Interner DSB nur Nachteile – keine Kündigung möglich, extern als Lösung

Wer als Unternehmer eigentlich einen Datenschutzbeauftragten bestellen müsste, aber keinen hat, spielt russisches Roulette mit seinem Unternehmen. Die DSGVO ist kein Wunschkonzert. Wer zur Benennung verpflichtet ist und dieser Pflicht nicht nachkommt, riskiert Bußgelder, behördliche Maßnahmen und im Ernstfall massive Reputationsschäden. Ohne Datenschutzbeauftragten bist du im Zweifel komplett verloren, wenn die Aufsichtsbehörde prüft oder eine Beschwerde eingeht. Die Frage ist also nicht, ob man einen Datenschutzbeauftragten braucht, sondern wie man das Thema intelligent löst. Und genau hier machen viele Unternehmer den nächsten strategischen Fehler: Sie setzen auf einen internen Datenschutzbeauftragten. Klingt zunächst logisch. Ist es aber in den meisten Fällen nicht.

Fangen wir mit den harten Zahlen an. Ein interner Datenschutzbeauftragter, der neu eingestellt wird, kostet schnell 50.000 bis 60.000 Euro brutto pro Jahr. Und das ist nur das Gehalt. Sozialabgaben, Nebenkosten, Arbeitsplatz, Fortbildungen und laufende Weiterbildung kommen noch oben drauf. Rechnet man das realistisch durch, landet man deutlich höher. Ein externer Datenschutzbeauftragter hingegen kostet in der Regel nur ein paar hundert Euro im Monat. Der Unterschied ist nicht klein – er ist massiv.

Nun könnte man sagen: „Dann nehmen wir doch einfach einen bestehenden Mitarbeiter und machen ihn zum Datenschutzbeauftragten.“ Auch das klingt erstmal pragmatisch. In der Praxis bedeutet das aber: Ausbildungskosten, Schulungsgebühren, Zeitaufwand und Freistellung vom eigentlichen Job. Während der Mitarbeiter auf Fortbildung sitzt, bleibt seine ursprüngliche Arbeit liegen oder muss von anderen mitgetragen werden.

Und damit fängt das eigentliche Risiko erst an. Datenschutz ist kein Nebenbei-Thema. Er erfordert Fachwissen, laufende Aktualisierung, rechtliche Bewertung und strukturierte Umsetzung. Wer glaubt, man könne das „irgendwie mitlaufen lassen“, unterschätzt die Komplexität der DSGVO gewaltig. Der interne Mitarbeiter muss die gesetzlichen Anforderungen nicht nur kennen, sondern auch sauber dokumentieren und umsetzen. Und wenn er Fehler macht, haftet am Ende trotzdem der Unternehmer.

Der größte Haken kommt jedoch noch: Kündigungsschutz. Ein interner Datenschutzbeauftragter genießt einen besonderen gesetzlichen Kündigungsschutz. Und der ist massiv. Praktisch unkündbar trifft es ziemlich gut. Selbst wenn die Zusammenarbeit schwierig wird oder die Leistung nicht überzeugt, ist eine Kündigung nur in absoluten Ausnahmefällen möglich. Es müssten schwerste Vergehen vorliegen. Kleine Mängel, unzureichende Performance oder fachliche Schwächen reichen nicht aus.

Das bedeutet: Du bindest dir eine Person mit Sonderstatus ins Unternehmen, die du im Zweifel nicht mehr loswirst. Und selbst wenn du sie als Datenschutzbeauftragten abberufst, bleibt der Kündigungsschutz noch über ein Jahr bestehen. Das ist kein kleines Detail, sondern ein erhebliches unternehmerisches Risiko. Stell dir vor, du merkst nach einiger Zeit, dass die Datenschutzorganisation nicht sauber läuft. Dokumente fehlen, Prozesse sind lückenhaft, die Behörde stellt Fragen und dein interner Datenschutzbeauftragter ist überfordert. Du kannst nicht einfach sagen: „Das passt so nicht, wir ändern das.“ Du bist gebunden. Und das in einem Bereich, in dem Fehler schnell teuer werden können.

Ein externer Datenschutzbeauftragter hingegen bringt gleich mehrere Vorteile mit. Erstens: Kostenkontrolle. Du zahlst eine kalkulierbare monatliche Pauschale statt eines Vollzeitgehalts. Zweitens: Fachkompetenz. Externe Datenschutzbeauftragte sind spezialisiert, arbeiten täglich in verschiedenen Unternehmen und sind fachlich auf dem neuesten Stand. Drittens: Flexibilität. Wenn die Zusammenarbeit nicht passt, kannst du den Vertrag beenden – ohne Kündigungsschutzdrama.

Hinzu kommt ein weiterer Punkt, der oft übersehen wird: Objektivität. Ein interner Datenschutzbeauftragter ist Teil der Organisation. Er steht unter internen Hierarchien, Beziehungen und Loyalitäten. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist unabhängiger und kann Risiken klar benennen, ohne in interne Konflikte verwickelt zu sein. Gerade im Datenschutz ist diese Neutralität Gold wert.

Zeit ist ebenfalls ein entscheidender Faktor. Unternehmer haben genug Themen auf dem Tisch. Datenschutz sollte professionell geregelt sein, ohne dass man sich selbst durch Gesetzestexte kämpfen muss. Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt die Struktur, erstellt Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten, begleitet Unterweisungen, kümmert sich um Löschkonzepte, Auskunftsersuchen und Datenpannenprozesse. Kurz gesagt: Er sorgt dafür, dass alles läuft.

Wir bei der IfDQ Audit GmbH bieten genau diese Lösung an. Als externer Datenschutzbeauftragter übernehmen wir die ganzheitliche Betreuung. Zeitsparend, kosteneffizient und rechtssicher. Unternehmen erhalten nicht nur eine formale Benennung, sondern ein funktionierendes Datenschutzmanagementsystem. Alle relevanten Vorgaben werden umgesetzt, dokumentiert und regelmäßig überprüft.

Am Ende geht es um unternehmerische Vernunft. Warum sollte man sich hohe Personalkosten, Schulungsaufwand und massiven Kündigungsschutz ins Haus holen, wenn es eine schlanke, flexible und wirtschaftlich deutlich sinnvollere Lösung gibt? Datenschutz ist Pflicht. Aber wie man ihn organisiert, ist eine strategische Entscheidung.

Wer rational denkt, entscheidet sich für den externen Datenschutzbeauftragten. Alles andere ist teuer, unflexibel und unnötig riskant.