E-Rechnung ab 2027: Was Agenturen und Berater jetzt umstellen müssen
Die E-Rechnungspflicht ist der Anlass, deinen Rechnungsablauf als System aufzubauen.
Du schreibst deine Rechnung in Word oder im Buchhaltungstool, exportierst sie als PDF, hängst sie an eine E-Mail und schickst sie raus. So läuft das in den meisten Agenturen, Beratungen und Coaching-Businesses seit Jahren. Ab dem 1. Januar 2027 ist genau dieser Ablauf für viele von ihnen keine ordnungsgemäße Rechnung mehr – und spätestens ab 2028 für fast alle.
Die gute Nachricht: Die E-Rechnung ist kein Hexenwerk. Die schlechte: Wer sie nur als neues Dateiformat behandelt, baut sich das nächste Insel-Tool in einen ohnehin schon zersplitterten Ablauf. In diesem Artikel klären wir, wer wann umstellen muss, was eine E-Rechnung überhaupt ist, was der manuelle Rechnungsprozess dich heute schon kostet – und wie du die Pflicht nutzt, um aus Angebot, Projekt und Rechnung endlich ein durchgehendes System zu machen.
Die E-Rechnungspflicht kommt in zwei Wellen – und die erste ist in elf Wochen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das ist bei den meisten still und leise passiert, weil ein E-Mail-Postfach dafür reicht. Spannend wird jetzt das Ausstellen:
| Ab wann | Wen es betrifft | Was gilt |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | alle Unternehmen | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) | Inländische B2B-Rechnungen nur noch als E-Rechnung, Papier und einfaches PDF nicht mehr zulässig |
| 01.01.2028 | alle übrigen Unternehmen | Ausstellungspflicht unabhängig vom Umsatz, auch bisherige EDI-Verfahren laufen aus |
Empfangen seit 2025, ausstellen ab 2027 oder 2028 – je nach Vorjahresumsatz.
Ausgenommen bleiben unter anderem Rechnungen an Privatpersonen (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Leistungen von Kleinunternehmern. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können. Eine gute Übersicht der Fristen und Ausnahmen hat der Zentralverband des Deutschen Handwerks zusammengestellt – die Regeln gelten aber für alle Branchen, also auch für dich.
Ein PDF ist keine E-Rechnung – auch wenn es per E-Mail kommt
Ein normales PDF ist keine E-Rechnung – ZUGFeRD und XRechnung schon.
Hier liegt das häufigste Missverständnis. Eine E-Rechnung ist nicht „eine Rechnung, die elektronisch verschickt wird", sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate:
- XRechnung: reine XML-Datei, für Menschen ohne Software kaum lesbar, Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Du siehst eine normale Rechnung, die Software deines Kunden liest die Daten maschinell aus. Rechtlich zählt der XML-Teil.
Ein normales PDF, ein Scan oder ein Foto gelten dagegen als „sonstige Rechnung". Für Unternehmen über der Umsatzgrenze ist das im deutschen B2B-Geschäft ab 2027 nicht mehr ausreichend. Für deine Kunden hat das eine unangenehme Folge: Ohne ordnungsgemäße Rechnung ist ihr Vorsteuerabzug gefährdet. Spätestens im Jahr 2027 werden also nicht nur Behörden, sondern deine eigenen Kunden nachfragen, warum deine Rechnung „nur ein PDF" ist.
Die meisten Betriebe sind noch nicht so weit
Wenn du dich gerade ertappt fühlst: Du bist in guter Gesellschaft. In einer Umfrage des ZDH unter 1.926 Betrieben Anfang 2026 stellte nur rund ein Drittel bereits selbst E-Rechnungen aus. Rund die Hälfte der übrigen plante die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027. Und nur etwa ein Drittel nutzte ein GoBD-konformes Archiv.
Genau das ist das eigentliche Risiko. Die Umstellung ist nicht schwer, aber sie hängt an Dingen, die in vielen Agenturen nie sauber geregelt wurden: vollständige Stammdaten der Kunden, einheitliche Leistungspositionen, eine klare Verantwortung für die Rechnungsfreigabe und ein Archiv, in dem die XML-Datei unverändert liegt. Wer damit im Dezember anfängt, macht es unter Zeitdruck – und meistens doppelt.
Die Rechnung, die kaum jemand macht: Was dich der manuelle Ablauf heute kostet
Rechenbeispiel: 15 Minuten pro Rechnung summieren sich auf 7.200 € im Jahr.
Bevor du nur ein neues Format einkaufst, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf den Prozess dahinter. Ein Rechenbeispiel mit bewusst einfachen Annahmen – setz gern deine eigenen Zahlen ein:
- Deine Agentur schreibt 30 Ausgangsrechnungen pro Monat.
- Pro Rechnung gehen 15 Minuten drauf: Leistungen aus dem Projekttool zusammensuchen, Rechnung erstellen, prüfen, exportieren, verschicken, im Blick behalten, ob sie bezahlt wurde.
