diese Daten brauchst du, um die Rechnung automatisch ins Rechnungstool zu übergeben und den richtigen Ansprechpartner für das Onboarding zu erreichen.

Kauf und Vertragskonditionen

• Produkt: Was wurde verkauft?
• Abschlussdatum: Wann hat der Kunde zugesagt?
• Vertragslaufzeit: Zum Beispiel 6 Monate
• Auftragsvolumen: Gesamtbetrag netto
• Laufender Preis netto: Monatliche Zahlung
• Setupgebühr: Einmalige Anzahlung
• Vertragsstatus: Unterschrieben oder noch offen

Das Abschlussdatum ist besonders wichtig: Es legt fest, wann die Vertragslaufzeit endet. Kurz vor Ablauf kannst du automatisch eine Email schicken oder den Kunden anrufen, um zu fragen, ob er verlängern möchte.

Verlängerung und Kündigung

• Kündigungsfrist: Zum Beispiel 4 Wochen vor Vertragsende
• Automatische Verlängerung: Ja oder nein

Die meisten Verträge verlängern sich automatisch, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird. Das solltest du hier dokumentieren.

Zahlung und Buchhaltung

• Zahlungsmodell: Überweisung, Lastschrift oder andere Methode
• Anzahl Zahlungen: Zum Beispiel 6 monatliche Zahlungen
• Betrag je Zahlung: Zum Beispiel 1.500 € netto
• Währung: In der Regel Euro
• Bereits geleistete Anzahlung: Zum Beispiel 3.000 € netto
• Datum erste Rechnung: Zum Beispiel 12. Oktober
• Fälligkeit folgende Rechnungen: Zum Beispiel ab 1. November monatlich

Mit diesen Angaben kann dein Rechnungstool die erste Rechnung sofort erstellen und alle folgenden Rechnungen im richtigen Turnus verschicken.

Wichtige Termine

• Leistungsstart: Wann beginnt die Dienstleistung offiziell? Zum Beispiel 1. November
• Erster Onboarding-Termin: Wann findet der Kick-off-Call statt? Zum Beispiel 20. Oktober

Der erste Onboarding-Termin sollte spätestens zwei Stunden nach dem Verkaufsgespräch feststehen. Lege eine Automation an, die prüft, ob ein Termin im Kalender steht. Fehlt er, sollte das System mehrfach erinnern bis hin zu einer SMS an dich persönlich.

Profi-Tipp: Baue Eskalationsstufen ein, die dich benachrichtigen, wenn wichtige Termine fehlen. So bleibst du immer im Bild.

Verantwortlichkeiten und Aufgaben

• Verantwortlicher Mitarbeiter: Wer betreut den Kunden?
• Kommunikationsweg: Email, WhatsApp-Gruppe, Telefon
• Leistungsumfang: Wird im Onboarding finalisiert
• Unterlagen vom Kunden: Zum Beispiel Prozessliste bis 26. Oktober

Wenn du den Verantwortlichen direkt im Formular angibst, kann das System ihm automatisch eine Aufgabe zuweisen und ihn über den neuen Kunden informieren. So weiß jeder sofort, was zu tun ist.

Zusammenfassung Finanzen

Am Ende des Formulars steht noch einmal:

• Auftragsvolumen gesamt
• Bereits bezahlt
• Offener Betrag

Diese Zahlen fließen direkt in dein Dashboard ein.

Wie automatisierst du das After-Sales-Formular?

Das Formular legst du als Custom Fields in deinem CRM an. Systeme wie Salesforce, HubSpot oder ähnliche bieten Felder, die du frei definieren kannst. Jedes Feld im Formular entspricht dann einer Spalte in deiner CRM-Tabelle.

Nach dem Ausfüllen passiert automatisch Folgendes:

1. Rechnung erstellen: Die Daten werden ans Rechnungstool übergeben, die erste Rechnung geht raus.
2. Onboarding-Termin buchen: Der Verantwortliche bekommt eine Aufgabe, den Kick-off-Call zu vereinbaren.
3. Ordner anlegen: Projektordner und Dokumentenstruktur werden für den Kunden erstellt.
4. Kunde informieren: Email oder WhatsApp-Nachricht mit nächsten Schritten geht raus.
5. Dashboard aktualisieren: Auftragsvolumen und Cashflow werden live aktualisiert.

