Urlaubszeit in der Praxis: Wenn das Team Pause macht – und das Telefon nicht
Im Sommer ist das Team im Urlaub – aber das Telefon nicht.
Kennst du das? Draußen wird es warm, die Sommerferien rücken näher – und plötzlich wird der Dienstplan zur Tetris-Partie. Drei MFAs wollen im Juli Urlaub, eine im August, und irgendwie müssen die Schichten ja besetzt bleiben. Was dabei oft untergeht: Das Telefon hält sich nicht an den Urlaubsplan. Es klingelt weiter. Konstant. Manchmal sogar mehr als sonst. Denn während dein Team schrumpft, steigt bei vielen Patienten der Beratungsbedarf – Reiseimpfungen, Langzeitrezepte, reisemedizinische Fragen. Willkommen in der Sommerfalle.
Das Telefon kennt keine Ferienzeit
Medizinische Fachangestellte haben nach dem aktuellen Tarifvertrag TV-MFA 2025/2026 Anspruch auf 29 Arbeitstage bzw. 35 Werktage Erholungsurlaub pro Jahr – ab dem 55. Lebensjahr sogar 31 bzw. 37 Tage. Das ist gut so und richtig so. Aber es bedeutet auch: In einer Praxis mit drei bis vier MFAs kann das Team über mehrere Wochen hinweg erheblich ausgedünnt sein – selbst bei perfekt gestaffelten Urlauben.
Und genau in diesen Wochen passiert etwas Paradoxes: Das Anrufvolumen fällt nicht mit. Im Gegenteil. Patienten, die im Sommer verreisen, brauchen vorher:
- Reiseimpfungen (Hepatitis A/B, Typhus, FSME)
- Rezepte für die Urlaubszeit
- Reisemedizinische Beratung
- Termine für Check-ups vor der Abreise
Dazu kommen die regulären Anfragen: Chroniker-Versorgung, akute Beschwerden, Vertretungsarzt-Nachfragen. Das Telefon läuft durch – egal, wie viele Kolleginnen gerade am Strand sitzen.
Was übrig bleibt: Druck auf weniger Schultern
Die übliche Reaktion? Gestaffelte Urlaube. Urlaubsvertretungen. Anrufbeantworter mit Hinweis auf eingeschränkte Zeiten. Oder: Die verbliebenen MFAs machen einfach mehr. Das ist keine Strategie – das ist Schadensbegrenzung. Und alle Beteiligten spüren es:
- Das verbleibende Team steht unter Dauerdruck, weil jeder Anruf wichtig ist – aber die Kapazität fehlt.
- Die Patienten erleben schlechtere Erreichbarkeit, längere Wartezeiten, genervte Stimmen am Telefon.
- Du als Praxisinhaber steckst zwischen allen Stühlen: MFAs haben ein Recht auf Urlaub zur bevorzugten Zeit – und Patienten haben berechtigte Erwartungen an Erreichbarkeit.
Das Ergebnis? Stress. Schlechte Bewertungen. Im schlimmsten Fall: Patienten, die zur Konkurrenz wechseln.
Reisemedizin-Anfragen häufen sich vor den Sommerferien.
Warum "haben wir immer so gemacht" keine Lösung ist
Viele Praxen haben sich mit dem Sommerdruck abgefunden. "Das ist halt jedes Jahr so." Stimmt. Aber muss es so bleiben?
Das Problem ist nicht der Urlaub. Das Problem ist, dass die Telefonabdeckung an Köpfen hängt – und nicht an einem System. Solange das Telefon nur dann funktioniert, wenn genug Leute da sind, wird der Sommer immer zur Belastungsprobe.
Drei typische Irrtümer
1. "Im Sommer ist sowieso weniger los"
Nein. Reisemedizin, Chroniker-Versorgung und Rezept-Anfragen laufen durch. Das Anrufvolumen sinkt nicht proportional zur Personalkapazität.
2. "Gestaffelte Urlaube lösen das"
Sie mildern den Engpass, lösen ihn aber nicht. Selbst bei bester Planung entstehen kritische Wochen. Und: MFAs haben ein tarifliches Recht auf Urlaub zur bevorzugten Zeit – das darf kein Verhandlungspoker werden.
3. "Das merken die Patienten schon nicht"
Doch. Schlechte Erreichbarkeit führt zu Frustration, schlechten Bewertungen – und im schlimmsten Fall zur Abwanderung.
Das Telefon braucht keine Vertretung. Es braucht ein System.
Die gute Nachricht: Es gibt mittlerweile Lösungen, die genau hier ansetzen. Nicht "KI statt MFAs", sondern: Urlaubsabdeckung, die nicht auf den Schultern der verbliebenen Kolleginnen landet.
Moderne Telefonlösungen wie die von KINAQ halten die Erreichbarkeit stabil – unabhängig davon, wie viele Menschen gerade im Dienst sind. Anrufe werden qualifiziert entgegengenommen, Termine gebucht, wichtige Informationen strukturiert ans Team übergeben. Das verbleibende Personal wird entlastet, nicht zusätzlich belastet.
Der entscheidende Unterschied: Es geht nicht um eine Notlösung für zwei Wochen, sondern um ein System, das dauerhaft funktioniert – im Sommer genauso wie im Rest des Jahres.
Was das konkret bedeutet:
- Für dein Team: Kein zusätzlicher Telefondruck in Urlaubswochen. Mehr Fokus auf die Patienten vor Ort.
- Für deine Patienten: Gleichbleibend gute Erreichbarkeit – egal, wann sie anrufen.
- Für dich: Weniger Stress bei der Urlaubsplanung. Keine schlechten Bewertungen wegen nicht erreichbarer Praxis.
Und das Beste: Solche Lösungen sind heute innerhalb von Wochen einsatzbereit – nicht Monaten.
Erreichbarkeit stabil halten durch KI – auch wenn das Team kleiner ist.
Fazit: Mach den Sommer zur Nebensache
Der Sommer wird immer kommen. Und dein Team wird immer Urlaub brauchen – zurecht. Die Frage ist: Soll das Telefon weiterhin zum Engpass werden? Oder machst du es zu einem System, das einfach läuft?
Die wichtigste Erkenntnis: Urlaubsabdeckung ist kein MFA-Problem. Es ist ein Systemthema. Und genau da liegt die Lösung.
Wenn du wissen möchtest, wie eine stabile Telefonabdeckung in deiner Praxis konkret aussehen könnte – unabhängig von Urlaubszeiten, Krankheitswellen oder Personalengpässen – dann lohnt sich ein unverbindliches Erstgespräch mit KINAQ. Denn jede Praxis verdient echte Entlastung.
Probier's aus: Beobachte mal in den nächsten Wochen, wie oft das Telefon klingelt, während dein Team unter Druck steht. Und frag dich: Muss das wirklich jedes Jahr so sein?