Managementsystem in 6–8 statt 18–22 Wochen – 3 Wochen Doku gespart

KEMPF stand unter Termindruck: Für Homologation und Zertifizierung musste ein Managementsystem von Grund auf aufgebaut werden. Ohne dieses System wären Fahrzeugzulassungen nicht möglich – ein klares Geschäftsrisiko.

Zunächst herrschte Skepsis: Der Einstieg in KI schien aufwändig, das Tagesgeschäft band die Fachleute, und die Toollandschaft wirkte unüberschaubar. Gleichzeitig fraß die erforderliche Dokumentation massiv Zeit. Informationen lagen verteilt, Suchaufwände waren hoch, Querverweise gingen leicht unter.

Felix Schmidt warnte vor dem typischen Reflex „KI drüberstülpen“. Stattdessen sollte zuerst der reale Ablauf seziert werden: Wo fließen Informationen? Welche Schritte sind wirklich nötig? Welche Fleißarbeit blockiert Fachzeit? Genau hier lag der Engpass – und damit der größte Hebel.

Ziel war ein terminsicherer Aufbau des Managementsystems – schnell, aber ohne „KI um der KI willen“. Die Dokumentationslast sollte deutlich sinken, damit Fachzeit dort eingesetzt wird, wo sie Wert schafft.

Konkret hieß das:

• Prozess zuerst klären statt Technik voranzustellen
• Aufbau im engen Zeitfenster mit sichtbaren Ergebnissen nach jedem Workshop-Tag
• Doku-Fleißarbeit reduzieren und Querverweise automatisiert absichern
• Tools pragmatisch wählen (passend zur bestehenden Google-Umgebung), statt ein Monosystem zu erzwingen
• Wissen zentral zugänglich machen, um Suchzeiten und Rückfragen zu senken

Erfolgskriterium: Ein lauffähiges, zertifizierungsrelevantes Managementsystem im Zeitfenster und spürbar weniger Fleißarbeit in der Doku.

Der Aufbau des zertifizierungsrelevanten Managementsystems gelang deutlich schneller als erwartet. Statt monatelanger Fleißarbeit wurden Prozesse zuerst sauber gelegt und dann gezielt mit KI unterstützt.

• Aufbauzeit: 6–8 statt 18–22 Wochen – ein klarer Zeitvorteil im kritischen Fenster
• Einsparung: 3 Wochen Dokumentationsarbeit von 2 Personen innerhalb von drei Workshop-Tagen
• Geschwindigkeit: Nach einem 2‑Stunden‑Workshop lagen verwertbare Ergebnisse vor; nach 3 aufeinanderfolgenden Workshop-Tagen war das Team „fast durch“

Qualitativ wirkte der Prozess als Katalysator:

• Vom „KI-Allheilmittel“-Mythos hin zu Prozessdenken: erst zerlegen, Engpässe lösen, dann automatisieren
• Abteilungsübergreifende Traktion: Fertigungssteuerung, Einkauf, Service und Kalkulation identifizierten weitere Potenziale
• Besserer Wissenszugriff: Notebook LM liefert Antworten mit Quellen; geplante Terminals in der Werkstatt reduzieren Rückfragen und Wege
• Toolklarheit statt Toolchaos: Modelle und Tools nach Use-Case und vorhandener Infrastruktur gewählt (z. B. Google-Umfeld, projektbasiert Claude)
• Fachzeit entlastet: Weniger Abtippen und Suchen, mehr Arbeit am Kern und Know-how

Das Ergebnis: spürbar weniger Fleißarbeit, schnellere Fortschritte und ein Vorgehen, das sich auf weitere Prozesse übertragen lässt – ohne das Unternehmen an einzelne Köpfe oder einzelne Tools zu ketten.