Fachkräftemangel in Kanzleien: Warum Automatisierung jetzt die Lösung ist

Der Fachkräftemangel in der Steuerberatung ist kein Zufall - er ist strukturell

Stellen Sie sich vor, sechs von zehn offenen Stellen in Ihrer Kanzlei blieben dauerhaft unbesetzt. Genau das ist für viele Einzelkanzleien in Deutschland längst Realität. 72,7 Prozent der Kanzleien für Rechts- und Steuerberatung sind vom Fachkräftemangel betroffen, das ist laut ifo-Umfrage aus dem Jahr 2025 der Spitzenwert unter allen Branchen in Deutschland. Während sich der Personalmangel in der Gesamtwirtschaft zuletzt konjunkturbedingt etwas entspannte, blieb er in der Steuerberatung konstant hoch.

Genau das ist die eigentliche Botschaft hinter den Zahlen: Dieses Problem geht nicht von selbst wieder weg. Über 10.000 Stellen in der Steuerberatung sind aktuell unbesetzt, die Zahl der Auszubildenden sinkt seit Jahren, und das Durchschnittsalter der Berufsträger liegt bei knapp 54 Jahren. Fast die Hälfte ist über 55. Wer seine Wachstumspläne weiterhin allein auf Neueinstellungen stützt, baut auf eine Ressource, die der Markt schlicht nicht mehr hergibt. Es wird Zeit, das Problem von einer anderen Seite anzugehen.

Mehr Stellenanzeigen bringen nichts, wenn der Markt leer ist

Die klassische Reaktion auf Personalengpässe kennen Sie wahrscheinlich zur Genüge: mehr Stellenanzeigen schalten, Gehälter erhöhen, Recruiter beauftragen. Das Ergebnis bleibt trotzdem meist ernüchternd, denn am Ende landen dieselben drei Bewerbungen auf Ihrem Tisch, die auch die Nachbarkanzlei bekommt. Der Arbeitsmarkt gibt einfach nicht her, was die Branche braucht. Es führt kein Weg daran vorbei: Diese Strategie stößt an ihre Grenzen.

Der Denkfehler, der viele Kanzleien ausbremst

Hier liegt der entscheidende Punkt, den viele übersehen: Es fehlt gar nicht an Personal. Es fehlt an Kapazität. Das klingt zunächst wie Wortklauberei, ist aber ein fundamentaler Unterschied. Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) hat Ende 2025 die Tätigkeiten von Steuerfachangestellten neu bewertet und ist zu einem bemerkenswerten Ergebnis gekommen: Die Hälfte dieser Tätigkeiten ist automatisierbar.

Übersetzt heißt das: In einem klassischen 8-Stunden-Arbeitstag stecken mehrere Stunden Arbeit, für die eigentlich niemand ein Examen gebraucht hätte. Belegen hinterhertelefonieren, das Postfach sortieren, zum zehnten Mal dieselbe Mandantenfrage beantworten, Standardanschreiben tippen - all das kostet wertvolle Zeit, ohne dass dafür Fachwissen nötig wäre.

Wie sich Routinearbeit in Kanzleien automatisieren lässt

Genau an dieser Stelle setzt eine sinnvolle Automatisierung an. Die Routineprozesse in Steuerkanzleien lassen sich gezielt abgeben: Der Posteingang kommt vorsortiert mit fertigen Antwortentwürfen, fehlende Belege werden selbstständig angefordert und automatisch nachgehalten, Berichtstexte entstehen auf Knopfdruck. Das Ganze läuft in der gewohnten DATEV- und Outlook-Umgebung, ohne dass Ihr Team eine neue Software erlernen muss. Und ein Prinzip steht dabei nicht zur Debatte: Kein Vorgang verlässt die Kanzlei ohne menschliche Freigabe.

Die drei Prozesse mit dem schnellsten Effekt

Wenn Sie überlegen, wo Sie anfangen sollten, lohnt sich der Blick auf drei Bereiche, die in fast jeder Kanzlei den Kern der täglichen Routine bilden:

1. Der Posteingang - weil er jeden Tag anfällt und jeden im Team betrifft.
2. Die Belegnachforderung - weil sie einer der größten Zeitfresser der Finanzbuchhaltung ist und sich fast vollständig automatisieren lässt.
3. Berichts- und Anschreibentexte zum Jahresabschluss - weil hier pro Fall gleich 30 bis 60 Minuten auf einmal frei werden.

Wer diese drei Bausteine automatisiert, spürt den Unterschied nicht erst in Monaten, sondern bereits in Wochen.

Was sich dadurch tatsächlich einsparen lässt

Um die Größenordnung greifbar zu machen, lohnt sich ein einfaches Rechenbeispiel:

Das entspricht in etwa der Kapazität von zwei Vollzeitkräften, die Ihnen der Arbeitsmarkt gerade nicht liefern kann. Ein Potenzial, das bereits in der eigenen Kanzlei schlummert, ganz ohne neue Mitarbeitersuche.

"Dafür haben wir keine Zeit" - und warum das genau verkehrt gedacht ist

Ein Einwand taucht an dieser Stelle fast immer auf: "Für so ein Projekt haben wir gerade keine Zeit." Verständlich, aber genau verkehrt herum gedacht. Die Zeit fehlt schließlich, weil die Routine sie frisst. Deshalb sollte der Einstieg bewusst klein gehalten werden: Das Team wird für die Aufnahme der Abläufe nur wenige Stunden gebraucht, den Rest übernimmt die Automatisierung. Und der erste automatisierte Prozess bringt die Stunden zurück, die das nächste Projekt bereits finanzieren.

Der unterschätzte Effekt: weniger Kündigungen

Ein Nebeneffekt wiegt langfristig vielleicht am schwersten: Ihre besten Leute machen wieder die Arbeit, für die sie sich einmal entschieden haben. Überlastung durch Routinearbeit zählt zu den häufigsten Kündigungsgründen in Kanzleien. Wer den Teufelskreis aus Überlastung und Abgängen durchbrechen möchte, muss die Routine herausnehmen, statt noch mehr Druck aufzubauen.

Fazit: Kapazität schaffen statt auf den Arbeitsmarkt hoffen

Der Fachkräftemangel in der Steuerberatung ist strukturell und wird sich in den kommenden Jahren kaum von selbst lösen. Statt weiter auf einen leeren Arbeitsmarkt zu setzen, lohnt sich der Blick nach innen: Wie viel Routine lässt sich aus dem Kanzleialltag herausnehmen, um die vorhandenen Fachkräfte zu entlasten? Schon drei automatisierte Kernprozesse, Posteingang, Belegnachforderung und Berichtstexte, können mehrere tausend Fachkraftstunden im Jahr zurückbringen.

Beobachten Sie in den nächsten Tagen einmal bewusst, wie viel Zeit in Ihrer Kanzlei täglich für reine Routinearbeit draufgeht. Die Antwort dürfte Sie überraschen und Ihnen zeigen, wo der erste sinnvolle Schritt liegt.