APEX Consulting
50% weniger Fulfillment-Aufwand und 2 FTE gespart – in 1 Monat mit KI-Automation
Golden Voice Academy halbierte mit APEX den Fulfillment-Aufwand, sparte 2 FTE ein und steigerte die Kundenzufriedenheit – umgesetzt in rund 1 Monat durch KI-gestützte Automatisierung und eine klare, gemeinsame Arbeitsoberfläche.
Kennzahlen auf einen Blick
Halbierter Fulfillment-Aufwand, 2 FTE entlastet und nutzbare Ergebnisse in 1 Monat – ermöglicht durch KI-gestützte Automatisierung und klare Workflows.
Die Golden Voice Academy bildet Synchronsprecher aus. Mit Wachstum stieg der manuelle Fulfillment-Aufwand stark an: Bewertungen, Rückfragen, Nachverfolgung – alles musste händisch koordiniert werden.
Engpässe im Prozess
- Teilweise bis zu 150 Kunden pro Monat, die täglich je 10 Aufnahmen einreichen – jede Einreichung sollte bewertet werden.
- Keine verlässliche Übersicht: Wer hat Feedback? Was ist offen? Wer hat bereits geantwortet?
- Ständige interne Rückfragen („Was ist damit?“), permanente Unterbrechungen und Koordinationsaufwand.
- Verzögerte Antworten führten zu unzufriedenen Kunden und ad-hoc „Brände löschen“.
Auswirkungen auf Team und Kunden
- Hoher, unplanbarer Fulfillment-Aufwand und Stress im Tagesgeschäft.
- Unklare Prioritäten erhöhten das Risiko übersehener Aufgaben.
- Sinkende Kundenzufriedenheit durch Wartezeiten.
- Zusätzlicher Personalbedarf zur Abarbeitung der manuellen Tätigkeiten.
Die Zusammenarbeit sollte den Fulfillment-Prozess spürbar vereinfachen, beschleunigen und stabilisieren. Kern war eine klare, gemeinsame Arbeitsoberfläche plus KI-gestützte Automatisierung.
- Zentrale Übersicht zu Einreichungen, Bewertungen und Antworten schaffen.
- Automatisches Priorisieren: Kunden identifizieren, die am längsten auf Feedback warten.
- Manuelle Tätigkeiten deutlich reduzieren und Teamkapazität freispielen.
- Antwortzeiten und Zusammenarbeit mit Kunden stabilisieren, Eskalationen vermeiden.
- KI-gestützte Erstellung von Werbevideos und Creatives für kontinuierliche Kampagnen.
Innerhalb von etwa einem Monat nach Start stand ein „sehr brauchbares“ System: eine saubere Übersicht für die Zusammenarbeit mit Kunden, umfassend automatisiert und mit KI, die offene Fälle erkennt und Prioritäten setzt.
- 50% weniger Fulfillment-Aufwand; zwei Mitarbeitende konnten aus dem Bereich herausgenommen werden.
- Deutlich höhere Kundenzufriedenheit durch transparente Priorisierung und strukturierte Feedback-Schleifen.
- Spürbar weniger Stress im Tagesgeschäft; keine Anrufe mehr wegen offener Punkte.
- Team arbeitet „deutlich einfacher“ mit dem System; klare Zuständigkeiten und Next Steps.
- Für Ads: KI-gestützte, automatisierte Erstellung von Werbevideos/Creatives – wöchentlich auf Knopfdruck neuer Content für die Leadgewinnung.
- Zusammenarbeit auf Augenhöhe: extrem schnelle Rückmeldungen, konsequente Optimierung und „extra Meile“ in der Umsetzung.
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