Wir sind Ostermann Systeme – Ihr Partner für KI-gestützte Prozessautomatisierung in Steuerkanzleien. Von Essen aus helfen wir Kanzleien im Ruhrgebiet, am Niederrhein, im Münsterland und in ganz Nordrhein-Westfalen dabei, wieder Mandate anzunehmen statt abzusagen – mit dem Team, das sie heute schon haben. Kanzleien außerhalb von NRW begleiten wir remote, mit denselben Ergebnissen.
Der Grund, warum es uns gibt: Der Fachkräftemangel trifft die Steuerberatung härter als jede andere Branche. Fast drei Viertel aller Steuerkanzleien finden kein qualifiziertes Fachpersonal mehr, über 10.000 Stellen sind unbesetzt. Gleichzeitig verbringen Steuerfachangestellte und Bilanzbuchhalter täglich Stunden mit Routineaufgaben, für die niemand ein Examen gebraucht hätte: Belegen hinterhertelefonieren, den Posteingang sortieren, immer dieselben Mandantenfragen beantworten. Unsere Überzeugung: Ihre Kanzlei hat kein Personalproblem, sondern ein Kapazitätsproblem – und das lässt sich mit intelligenter Automatisierung lösen.
Konkret digitalisieren und automatisieren wir die Kanzleiprozesse, die im Alltag die meiste Zeit kosten: E-Mail-Management und Posteingang (Mandantenmails werden automatisch klassifiziert, Belege zugeordnet, Antwortentwürfe im Ton Ihrer Kanzlei vorbereitet), Belegnachforderung und Belegwesen (fehlende Belege werden erkannt, freundlich beim Mandanten angefordert, automatisch erinnert und abgeglichen) sowie Berichtstexte und Anschreiben zum Jahresabschluss – als Entwurf zur finalen Prüfung durch den Berufsträger. So entsteht aus Buchhaltung, Finanzbuchhaltung und Mandantenkommunikation wieder abrechenbare Kapazität: ein bis zwei Stunden pro Mitarbeiter und Tag.
Dabei arbeiten wir nach dem Andock-Prinzip: Wir verkaufen keine Kanzleisoftware von der Stange und kein zusätzliches Tool mit eigenem Login, das nach drei Monaten niemand mehr öffnet. Stattdessen bauen wir individuelle Workflow-Automatisierung direkt in Ihre bestehende Systemlandschaft – DATEV, DATEV Unternehmen Online, Microsoft 365, Outlook, Teams. Ihr Team arbeitet weiter wie gewohnt, nur ohne die Fleißarbeit. Aus 40 Minuten Tipparbeit werden 2 Minuten Kontrolle.
Datenschutz ist dabei kein Kleingedrucktes, sondern das Fundament – denn Steuerberater sind Berufsgeheimnisträger. Unsere Systeme laufen auf deutschen Servern, Mandantendaten verlassen die EU nicht und werden niemals für KI-Training verwendet. Die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG inklusive Belehrung nach § 203 StGB bringen wir unterschriftsreif zum ersten Termin mit. Jeder Prozess folgt dem Freigabe-Prinzip (Human-in-the-Loop): Keine E-Mail und kein Dokument verlässt die Kanzlei ohne menschliche Freigabe. Die enthaltene KI-Schulung für Ihr Team erfüllt zugleich die KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 EU AI Act.
Der Einstieg ist bewusst klein gehalten: In einem kostenlosen Potenzialgespräch von 15 Minuten sagen wir Ihnen ehrlich, ob und wo sich KI und Automatisierung in Ihrer Kanzlei rechnen. Danach folgt der KI-Potenzial-Workshop – ein Tag bei Ihnen vor Ort, zum Festpreis. Das Ergebnis dieser Potenzialanalyse: Ihre drei größten Zeitfresser, bewertet in Stunden und Euro, mit priorisiertem Fahrplan. Es gehört Ihnen, auch ohne Folgeauftrag. Die Umsetzung dauert typischerweise zwei bis vier Wochen pro Prozess – inklusive Team-Schulung und messbarer Erfolgskontrolle.
Wir arbeiten für inhabergeführte Steuerkanzleien, Steuerberater und Berufsausübungsgesellschaften mit 10 bis 50 Mitarbeitern – ob in Essen, Dortmund, Duisburg, Düsseldorf, Münster oder darüber hinaus. Wer ein Tool zum Selbst-Einrichten sucht, ist bei uns falsch. Wer einen Partner sucht, der die digitale Kanzlei bis zum laufenden Prozess baut, das Team von Tag eins mitnimmt und danach erreichbar bleibt, ist bei uns richtig.
