Matthias Niehaus GmbH
Vom Zettelchaos zur digitalen Baustelle: klare Zeiten, weniger Rückfragen, schnellere Abrechnung
Ein Dachdeckerbetrieb ersetzt Zettel, WhatsApp und Chaos durch strukturierte, appgestützte Abläufe. Ergebnis: transparente Zeiten, weniger Rückfragen, schnellere Abrechnung mit Fotodoku und Unterschrift – das Team hat wieder Zeit fürs Wesentliche.
Was sich sofort messen ließ
Der gesamte Betrieb arbeitet heute digital – vom Büro bis zur Baustelle. Ein klarer Adoptionsbeweis:
Der Betrieb arbeitete mit Papier-Stundenzetteln, WhatsApp und verstreuten Informationen. Auf den Baustellen gab es keine strukturierte Dokumentation – keine Fotos, keine klaren Nachweise. Die Nachvollziehbarkeit von Leistung und Stunden war lückenhaft. Das Telefon stand nicht still, weil ständig Rückfragen zu Aufgaben, Einsatzorten und Abläufen aufkamen.
- Papier-Stundenzettel gingen ins Büro, waren aber fehler- und verlustanfällig.
- Keine zentrale Dokumentation: Weder Fotos noch geordnete Projektinfos.
- WhatsApp als Notlösung statt Prozess: unübersichtlich, nichts auffindbar.
- Hoher Kommunikationsaufwand: „Wo fahren wir morgen hin?“, „Was ist zu tun?“ – immer wieder dieselben Fragen.
Die Folgen: Zeitverlust im Büro und auf der Baustelle, Unsicherheiten bei der Abrechnung (fehlende Nachweise), unnötige Unterbrechungen und keine skalierbaren Standards für neue Mitarbeiter.
Ziel war, alle Abläufe vom Büro bis zur Baustelle zu digitalisieren und zu standardisieren. Zeiten und Leistungen sollten nachvollziehbar erfasst, Informationen zentral verfügbar und Kommunikation projektbezogen strukturiert werden. Angebote und Dokumente sollten cloudbasiert erstellt und abgelegt sein, damit jeder ortsunabhängig arbeiten kann. Zusätzlich war ein Onboarding mit klaren Abläufen für neue Mitarbeiter wichtig, um Qualität zu sichern und Rückfragen zu reduzieren. Erfolg zeigt sich, wenn die Mannschaft eigenständig arbeitet, Nachfragen spürbar sinken, Abrechnungen reibungslos durch Nachweise laufen und die Geschäftsführung Zeit für die Weiterentwicklung gewinnt.
Mit unserem Team wurden die Kernprozesse durchgängig digitalisiert und praxistauglich verankert. Der Betrieb arbeitet heute mit einer digitalen Baumappe (craftne) für Zeiterfassung, Fotodokumentation, Projektchat, LV-Prüfung und Servicezettel – inklusive Kundenunterschrift direkt vor Ort. Im Büro laufen Rechnungen über ein Scancenter in die Kaja-App; bezahlt und abgelegt wird zentral. Angebote werden cloudbasiert in plancraft erstellt, Google Workspace schafft ortsunabhängigen Zugriff. Ein standardisiertes Mitarbeiter-Onboarding und ein praxistaugliches To-Do-Setup sorgen für reibungslose Einarbeitung und weniger Rückfragen.
- Spürbar weniger Nachfragen: Aufgaben, Orte und Zeiten sind in der App und der Plantafel klar ersichtlich.
- Nachvollziehbare Abrechnung: Kundenunterschriften und Fotodoku belegen Leistungen – Diskussionen werden schneller geklärt.
- Effizientere Führung: Keine Jagd nach Stundenzetteln; die Geschäftsführung gewinnt Zeit für die Weiterentwicklung.
- Hohe Akzeptanz im Team: Anfangsskepsis wich, seit Firmenhandys und klare Abläufe eingeführt sind.
Kurz: Von verstreuten Zetteln und WhatsApp hin zu einem strukturierten, beweisbaren und skalierbaren Prozess – vom Büro bis zur Baustelle.
Weg mit Zetteln: Digitalisiere deinen Betrieb – strukturiert und praxistauglich
Wenn du klare Zeiten, saubere Nachweise und weniger Rückfragen willst, starte mit unserem Prozess-Check. Wir richten die passenden Tools für Büro und Baustelle ein – inklusive Onboarding für dein Team. Jetzt Erstgespräch sichern.
Weitere Fallstudien von Matthias Niehaus GmbH
Finde heraus, wie Matthias Niehaus GmbH weiteren Kunden geholfen hat, ihre Ziele zu erreichen.
Möchtest du mit Matthias Niehaus GmbH deine Ziele erreichen und erfahren, wie die Zusammenarbeit aussehen kann? Fülle jetzt das Kontaktformular aus, um den nächsten Schritt zu gehen.