Die 23-Minuten-Regel: Warum jede Unterbrechung deine Praxis mehr kostet als du denkst

Du kennst das: Mitten in der Dokumentation klingelt das Telefon. Deine MFA nimmt ab, notiert einen Termin, legt auf – und braucht gefühlte Ewigkeiten, um wieder reinzukommen. Was wie eine Kleinigkeit aussieht, hat einen Namen: die 23-Minuten-Regel. Und sie erklärt, warum deine Praxis trotz engagiertem Team permanent am Limit läuft.

Prof. Gloria Mark von der University of California Irvine hat über Jahre hinweg 637 Beschäftigte beobachtet und gemessen, wie lange es dauert, bis das Gehirn nach einer Unterbrechung zur vollen Konzentration zurückfindet. Das Ergebnis: 23 Minuten und 15 Sekunden. Nicht zwei Minuten. Nicht fünf. Fast eine halbe Stunde pro Unterbrechung. Und das bei durchschnittlich einer Unterbrechung alle vier Minuten. Kein Wunder, dass sich dein Team am Ende des Tages ausgelaugt fühlt – selbst wenn objektiv „nicht so viel los war".

Was Unterbrechungen mit deinem Team machen

Fehler häufen sich – schon nach Sekunden

Es geht nicht nur um verlorene Zeit. Unterbrechungen machen messbar ungenauer. Eine MIT-Studie zeigt: Multitasking erhöht die Fehlerquote um 50 Prozent. Schon Unterbrechungen von durchschnittlich 4,4 Sekunden verdreifachen die Fehlerrate. Selbst wenn das Telefon nur drei Sekunden klingelt und niemand rangeht – die Fehlerquote verdoppelt sich bereits.

Das liegt daran, dass unser Gehirn nicht wirklich multitaskingfähig ist. Was wir als „mehrere Dinge gleichzeitig machen" empfinden, ist in Wahrheit schnelles Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben – sogenanntes Task Switching. Und jeder Wechsel kostet. Die Gehirnleistung sinkt dabei um 20 bis 40 Prozent.

Für deine Praxis heißt das: Jede Unterbrechung während der Patientendokumentation, beim Vorbereiten eines Behandlungszimmers oder beim Abrechnen erhöht das Risiko für Flüchtigkeitsfehler. Nicht weil dein Team nachlässig wäre, sondern weil das menschliche Gehirn so funktioniert.

Drei von vier MFA sind gestresst – das Telefon ist ein Hauptgrund

Eine Studie der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf mit rund 900 befragten MFA bringt es auf den Punkt: Drei von vier Medizinischen Fachangestellten berichten über Stress am Arbeitsplatz. Die häufigsten Ursachen: hohes Patientenaufkommen, Zeitdruck – und ständige Unterbrechungen durch Telefonanrufe.

Das Problem verschärft sich durch den Fachkräftemangel. Aktuell fehlen im Gesundheitswesen 46.000 Fachkräfte – mehr als in jeder anderen Branche. 50 Prozent der HNO-Praxen suchen derzeit Personal. Hinzu kommt ein strukturelles Gehaltsgefälle: MFA in Praxen verdienen durchschnittlich 2.778 Euro pro Monat, in Kliniken sind es 3.944 Euro. Viele wandern ab. Wer bleibt, wird durch den permanenten Unterbrechungsdruck verschlissen.

Was das konkret für deine Praxis bedeutet

Stell dir eine typische Zahnarztpraxis mit drei MFA vor. Pro Tag gehen geschätzt 100 Anrufe ein. Jede MFA nimmt im Schnitt 30 Anrufe an. Angenommen, die Hälfte davon unterbricht eine laufende Tätigkeit – das sind 15 Konzentrations-Resets pro Person und Tag.

Selbst wenn wir nicht die vollen 23 Minuten ansetzen, sondern konservativ nur 10 Minuten Rückkehrzeit pro Unterbrechung rechnen, ergibt das 150 Minuten verlorene Fokuszeit – pro MFA, pro Tag. Das ist mehr als ein Viertel der Arbeitszeit.

