B-Mandate: Warum Steuerkanzleien jetzt umdenken sollten!

Als Kanzleiinhaber kennst du mit Sicherheit diese Mandanten, bei denen irgendetwas nicht stimmt. Der eine zahlt zwar pünktlich, behandelt dein Team aber schlecht und raubt Energie. Der andere reicht seine Unterlagen regelmäßig zu spät ein, ist aber eben schon seit Jahren dabei. Und weil beide zahlen, laufen sie in deiner Kanzlei als sogenannte B-Mandanten einfach weiter mit.

Genau diese Denkweise wird für Steuerkanzleien in den kommenden Jahren zum massiven Problem, denn beim Umstieg auf digitale Systeme und KI rächt sich jede Sonderregelung. 

In diesem Beitrag erfährst du, warum die klassische ABC-Analyse Steuerkanzleien in die Irre führt, wie du B-Mandanten in vier Schritten zu A-Mandanten entwickelst und wann eine Trennung die bessere Entscheidung ist.

Vier Schritte, mit denen Steuerberater B-Mandanten in A-Mandanten verwandeln oder sich konsequent von ihnen trennen

Ob ein B-Mandant deiner Steuerkanzlei weiter Zeit und Energie kostet oder zum A-Mandanten wird, entscheidest du selbst. Dafür musst du vier Dinge klären: was bei diesem Mandanten nicht passt, warum Ausnahmen mit Digitalisierung und KI teuer werden, welche Regeln künftig für alle gelten und wie du freie Kapazitäten mit passenden A-Mandanten füllst.

Schritt 1: Ehrlich erkennen, welcher Faktor beim B-Mandanten in deiner Steuerkanzlei nicht passt

Ein B-Mandant ist per Definition ein Mandant, bei dem etwas nicht ganz stimmt, denn sonst wäre er ein A-Mandant. Viele Steuerberater übergehen diese Unstimmigkeit, solange das Honorar fließt. Der erste Schritt besteht deshalb darin, den Störfaktor klar zu benennen, statt ihn weiter zu ignorieren.

Diese vier Bereiche sind in der Praxis die häufigsten Gründe, warum ein Mandant nicht als A-Mandant durchgeht:

• Die Zuarbeit passt nicht, weil Unterlagen unvollständig oder verspätet ankommen.
• Die Honorargestaltung passt nicht, weil der Mandant zu Konditionen betreut wird, die mit dem Rest der Steuerkanzlei nicht vergleichbar sind.
• Die Branche des Unternehmens passt nicht zur Positionierung und Spezialisierung deiner Steuerkanzlei.
• Die persönliche Ebene passt nicht, weil der Mandant ständig schlecht gelaunt ist, deine Mitarbeiter respektlos behandelt oder dem gesamten Team Energie raubt.

Schritt 2: Erkenne, warum Sonderregelungen für B-Mandanten deine Steuerkanzlei bei Digitalisierung und KI ausbremsen

Jeder B-Mandant ist eine Ausnahme. Vielleicht hast du dir gesagt, dass er zwar nicht in deine Zielbranche passt, du ihn aber nebenbei mitbetreust. Vielleicht gilt für ihn ein Sonderpreis oder eine besondere Absprache darüber, was abgerechnet wird und was nicht. Solange all das nur in deinem Kopf existiert, mag das noch gut gehen. Sobald deine Abläufe digital werden, funktioniert das nicht mehr.

Eine einzige Sonderregelung zieht sich durch drei Ebenen deiner Steuerkanzlei:

• Sie muss mit dem Mandanten selbst individuell abgesprochen und immer wieder in Erinnerung gerufen werden.
• Sie muss Mitarbeitern erklärt werden, damit jeder weiß, was bei diesem einen Mandanten anders zu beachten ist.
• Sie muss in deinen Programmen und KI-Systemen abgebildet werden, etwa bei der Honorargestaltung, bei der Zeiterfassung oder bei der Frage, welche Leistungen abgerechnet werden und welche nicht.

Je mehr dieser Einzellösungen du schaffst, desto unübersichtlicher wird das Ganze für dein Team und für deine Systeme. 

