KiVent: 101.265 € mehr Umsatz und 207 Tage Zeitersparnis pro Jahr durch Automatisierung

Johannes Kirsch war schon immer begeisterter Tischfußballer und wurde sogar mehrfach zum Deutschen Meister gekürt. Leider zwang ihn sein gesundheitlicher Zustand, eine bis dahin steile Karriere als Profisportler nach zehn Jahren zu beenden. Das Thema Tischfußball ließ ihn aber nicht los. So beschloss er, weiterhin in der Branche aktiv zu sein - nicht mehr als Spieler, sondern als Event-Dienstleister. Mit seinem Unternehmen KiVent vermietet er unter anderem Kickertische und organisiert Firmen-Events.

Das Problem: Die Organisation erwies sich als langwierig. Bis alle notwendigen Informationen vom Kunden vorliegen, vergehen teils mehrere Wochen. Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch nervenaufreibend. Folglich versank er mit seinem Team immer weiter in einem administrativen Chaos, statt sich um umsatzsteigernde Aktivitäten kümmern zu können.

In Zahlen: Das Erstellen und Nachfassen von Angeboten nahm rund 2 Stunden pro Angebot in Anspruch. Bei rund 421 Angeboten kommt man somit auf 842 Stunden Zeitaufwand und 42.100 € Kosten pro Jahr. Der Zeitaufwand wirkte sich auch auf die Nachfassquote aus: Es blieb kaum Zeit, um Interessenten aktiv nachzutelefonieren. Die Folge: hohe entgangene Umsätze, da nur rund 40 % der Angebote nachgefasst wurden. Dazu kam der manuelle Aufwand bei der Informationsbeschaffung: Ein Event in der Zukunft mit Kickertischen und Co. zu versorgen, verlangt sorgfältige Planung. Hier kam es oftmals zu einem Hin und Her zwischen Kunde und Anbieter, weil notwendige Informationen nicht direkt beschafft werden konnten oder sich spontan Änderungswünsche ergaben.

Was Johannes erreichen wollte, ergibt sich direkt aus dem Engpass: Der enorme Zeitaufwand für Angebotserstellung und Nachfassen sollte drastisch sinken, damit die 842 Stunden pro Jahr nicht länger im Backoffice verschwinden. Die Nachfassquote sollte steigen - denn wenn nur rund 40 % der Angebote nachgefasst werden, bleibt Umsatz systematisch liegen.

Zweites Ziel: die Kundenkommunikation automatisieren, sodass Informationen schneller verfügbar sind und Events einfacher planbar werden. Das wochenlange Hin und Her bei der Informationsbeschaffung sollte durch einen strukturierten, automatisierten Prozess ersetzt werden, damit das Team alle relevanten Daten direkt vorliegen hat.

Und dahinter das eigentliche Ziel: zeitliche Freiräume für die Dinge, die das Unternehmen wirklich voranbringen. Die Vermietung von Kickertischen ist zwar ein wichtiger Bestandteil der KiVent GmbH, erzeugt aber gemessen am Umsatz viel Aufwand. Johannes wollte sich wieder auf die echten Umsatztreiber konzentrieren können - die Organisation von Kicker-Teamevents, die Spaß machen - und auf neue Projekte wie eine Online-Kickerschule oder die Entwicklung eines eigenen Kickertisches.

Die Lösung besteht aus drei simplen Automatisierungen. Erstens die automatisierte Angebotsnachverfolgung: Sobald ein Angebot in seiner Rechnungs-Software erstellt wurde, erhält der Kontakt automatisch Erinnerungs-E-Mails durch KlickTipp. Zweitens Vertriebsautomatisierung per E-Mail oder SMS: Bleibt ein Angebot 7 Tage nach Erstellung unbeantwortet, wird der Vertrieb automatisch informiert. Dieser kann mit einem Klick entscheiden, ob eine automatisierte Nachfass-Kampagne per E-Mail starten oder der Kunde angerufen werden soll. Drittens werden Informationen automatisch eingeholt: Ein Kontaktformular, auf dem Interessenten vorab alle notwendigen Informationen eintragen, wurde mit KlickTipp verbunden. Das Team kann mit wenigen Mausklicks alle relevanten Daten abrufen. Das reduziert die Bearbeitungszeit deutlich.

Das Resultat: In 8 Monaten generierte Johannes 43 % mehr Aufträge, die Prozess-Automatisierung steigerte die Nachfassquote um bis zu 250 %. Unterm Strich stehen 101.265 € mehr Umsatz pro Jahr und 207 eingesparte Arbeitstage.

Dazu kommen die weichen Faktoren: Fokus auf das Wesentliche - Johannes konzentriert sich wieder auf die echten Umsatztreiber, die Organisation von Kicker-Teamevents. Zeit für das, wofür er angetreten ist: die Entwicklung "des geilsten Kickertisches der Welt: dem Guardian". Und ein professioneller Ersteindruck: Alle notwendigen Event-Informationen laufen über automatisierte E-Mail-Kampagnen, das Team kann sich perfekt auf jedes Event vorbereiten, und die Organisation verläuft ohne Reibungsverluste.