- Dein interner Stundensatz liegt bei 80 €.
Das ergibt 30 × 15 Minuten = 7,5 Stunden pro Monat. 7,5 Stunden × 80 € = 600 € pro Monat, also 7.200 € pro Jahr – nur fürs Rechnungsschreiben. Darin noch nicht enthalten: vergessene Zusatzleistungen, die nie abgerechnet werden, Rückfragen wegen falscher Angaben und Zahlungen, die wochenlang niemand nachverfolgt.
Ein durchgängiger Ablauf, in dem Leistungen automatisch aus dem Projekt in den Rechnungsentwurf wandern und die E-Rechnung per Klick freigegeben wird, drückt den Aufwand pro Rechnung auf wenige Minuten. Wie viel Zeit allein im Abgleich zwischen Tabellen steckt, zeigt unsere Fallstudie eines B2B-SaaS-Gründers, der 52 Stunden im Monat von seinen eigenen Tabellen zurückgewann.
So stellst du in fünf Schritten um, ohne einen neuen Tool-Zoo zu bauen
Schritt 1: Kläre, in welche Welle du fällst
Frag deine Steuerberatung, wie hoch dein Gesamtumsatz 2026 voraussichtlich ausfällt. Liegst du über 800.000 €, ist der 1. Januar 2027 deine Frist. Liegst du darunter, hast du bis Ende 2027 Zeit – nutz sie, statt sie zu verschenken.
Schritt 2: Prüfe dein Rechnungstool
Viele gängige Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können ZUGFeRD oder XRechnung bereits erzeugen. Prüfe, ob deines das kann und ob die Funktion aktiviert ist. Wenn du Rechnungen heute noch in Word oder Google Docs baust, ist jetzt der Moment, das zu ändern.
Schritt 3: Räum deine Stammdaten auf
Eine E-Rechnung ist nur so gut wie ihre Daten. Vollständige Firmennamen, Anschriften, Umsatzsteuer-IDs und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID gehören an eine Stelle – idealerweise in dein CRM, aus dem das Rechnungstool sie übernimmt.
Schritt 4: Verbinde Projekt, Leistung und Rechnung
Hier liegt der eigentliche Hebel. Wenn Leistungen, Stunden und Zusatzwünsche im Projekt erfasst werden, sollten sie automatisch im Rechnungsentwurf landen. Dazu gehören auch Zahlungserinnerungen, die ohne manuelles Nachhaken rausgehen. Eine Coach aus unseren Projekten hat genau so fünf Tools durch ein System ersetzt und ihre Zeit zurückbekommen.
Schritt 5: Archiviere richtig
Aufbewahrt werden muss mindestens der strukturierte XML-Teil, unverändert. Ein E-Mail-Postfach oder ein frei beschreibbarer Ordner reicht dafür nicht. Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du acht Jahre auf.
Do's und Don'ts bei der Umstellung
Do's
- Früh testen, mit echten Kunden und echten Rechnungen
- Eine verantwortliche Person für den Rechnungsprozess festlegen
- Eingangsrechnungen gleich mitdenken, denn die musst du schon seit 2025 verarbeiten können
Don'ts
- Darauf setzen, dass die Frist noch verschoben wird – Verbände fordern das, beschlossen ist es nicht
- Ein zusätzliches Insel-Tool nur für die E-Rechnung einführen
- Die XML-Datei nach dem Verbuchen löschen
Wichtig: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Für deine konkrete Situation – etwa gemischte steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen – sprich mit deiner Steuerkanzlei.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht kommt, und zwar für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz schon am 1. Januar 2027, für alle anderen ein Jahr später. Ein einfaches PDF reicht dann im deutschen B2B-Geschäft nicht mehr. Die Umstellung selbst ist überschaubar. Teuer wird sie nur, wenn du sie unter Zeitdruck oder als weiteres Einzeltool angehst.
Nimm dir diese Woche 30 Minuten: Kläre mit deiner Steuerberatung, in welche Welle du fällst, und schreib auf, durch wie viele Tools eine Rechnung bei dir heute wandert, bevor sie bezahlt ist. Wenn die Antwort mehr als drei lautet, ist die E-Rechnung der perfekte Anlass, daraus ein System zu machen. Wie wir bei DigitalXShift solche Abläufe aufbauen, siehst du auf unserem Profil bei Agenturmarkt.
Muss ich als Agentur ab 2027 E-Rechnungen schreiben?
Nur, wenn dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 € lag. Dann gilt die Pflicht für inländische B2B-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027. Alle anderen Unternehmen folgen ab dem 1. Januar 2028.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit 2025 E-Rechnungen empfangen können.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?
Dir droht ein Bußgeld, und dein Kunde riskiert seinen Vorsteuerabzug. Spätestens dein Kunde wird deshalb eine korrekte E-Rechnung verlangen.