Über den Monat gerechnet summiert sich der Konzentrationsverlust laut Gloria Marks Forschung auf rund drei volle Arbeitstage. Das entspricht fast einer kompletten Arbeitswoche pro Jahr – einfach dadurch, dass dein Team ständig aus dem Rhythmus gerissen wird.

Die größten Irrtümer über Unterbrechungen

• „Unterbrechungen sind nur kurz, das macht nichts." Falsch. Die Kosten liegen nicht in der Unterbrechung selbst, sondern in der langen Rückkehrzeit zur vollen Konzentration.
• „Mein Team kann gut multitasken." Multitasking im neurowissenschaftlichen Sinn existiert nicht. Das Gehirn wechselt zwischen Aufgaben – und jeder Wechsel kostet Leistung.
• „Wir müssen einfach besser organisieren." Organisation hilft – aber solange 80 bis 120 Anrufe pro Tag unkontrolliert durchkommen, bleibt die Unterbrechungsfrequenz strukturell hoch. Das Problem ist die Quelle, nicht das Zeitmanagement.
• „Das betrifft nur große Praxen." Gerade in kleinen Praxen mit zwei bis drei MFA wiegt jede Unterbrechung schwerer, weil weniger Puffer da ist.

Der wirksamste Hebel: Unterbrechungen an der Quelle reduzieren

Die 23-Minuten-Regel zeigt: Die spürbarste Entlastung kommt nicht von besserem Zeitmanagement oder Disziplin, sondern davon, die Zahl der Unterbrechungen selbst zu senken. Und der größte Unterbrecher in den meisten Praxen ist das Telefon.

Digitalisierung in Arztpraxen bedeutet oft neue Pflichten: elektronische Patientenakte, Telematikinfrastruktur, E-Rezept. Alles wichtig – aber nichts davon entlastet spürbar im Alltag. Die wirksamste Maßnahme ist eine andere: Den Störfaktor Nummer eins beseitigen.

Genau hier setzen moderne KI-gestützte Rezeptionslösungen wie die von KINAQ Solutions an. Eine KI-Rezeption nimmt die Anrufflut ab – nicht als unpersönliches Callcenter, sondern als intelligente Erstanlaufstelle, die Anliegen qualifiziert, Termine bucht und dem Team eine strukturierte Aufgabenliste liefert. Das Telefon klingelt nicht mehr durch – aber kein Anruf geht verloren.

Das bedeutet nicht, dass der persönliche Kontakt verschwindet. Im Gegenteil: Deine MFA haben endlich wieder Zeit und Ruhe, sich auf die Patienten zu konzentrieren, die gerade in der Praxis sind. Statt zwischen Behandlungsraum, Empfang und Telefon hin- und herzuspringen, können sie das tun, wofür sie ausgebildet wurden – Patienten versorgen.

Fazit: Entlastung beginnt beim Telefon

Die 23-Minuten-Regel ist mehr als eine wissenschaftliche Kuriosität. Sie macht sichtbar, warum sich dein Praxisalltag oft chaotischer anfühlt, als er objektiv sein müsste. Jede Unterbrechung kostet nicht nur die Zeit des Anrufs, sondern fast eine halbe Stunde Konzentration. Bei Dutzenden Unterbrechungen pro Tag wird daraus ein strukturelles Problem – mit messbaren Folgen für Fehlerquote, Teamstress und Patientenversorgung.

Die gute Nachricht: Du musst nicht härter arbeiten oder dein Team zu mehr Disziplin erziehen. Du musst nur die Quelle der Unterbrechungen in den Griff bekommen. Wenn du wissen möchtest, wie das konkret in deiner Praxis aussehen könnte, lohnt sich ein unverbindliches Erstgespräch mit KINAQ Solutions. Denn jede Praxis verdient echte Entlastung – nicht nur die nächste digitale Pflicht.