Ohne CRM kannst du das Formular auch in einem Google Sheet ablegen. Dann musst du aber alle Folgeschritte manuell anstoßen. Das ist fehleranfällig und kostet Zeit.

Wie baust du ein Live-Dashboard für Auftragsvolumen und Cashflow?

Wenn jedes After-Sales-Formular die Finanzzahlen enthält, kannst du daraus ein Dashboard bauen, das dir live zeigt:

• Wie viel Auftragsvolumen hast du aktuell?
• Wie viel Geld ist bereits eingegangen?
• Wie viel ist noch offen?
• Wie entwickelt sich dein Cashflow?

Dafür verbindest du dein CRM mit einem Tool wie Google Data Studio, Tableau oder direkt mit Excel. Die Zahlen aus den Custom Fields fließen automatisch ins Dashboard. So siehst du jederzeit, wo du finanziell stehst.

Das Dashboard ist immer zu 100 Prozent aktuell, weil es direkt nach jedem Abschluss gefüttert wird.

Welche Automationen kannst du darauf aufbauen?

Jedes ausgefüllte Feld ist ein Trigger für weitere Automationen. Hier ein paar Beispiele:

• Vertragslaufzeit endet: 4 Wochen vor Ablauf bekommt der Kunde eine Email mit der Frage, ob er verlängern möchte.
• Onboarding-Termin fehlt: Wenn zwei Stunden nach Abschluss kein Termin im Kalender steht, bekommt der Verantwortliche eine Erinnerung. Nach vier Stunden eine zweite. Nach einem Tag eine SMS an dich.
• Unterlagen fehlen: Wenn der Kunde die Prozessliste bis zum Stichtag nicht hochgeladen hat, geht automatisch eine Erinnerung raus.
• Rechnung fällig: Am Fälligkeitsdatum wird die Rechnung automatisch verschickt.
• Leistungsstart: Am Tag des Leistungsstarts bekommt der Kunde eine Willkommens-Email.

Du kannst jeden einzelnen Schritt automatisieren. Das Formular ist der Ausgangspunkt für alles.

Fazit: Ein Formular, das dein Unternehmen steuert

Ein After-Sales-Formular nach jedem Abschluss sorgt dafür, dass keine Aufgabe vergessen wird, alle Daten an einem Ort stehen und Folgeprozesse automatisch starten. Es minimiert Fehler, hält dein Team synchron und gibt dir live Einblick in Auftragsvolumen und Cashflow.

Starte heute klein: Lege die wichtigsten Felder in deinem CRM an und definiere eine erste Automation, zum Beispiel die automatische Rechnungserstellung. Dann baust du Schritt für Schritt weitere Automationen darauf auf.

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Häufige Fragen

Muss das After-Sales-Formular ins CRM?

Ja, am besten schon. Im CRM sind die Daten zentral gespeichert und können von Automationen weiterverarbeitet werden. Ohne CRM musst du alle Folgeschritte manuell anstoßen.

Welche CRM-Systeme unterstützen Custom Fields?

Salesforce, HubSpot und die meisten modernen CRM-Systeme bieten Custom Fields, also Felder, die du frei definieren kannst. Dort legst du die Felder aus dem After-Sales-Formular an.

Wie stelle ich sicher, dass der Onboarding-Termin nicht vergessen wird?

Baue eine Automation ein, die prüft, ob ein Termin im Kalender steht. Fehlt er, sollte das System mehrfach erinnern und dich im Notfall per SMS benachrichtigen.

Kann ich das Formular auch ohne Automation nutzen?

Ja, du kannst es als PDF oder Google Sheet ausfüllen und die Daten manuell weiterverarbeiten. Allerdings verlierst du dann den Vorteil, dass Folgeprozesse automatisch starten.

Was passiert, wenn der Kunde vor Vertragsende kündigt?

Das hängt von deiner Kündigungsfrist ab. Wenn der Kunde rechtzeitig kündigt, endet der Vertrag. Ansonsten verlängert er sich automatisch, sofern das im Formular so festgelegt ist.

Das Video zum Artikel: Dieses Formular braucht jede Agentur! (Abschlussformular bei Kauf eines Interessenten)