Schritt 3: Einheitliche Regeln und eine klare Preisgestaltung für alle Mandanten der Steuerkanzlei festlegen

Wenn aus einem B-Mandanten ein A-Mandant werden soll, dann nur über veränderte Parameter. Das bedeutet, dass die Zusammenarbeit für alle Mandanten deiner Steuerkanzlei nach denselben Spielregeln läuft. Wer sich diesen Regeln anpasst, ist ein A-Mandant. Wer das nicht möchte, ist ein C-Mandant. Ein B gibt es in dieser Logik schlicht nicht mehr.

Damit die Umstellung auf einheitliche Regeln gelingt, solltest du folgende Punkte für deine gesamte Steuerkanzlei verbindlich festlegen:

• Es gibt klare Regeln für die Zusammenarbeit, die für jeden Mandanten gleichermaßen gelten.
• Die Preisgestaltung folgt einem festen Rahmen, der sich beispielsweise an der Bilanzsumme, der Unternehmensgröße oder der Mitarbeiteranzahl des Mandanten orientiert.
• Ausnahmen für einzelne Mandanten, etwa außerhalb der Zielbranche oder zu Sonderkonditionen, werden konsequent abgeschafft.
• Kulturfragen wie eine Du-Kultur oder eine Sie-Kultur werden einheitlich definiert, damit jeder weiß, wie in deiner Steuerkanzlei gearbeitet wird.

Lässt sich ein Mandant auf diese Parameter ein, hast du einen weiteren A-Mandanten gewonnen. Lässt er sich nicht darauf ein, bleibt nur die Preiserhöhung oder die Trennung. 

Schritt 4: Ersetze C-Mandanten durch A-Mandanten, die zu Positionierung und Team deiner Steuerkanzlei passen

Warum fällt es so vielen Steuerberatern schwer, sich von Mandanten zu trennen? Weil sie fürchten, keinen passenden Ersatz zu finden. Dabei war es selten so einfach wie heute, gute Mandanten zu gewinnen: Die meisten Kanzleien sind aktuell noch überlastet und reagieren kaum auf Anfragen.

Schon kleine Unterschiede genügen, um sich vom Wettbewerb abzuheben: eine etwas bessere Betreuung, eine klare Spezialisierung auf eine Branche oder ein Fachgebiet, schnellere Erreichbarkeit, ein höherer Digitalisierungsgrad oder einfach regelmäßigere Rückmeldungen an die Mandanten.

So sehen die A-Mandanten aus, die du im Austausch gegen C-Mandanten in deine Steuerkanzlei holen kannst:

• Sie passen persönlich zu dir und deinem Team und sorgen für eine angenehme Zusammenarbeit.
• Sie kommen aus einer Branche, die zu deiner Positionierung passt, und arbeiten idealerweise ohne Bargeld.
• Sie bringen Beratungspotenzial für die Zukunft mit, etwa bei Themen wie Unternehmensnachfolge oder Immobilien.
• Sie sind inhabergeführt, haben kurze Entscheidungswege und ersparen dir Diskussionen mit zahlreichen Entscheidern wie in einem Konzern.

Um Platz für diese Mandanten zu schaffen, hast du zwei Hebel: Automatisierung deiner Abläufe oder die Trennung von unpassenden Mandanten. 

Fazit: Einheitliche Regeln für alle Mandanten bringen deiner Steuerkanzlei mehr A-Mandanten

Streiche das B aus deiner Denkweise. Ein Mandant passt entweder vollständig zu deiner Steuerkanzlei, oder er passt nicht. Für jeden B-Mandanten triffst du deshalb jetzt eine Entscheidung: Entweder du änderst die Parameter in Zuarbeit, Honorar und Zusammenarbeit und machst ihn zum A-Mandanten, oder du behandelst ihn wie einen C-Mandanten und erhöhst den Preis beziehungsweise trennst dich von ihm.

Einheitliche Regeln und eine klare Preisgestaltung für alle Mandanten sind die Grundlage dafür, dass dein Team und deine Systeme reibungslos arbeiten. Und weil passende A-Mandanten gerade leicht zu gewinnen sind, verlierst du bei der Trennung weniger, als du vielleicht gerade denkst.

Dein nächster Schritt: In einem kostenlosen Erstgespräch gehen wir gemeinsam deine Mandantenstruktur durch. Wir zeigen dir, wie du mit klaren Regeln zu A-Mandanten entwickeln kannst und von welchen du dich besser trennst. Außerdem können wir dir anhand von Fallstudien zeigen, wie du mehr passende Anfragen gewinnst.

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