Bill Consulting GmbH
40+ Stunden gespart dank automatisiertem Coaching-System von Bill Consulting
VAN DEN BOOM Coaching betreut über 700 Kunden – früher mit 40 Stunden manuellem Aufwand pro Woche. Bill Consulting entwickelte ein vollautomatisiertes Onboarding-System, das Zeit spart, Fehler eliminiert und Skalierung ohne Mehraufwand ermöglicht.
Messbare Erfolge durch Automatisierung
Durch die vollständige Automatisierung des Onboarding-Prozesses konnte VAN DEN BOOM Coaching über 40 Stunden pro Woche einsparen, 700+ Kunden fehlerfrei betreuen und das Wachstum ohne zusätzliche Personalkosten skalieren.
VAN DEN BOOM Coaching betreut über 700 aktive Kunden in verschiedenen Coaching-Programmen. Trotz eines klaren Prozesses war das Onboarding neuer Kunden komplett manuell: Verträge mussten händisch erstellt, E-Mails individuell versendet und Zugänge manuell angelegt werden.
Die Folge: Bis zu 40 Stunden Arbeit pro Woche flossen allein in repetitive Aufgaben. Bei 5-10 Neukunden wöchentlich stieß das Team an seine Kapazitätsgrenzen – Fehler schlichen sich ein, und Skalierung war nicht möglich.
Der Geschäftsführer Thiemo van den Boom erkannte: Ohne Automatisierung würde weiteres Wachstum eine zusätzliche Vollzeitkraft erfordern – mit entsprechenden Kosten und Komplexität.
Das klare Ziel war es, den gesamten Onboarding-Prozess zu automatisieren und damit:
✅ Mindestens 40 Stunden manuelle Arbeit pro Woche einzusparen
✅ Fehler im Prozess vollständig zu eliminieren
✅ Wachstum von 5-10 Neukunden pro Woche ohne zusätzliche Arbeitskraft zu ermöglichen
✅ Ein skalierbares System zu schaffen, das auch bei 1.000+ Kunden reibungslos funktioniert
✅ Eine professionelle, automatisierte Kundenerfahrung zu bieten
Der Fokus lag darauf, manuelle Routineaufgaben durch intelligente Automatisierung zu ersetzen – ohne Qualitätsverlust, sondern mit noch mehr Zuverlässigkeit.
Bill Consulting entwickelte ein vollautomatisiertes Onboarding-System auf Basis von Airtable und Make (ehemals Integromat). Das Ergebnis: Ein End-to-End-Prozess, der ohne manuellen Eingriff funktioniert.
So funktioniert das System:
1️⃣ Automatische Vertragserstellung:
Sobald ein neuer Kunde im CRM erfasst wird, generiert das System automatisch einen personalisierten Vertrag und versendet ihn per E-Mail.
2️⃣ Intelligente E-Mail-Sequenzen:
Kunden erhalten zu definierten Zeitpunkten automatisch die passenden Informationen, Zugangsdaten und Willkommensmaterialien – individuell auf ihr gebuchtes Programm abgestimmt.
3️⃣ Zugangsverwaltung:
Plattform-Zugänge werden automatisch erstellt und zugewiesen – kein manuelles Anlegen mehr nötig.
4️⃣ Fehlerfreie Skalierung:
Egal ob 5 oder 50 neue Kunden pro Woche – das System läuft stabil und zuverlässig.
Das Ergebnis:
✅ 40+ Stunden pro Woche gespart – Zeit, die jetzt in Kundenbetreuung und Wachstum fließt
✅ 0 manuelle Fehler mehr im Onboarding-Prozess
✅ Professionelles, konsistentes Kundenerlebnis ab dem ersten Kontakt
✅ Skalierung ohne zusätzliche Personalkosten möglich
✅ Thiemo van den Boom kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren statt auf Admin-Arbeit
Das System läuft seit Monaten stabil und hat VAN DEN BOOM Coaching die Freiheit gegeben, weiter zu wachsen – ohne im operativen Tagesgeschäft zu ersticken.
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40h gespart, 700+ Kunden automatisiert – VAN DEN BOOM Coaching Fallstudie
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