Die Kostenschere: Warum Arztpraxen nicht sparen müssen, sondern umdenken

106.200 Euro pro Jahr. So viel geben Arztpraxen durchschnittlich für Personal aus – Tendenz steil steigend. Gleichzeitig stagnieren die Einnahmen, und ab 2027 droht ein Spargesetz, das die Verguetung weiter deckelt. Viele Praxisinhaber fühlen sich in einem Schraubstock: Die Politik bremst die Einnahmen, der Tarifvertrag treibt die Kosten – und Stellenabbau ist keine Option, weil jede freie Stelle zur Dauervakanz wird. Doch es gibt einen Ausweg. Und der liegt nicht im Sparen am Personal, sondern im klügeren Einsatz.

Wenn die Schere aufgeht: Zahlen, die weh tun

Die Fakten sind ernüchternd: Zwischen 2020 und 2023 sind die Personalausgaben in Arztpraxen um 26,5 Prozent gestiegen. Die Einnahmen? Nur um 11,1 Prozent. Das Ergebnis: Die realen Jahresüberschüsse brachen 2023 um 13,3 Prozent ein – und das, obwohl die Praxen nicht weniger gearbeitet haben.

Personalkosten machen inzwischen rund 58 Prozent aller Praxisaufwendungen aus. Sie sind der mit Abstand größte Posten. Und sie wachsen weiter: Seit Januar 2026 liegt das Einstiegsgehalt einer MFA bei 2.939,59 Euro brutto – eine Steigerung um 3,4 Prozent. Rechnet man das auf eine durchschnittliche Praxis hoch, bedeutet das Mehrkosten von etwa 54.000 Euro pro Jahr. Ohne Sonderzahlungen. Ohne Azubis.

Die Stimmung in den Praxen? Auf dem Tiefpunkt. Der ZiPP-Klimaindex, der die wirtschaftliche Lage der niedergelassenen Ärzte abbildet, erreichte Anfang 2024 den Wert -14,3 – der schlechteste Wert seit zehn Jahren. Immer mehr Praxisinhaber denken über eine vorzeitige Aufgabe nach. Nicht, weil sie keine Lust mehr haben. Sondern weil sie nicht mehr wissen, wie es wirtschaftlich weitergehen soll.

Das GKV-Spargesetz verschärft die Lage

Und dann kommt auch noch das: Am 29. April 2026 beschloss das Kabinett das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz. Ab 2027 werden Vergütungsanstiege auf die Grundlohnrate begrenzt – und zusätzlich um einen Prozentpunkt gekürzt. Extrabudgetäre Vergütungen, etwa für die Erstbefüllung der elektronischen Patientenakte oder offene Sprechstunden, fallen weg. Die geschätzte Einsparung: 770 Millionen Euro. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung warnt: Rund 46 Millionen Behandlungsfälle könnten im Folgejahr entfallen.

Am 10. Juni 2026 reagierten Tausende Praxen mit bundesweiten Schließungen – ein Protesttag unter dem Motto „Praxen bedroht – Patienten in Not". Es war kein Streik aus Frust. Es war ein Hilferuf.

Der größte Irrtum: Sparen heißt nicht Stellen streichen

Jetzt kommt der entscheidende Punkt, der oft übersehen wird: Personalkosten senken heißt nicht, Personal abzubauen. Das wäre nicht nur unmenschlich – es wäre auch wirtschaftlich unsinnig.

Denn der Fachkräftemangel ist real. Laut IW Köln fehlen bis 2028 bundesweit 768.000 Fachkräfte. Das Gesundheitswesen führt die Liste an: Rund 46.000 Stellen sind unbesetzt, MFA-Stellen gehören zu den am stärksten betroffenen Berufsgruppen. Wer heute eine MFA verliert, findet nicht einfach Ersatz. Wer kündigt, hinterlässt eine Lücke – oft für Monate.

Das Problem ist also nicht, dass MFAs kosten. Das Problem ist, wofür sie eingesetzt werden.

Jede Stunde am Telefon ist eine verlorene Stunde

Eine durchschnittliche Hausarztpraxis erhält pro Tag zwischen 100 und 200 Anrufe. Terminanfragen. Rezeptbestellungen. Rückfragen. Absagen. In vielen Praxen verbringen MFAs vier bis fünf Stunden täglich am Telefon – oft unter Dauerstress, oft parallel zu anderen Aufgaben.

