Fließbandprozess statt Chaos: Wie Marc Langender seine Kunden-Pipeline vollautomatisiert hat.

optimierung.at zählt zu den etabliertesten Webdesign-Agenturen Österreichs. Marc Langender hatte in seiner Agentur bereits einen Großteil der Prozesse automatisiert – ein Problem blieb jedoch bestehen: Der interne Kundenprozess ließ sich in ClickUp nicht sauber als Fließband abbilden. Je mehr Kunden gleichzeitig betreut wurden, desto komplizierter und unübersichtlicher wurde das System. Eine echte Übergabe an Mitarbeiter oder ein wirklich skalierbarer Prozess waren so nicht möglich – zumal die Agentur nicht nur Webdesign, sondern auch Video, Copywriting und Ads unter einen Hut bringen musste. Monatelange eigene Versuche, das Problem selbst zu lösen, blieben erfolglos.

Ziel war ein vollständiges, funktionierendes Verwaltungssystem, mit dem das gesamte Team ohne Reibungsverluste arbeiten kann – unabhängig davon, wie viele Kunden gleichzeitig betreut werden. Konkret ging es darum, mehrere Leistungsbereiche (Webdesign, Video, Copywriting, Ads) in einer einzigen automatisierten Pipeline zu vereinen, manuelle Übergabeschritte zu reduzieren und dadurch spürbar Zeit im Tagesgeschäft freizuspielen.

Gemeinsam mit Bill Consulting entstand ein individuelles Projektmanagement-System in Airtable mit automatisierten Pipelines, in denen Vorgänge eigenständig in die nächste Phase überführt werden. Das Ergebnis: 80% des Fulfillments laufen mittlerweile automatisiert, das Team spart dadurch 8–10 Stunden pro Woche und kann bei gleicher Teamgröße das Doppelte bis Dreifache an Kunden gleichzeitig betreuen. Auch als der Projektumfang während der Zusammenarbeit deutlich über die ursprüngliche Planung hinauswuchs, wurde das zugesagte Ergebnis vollständig eingehalten – inklusive schneller Reaktionszeiten des gesamten Teams, auch abends und am Wochenende.