Wie CoachLab mit AZAV auf 400+ Kunden und 60 Mitarbeiter skalierte

Die CoachLab GmbH wurde 2024 gegründet mit dem Ziel, Migranten bei Wohnungssuche und Jobsuche zu unterstützen. Das Team hatte keinerlei Erfahrung mit AZAV-Zertifizierungen oder Qualitätsmanagementsystemen. Bei der ersten Recherche im Internet entstand schnell der Eindruck eines unübersichtlichen „Zertifizierungs-Dschungels“. Es war unklar, welche Unterlagen benötigt werden, welche Prozesse aufgebaut werden müssen und wie ein Audit tatsächlich abläuft.

Ziel war es, offiziell als AZAV-Bildungsträger zugelassen zu werden, um geförderte Coachings anbieten zu können. Bei der Vorbereitung der AZAV Zertifizierung hat die IfDQ Audit GmbH beim gesamten Prozess unterstützt. Gleichzeitig sollte ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem aufgebaut werden, das nicht nur auditfähig ist, sondern echtes Wachstum ermöglicht. Wichtig war eine klare, digitale Struktur mit nachvollziehbaren Prozessen, damit das Unternehmen langfristig skalieren kann. Zudem sollte sichergestellt werden, dass zukünftige Audits problemlos bestanden werden.

1. Erfolgreiche AZAV-Zertifizierung und mehrere bestandene Audits mit Hilfe der IfDQ Audit GmbH: CoachLab wurde erfolgreich zertifiziert und hat mittlerweile bereits drei Audits absolviert. Das strukturierte Trello-System sowie das digitale Management-Handbuch wurden von Auditoren ausdrücklich positiv bewertet.

2. Skalierung auf über 400 Kunden in zwei Jahren: Seit Q1 2024 wurden über 400 Kunden im Bereich Migration und Arbeitsmarktintegration betreut. Diese Wachstumsrate wäre ohne strukturierte Prozesse und externe Begleitung kaum möglich gewesen.

3. Wachstum von 3 auf fast 60 Mitarbeiter: Innerhalb von zwei Jahren wuchs das Team von drei Gründern auf rund 60 Mitarbeiter. Parallel dazu wurde die Bürofläche von einem kleinen Startbüro auf über 600 Quadratmeter erweitert.

4. Nachhaltige Prozess- und Strukturkompetenz beraten durch die IfDQ Audit GmbH: Durch das digitale System aus Trello-Board, Google Drive und strukturiertem Management-Handbuch verfügt CoachLab heute über klare Abläufe, feste Dokumentationsstandards und eine sichere Audit-Vorbereitung. Selbst im dritten Audit wurde erneut externe Audit-Vorbereitung genutzt, um maximale Sicherheit zu gewährleisten.

5. Dauerhafte Erreichbarkeit und schnelle Umsetzung: Regelmäßige Calls, schnelle Antworten via WhatsApp und strukturierte Checklisten sorgten dafür, dass Unsicherheiten sofort geklärt wurden und keine Verzögerungen im Wachstum entstanden.