Das ist teuer. Aber nicht nur wirtschaftlich. Es ist auch menschlich teuer. Denn MFAs haben eine medizinische Ausbildung. Sie wollen Patienten versorgen, nicht den ganzen Tag Anrufe entgegennehmen. Die Diskrepanz zwischen Ausbildung und Alltag ist einer der Hauptgründe, warum qualifizierte Kräfte kündigen.

Die entscheidende Frage lautet also nicht: Wie spare ich am Personal? Sondern: Wie setze ich mein Personal so ein, dass es dort arbeitet, wo es wirklich gebraucht wird?

Die Alternative: Entlastung statt Abbau

Genau hier liegt der Hebel. Wenn es gelingt, MFAs vom Telefon zu befreien, gewinnt die Praxis gleich doppelt:

• Wirtschaftlich: Die vorhandene Arbeitszeit wird dort eingesetzt, wo sie Wertschöpfung bringt – in der Patientenversorgung, in der Assistenz, in der Vor- und Nachbereitung von Behandlungen.
• Menschlich: Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, die Fluktuation sinkt, die Bindung ans Team wächst.

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Zahnarztpraxis mit drei MFAs führte eine KI-gestützte Rezeption ein. Vorher verbrachten die MFAs täglich vier bis fünf Stunden am Telefon. Nachher konnten zwei der drei MFAs vollständig in die Stuhlassistenz zurückkehren. Die Praxis konnte ein zusätzliches Behandlungszimmer auslasten – ohne eine weitere Stelle zu schaffen. Mehr Kapazität, gleiche Personalkosten.

Das ist kein Zaubertrick. Das ist kluger Personaleinsatz.

Was wirklich entlastet – und was nicht

Viele Praxisinhaber haben in den letzten Jahren viel digitalisiert. Elektronische Patientenakte, Telematikinfrastruktur, digitale Rezepte. Doch die Wahrheit ist: Vieles davon hat nicht entlastet, sondern Zusatzaufwand erzeugt. Und mit dem GKV-Spargesetz werden sogar Vergütungen für digitale Leistungen gestrichen, die einmal als Anreiz gedacht waren.

Die spürbarste Entlastung liegt nicht in der nächsten Pflicht-Software. Sie liegt im Abnehmen des größten Zeitfressers: dem Telefon.

Denn jede Stunde, die eine MFA am Telefon verbringt, ist eine Stunde, die nicht bei Patienten ankommt. Und jede eingesparte Stunde am Telefon ist eine gewonnene Stunde für das, wofür MFAs ausgebildet wurden.

Drei zentrale Missverständnisse

1. „KI ersetzt Personal." Nein. KI-gestützte Systeme übernehmen Anrufannahme, nicht Patientenversorgung. MFAs bleiben – sie arbeiten nur dort, wo ihre Qualifikation wirklich gebraucht wird.
2. „Mehr Digitalisierung löst das Problem." Nicht automatisch. Digitalisierung kann helfen – wenn sie echte Prozesse abnimmt, nicht nur neue schafft.
3. „Das Spargesetz betrifft nur die Vergütung." Falsch. Die Deckelung der Einnahmen trifft auf steigende Fixkosten. Die Schere geht also weiter auf – selbst bei gleichbleibendem Leistungsvolumen.

Fazit: Der Hebel liegt im Einsatz, nicht im Abbau

Die Kostenschere ist real. Die wirtschaftliche Lage vieler Praxen ist angespannt. Doch die Lösung liegt nicht im Personalabbau – das wäre in Zeiten des Fachkräftemangels nicht nur unmöglich, sondern auch kontraproduktiv.

Der entscheidende Hebel liegt darin, vorhandenes Personal dort einzusetzen, wo es Wertschöpfung bringt. Jede Stunde am Telefon ist eine Stunde, die nicht bei Patienten ankommt. Jede MFA, die vom Telefon befreit wird, kann wieder das tun, wofür sie ausgebildet wurde.

Das ist kein Sparprogramm. Das ist kluge Personalführung. Und das ist genau das, was Praxen jetzt brauchen: keine neuen Verpflichtungen, keine zusätzliche Komplexität – sondern echte Entlastung, die sofort spürbar ist.

Wenn du wissen möchtest, wie das konkret in deiner Praxis aussehen könnte, lohnt sich ein unverbindliches Erstgespräch. Denn jede Praxis ist anders – aber jede verdient echte Entlastung.

KINAQ Solutions · Weil jede Praxis echte Entlastung verdient.