So räumte misterwater 5 Jahre Datenchaos in unter 10 Tagen auf

Seit 1997 widmet sich Gründer Erich Meidert der Wasseraufbereitung. Heute entwickelt und vertreibt misterwater vom Standort bei München aus hochwertige Trinkwasser-Systeme - mehrstufige Umkehrosmose, Wasserbelebung und Wasserstoff-Technologie, wissenschaftlich fundiert statt mit reinen Produktversprechen. Mit über 14.000 zahlenden Kunden und einem 20-köpfigen Team hat sich misterwater einen festen Platz in der DACH-Community erarbeitet.

Genau dieser Erfolg produzierte über die Jahre enorme Datenmengen. Richtiges Nachfassen oder datengestützte Entscheidungen waren kaum noch möglich, die Vertriebsmitarbeiter:innen konnten kaum arbeiten - die Daten lagen verstreut und nur über aufwändige Filter auffindbar. Welcher Kunde hat welches Gerät? Wann ist der nächste Filterwechsel? Wer hat ein offenes Angebot? All das war vorhanden, aber verschüttet in der Masse.

Erschwerend kam hinzu: Diese Daten wurden mehrfach umgezogen - Systemwechsel, Anbieterwechsel, und mit jedem Umzug wurde die Datenqualität schlechter. Irgendwo in der Tiefe der Daten lagen zwar Telefonnummern und E-Mail-Adressen - aber nicht am Kontakt selbst. Sie herauszufinden war nahezu unmöglich. Man wusste zwar, welcher Kunde ein Angebot hatte und was er gekauft hatte - aber nur, wer in die Dokumente schaute. Sauber filtern oder schnell sehen, wen der Vertrieb heute anrufen sollte? Ging schlicht nicht.

Das Team versuchte über lange Zeit, die Hoheit über die Daten zurückzugewinnen. Aussichtslos. Die Entscheidung stand: anderthalb Mitarbeiter für zwölf Monate fest einstellen, nur um die Datenbank zu bereinigen - oder es anders lösen. Hier kam AUTIMA ins Spiel.

Aus der Ausgangslage ergaben sich drei klare Ziele.

Erstens: Kontakte wieder mit Kontaktdaten verbinden. Telefonnummern und E-Mail-Adressen lagen irgendwo in der Tiefe der Daten, aber nicht am Kontakt selbst - sie sollten dorthin zurück, wo der Vertrieb sie braucht.

Zweitens: die Daten für den Vertrieb nutzbar machen. Sauber filtern und schnell sehen, wen der Vertrieb heute anrufen sollte, welcher Kunde ein Angebot hat und was er gekauft hat - ohne dass dafür jemand in die einzelnen Dokumente schauen muss.

Drittens: eine saubere Basis für Buchhaltung und Entscheidungen. Durch das Chaos fiel es immer wieder schwer, verlässliche unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Genau diesem Zustand sollte ein Ende gesetzt werden.

Und das alles, ohne den ursprünglich geplanten Weg zu gehen: anderthalb Mitarbeiter für zwölf Monate fest einstellen, nur um die Datenbank zu bereinigen. Die Bereinigung sollte deutlich schneller gelingen und mit den vorhandenen Fachkräften - der KI-Mitarbeiter arbeitet, die Menschen führen ihn.

Der Weg dorthin in drei Schritten: Zuerst eine vollständige Bestandsaufnahme und tiefe Analyse der Datenbankstrukturen - verstehen, was wirklich vorliegt, bevor irgendetwas angefasst wird. Dann das Aufsetzen eines KI-Workflows, der alle Datenpunkte sinnvoll miteinander abgleicht, ergänzt und sauber aufbereitet. Zum Schluss der finale Abgleich gemeinsam mit den Fachkräften und die vollständige Bereinigung der Datenbank.

Die Resultate der ersten 10 Tage: Über 6.000 Kundendatensätze gerettet - Telefonnummern und E-Mail-Adressen allein aus den Belegen rekonstruiert. Über 61.000 Datensätze bereinigt und konsolidiert. Alles in nur 32 Stunden Gesamtarbeitszeit statt der veranschlagten 720.

Für misterwater ist eine echte Vertriebsdatenbank entstanden: Der Vertrieb arbeitet wieder sinnvoll und weiß, welchen Kunden er heute anruft. Datentransparenz wie seit Ewigkeiten nicht mehr, alte Fehler aus vergangenen Systemwechseln bereinigt - das gesamte Team kann sich endlich auf die Inhalte im ERP-System verlassen.

Gründer Erich Meidert fasst es so zusammen: "Fünf Jahre gewachsenes Datenchaos, für das wir intern anderthalb Stellen über zwölf Monate eingeplant hatten. AUTIMA hat über 61.000 Datensätze in kürzester Zeit bereinigt und über 6.000 verlorene Kontaktdaten aus alten Belegen zurückgeholt. Unser Vertrieb arbeitet seitdem wieder mit einer Datenbasis, auf die sich das ganze Team verlässt. Wir sind restlos begeistert und beeindruckt! Die nächsten Projekte mit AUTIMA sind bei uns schon terminiert."