Bis zu 20 Stunden pro Woche sparen: Rechnungsstellung automatisieren mit easybill
50 Rechnungen auf Knopfdruck. So lösen Agenturen ihren Billing-Prozess.
Stell dir vor, du sitzt am Monatsanfang und hast 50 Rechnungen vor dir. Jede einzeln erstellen, versenden, nachverfolgen. Wer hat bezahlt? Wer nicht? Wann geht die Mahnung raus? Für viele Agenturen und Coaches ist das bittere Realität, jeden Monat aufs Neue.
Die gute Nachricht: Das muss nicht so bleiben.
Wer seine Billing-Prozesse automatisiert, spart laut aktuellen Zahlen 60 bis 80 Prozent des manuellen Aufwands. Bei 15 bis 25 Stunden wöchentlich bedeutet das: 10 bis 20 Stunden zurück, jede Woche. Zeit, die du in Kunden, Wachstum oder einfach in dich selbst investieren kannst.
Wie das konkret funktioniert und welche Rolle easybill dabei spielt, zeigt dir dieser Artikel.
Was easybill von anderen Tools unterscheidet
Einfach & professionell: Rechnungen mit easybill für jede Branche
Kostenloser Einstieg und mit 4,8 Sternen auf Google Reviews sowie dem Vertrauen von über 80.000 Unternehmen und Partnern eine der meistgenutzten Rechnungslösungen im deutschsprachigen Raum.
Als cloudbasierte Rechnungssoftware eignet sich easybill besonders für Agenturen, Coaches und Dienstleister. Das Besondere: Du automatisierst nicht nur das Rechnungsschreiben, sondern den gesamten Prozess, von der Erstellung bis zur Mahnung.
Über stabile Schnittstellen verbindest du easybill mit deinem CRM, Airtable oder anderen Tools. Ändert sich ein Status oder erreicht ein Datum einen bestimmten Punkt, erstellt das System automatisch eine Rechnung. Die landet als Entwurf bei dir, du prüfst kurz, gibst frei – fertig.
Kein manuelles Tippen. Kein Vergessen. Kein Chaos.
So läuft Automatisierung in der Praxis ab
Nehmen wir ein konkretes Beispiel: 50 Kunden, alle bekommen am Ersten des Monats ihre Rechnung.
Früher: Hinsetzen, jede Rechnung einzeln erstellen, versenden, manuell tracken.
Mit easybill läuft das so:
Automatische Erstellung. Morgens um 6 Uhr generiert das System alle Rechnungen auf einen Schlag, direkt aus deinen Kundendaten.
Entwurfsmodus. Die Rechnungen landen zur Prüfung bei dir, bevor sie rausgehen. Du behältst die Kontrolle.
Versand und Tracking. Nach der Freigabe verschickt das System alles automatisch und trackt, welche Rechnung bezahlt wurde und welche nicht.
Das Ergebnis: Was früher einen halben Tag gedauert hat, ist in wenigen Minuten erledigt.
Keine vergessene Rechnung, kein offener Betrag, der untergeht.
Die Funktionen, die wirklich einen Unterschied machen
Automatisches Mahnwesen
Du legst einmal fest: 14 Tage nach Fälligkeit geht automatisch eine Zahlungserinnerung raus. Keine manuelle Nachverfolgung, kein unangenehmes Hinterhertelefonieren. Das System übernimmt.
Belegerfassung per E-Mail
Du bekommst eine Eingangsrechnung per Mail? Weiterleitung an deine easybill-Adresse reicht. Das System erfasst den Beleg, kategorisiert ihn und bereitet alles für deinen Steuerberater auf. Kein Scannen, kein Abheften.
E-Rechnungspflicht bereits erfüllt
Ab Juli 2030 wird grenzüberschreitende B2B E-Rechnungsstellung in der EU verpflichtend. Darauf ist easybill bereits vorbereitet. Du bist rechtlich auf der sicheren Seite, ohne selbst etwas tun zu müssen.
Schnittstellen zu anderen Systemen
Ob DATEV oder Lexware Office: easybill übergibt deine Rechnungsdaten automatisch an deine Buchhaltung. Kein Abtippen, keine doppelte Arbeit.
Welches Paket brauchst du wirklich?
Für Agenturen und Dienstleister mit dem Ziel, Prozesse zu automatisieren, ist die Professional-Variante die richtige Wahl. Hier hast du Zugriff auf die REST-API und die brauchst du, um automatisierte Rechnungen über Dritttools wie CRM-Systeme oder Automationsplattformen zu erstellen.
Die Professional-Variante erlaubt 10 API-Anfragen pro Minute. Für die meisten Anwendungsfälle völlig ausreichend. Selbst 50 Rechnungen am Monatsanfang sind kein Problem, verteilt über wenige Minuten läuft das reibungslos durch.
Die Premium-Variante mit höherem API-Volumen brauchst du nur im E-Commerce mit sehr hoher Transaktionsfrequenz.
Warum easybill und nicht ein anderes Rechnungstool?
Es gibt viele Tools auf dem Markt. Drei Gründe sprechen aus der Praxis klar für easybill:
Stabile API mit guter Dokumentation: Die Automatisierungen laufen zuverlässig und lassen sich mit vielen Systemen kombinieren.
Support, der wirklich hilft: Bei Fragen bekommst du schnelle, kompetente Antworten. Das ist Gold wert, wenn ein Prozess hakt.
Langjährige Praxiserfahrung: Viele Agenturen setzen seit Jahren auf easybill. Die Software ist erprobt, nicht gebastelt.
Fazit: 20 Stunden pro Woche sind kein Effizienzproblem – sondern ein Strukturproblem
Wer noch immer jede Rechnung manuell schreibt, Mahnungen von Hand verschickt und Belege in Papierform sortiert, hat kein Zeitproblem. Er hat ein Strukturproblem.
Genau dafür gibt es easybill. Nicht mit Magie, sondern mit einer sauberen Automatisierung, die einmal eingerichtet läuft, Monat für Monat.
20 Stunden weniger Verwaltung pro Woche bedeuten mehr Fokus auf dein Kerngeschäft, weniger Stress und ein professionelleres Auftreten gegenüber deinen Kunden.
Der erste Schritt ist der einfachste: Lass dir zeigen, was in deinem Betrieb sofort möglich ist.
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