Wie Frauke und Wolfgang Ihren Betrieb digitalisiert haben und 30 Stunden die Woche Zeit sparen.

Ausgangssituation

So sieht die Geschichte von Schadenberger & Priebsch aus — kurz, klar und praktisch: Ein kleines, eingespieltes Team, das seit Jahren Bauprobleme im bayerischen Oberland löst, stand vor dem typischen Handwerker-Dilemma: viele Anrufe, oft Notfälle, unterschiedliche Aufnahme-Qualität und viel Nacharbeit, weil wichtige Infos fehlten oder falsch weitergegeben wurden. Ergebnis: Zeitverlust, unzufriedene Kundinnen und Kunden und Mitarbeiter, die neben ihrer eigentlichen Arbeit ständig den Telefonjoker ziehen mussten.

Unser Ziel war simpel und handfest: die Schadensaufnahme so standardisieren, dass nichts mehr vergessen wird, Notfälle sofort erkannt und weitergeleitet werden, Kunden direkt eine verlässliche Rückmeldung bekommen und das Team insgesamt entlastet wird — bei sauberer Verwaltung aller Zugänge und einer sauberen Anbindung an die Buchhaltung.

Unser Ziel war simpel und handfest: die Schadensaufnahme so standardisieren, dass nichts mehr vergessen wird, Notfälle sofort erkannt und weitergeleitet werden, Kunden direkt eine verlässliche Rückmeldung bekommen und das Team insgesamt entlastet wird — bei sauberer Verwaltung aller Zugänge und einer sauberen Anbindung an die Buchhaltung. Mehr Zeit für den Inhaber, weniger Arbeit mit den Kunden, weniger Stress für die Kunden.

Die Lösung war ebenso pragmatisch wie wirksam: Wir haben die Erstaufnahme digitalisiert und einen telefonischen Assistenten aufgebaut — „Sophie“ — die sich am Telefon wie eine echte Kollegin verhält. Sophie begrüßt den Anrufer, fragt die richtigen Fragen (Ort, Schadenskategorie, Dringlichkeit, Fotos), priorisiert Notfälle automatisch und bereitet den Fall so auf, dass das Fachteam sofort weiß, was zu tun ist. Keine Technik-Exkurse, keine Preisverhandlungen — nur saubere Aufnahme, klare Priorität, saubere Übergabe. Ergänzt wurde das Ganze durch eine Wissensbasis mit Checklisten und Standardtexten für Tickets, E-Mails und kurze Bestätigung-SMS, damit jeder Fall gleich und verlässlich dokumentiert wird. 

Parallel dazu haben wir die digitale Basis gelegt: eine zentrale Bauakte für alle Fälle, also die digitale Bauakte. Zentral eine geordnete Passwort- und Zugangsverwaltung und eine automatische vorbereitende Buchhaltung. So sind weder Daten noch Zugänge irgendwo verstreut — alles ist an einem Ort, erreichbar und sicher.

Die Umsetzung lief in klaren Schritten: erst einmal die komplette Analyse mit dem Team, dann Aufbau der Wissensbasis und der fertig Lösungen, anschließend das Training der Mitarbeiter und das Einführen der ganzen Lösungen, danach wurde die Digitale Bauakte, die alles kann eingerichtet.  Und schließlich die Bereinigung und Zentralisierung der Zugangsdaten sowie die Vorbereitung der Buchhaltungsanbindung. Am Ende standen fertige Gesprächsabläufe, Notfall-Abläufe und automatische Bestätigungen, die sofort greifen.

Was hat das gebracht? Kurz gesagt: Ruhe am Telefon und Sicherheit für Kunde und Team. Die Aufnahme ist jetzt vollständig und konsistent — Nachfragen und Missverständnisse wurden deutlich reduziert. Notfälle werden zuverlässig als solche gekennzeichnet und sofort weitergeleitet. Kundinnen und Kunden erhalten direkt eine Bestätigung („Wir melden uns wegen Termin/Rückruf“) — das schafft Vertrauen. Die Verwaltung ist aufgeräumt, die Abrechnung lässt sich sauber vorbereiten, und das Team wird spürbar entlastet, weil Routine-Aufgaben automatisiert sind. Für ein kleines Team bedeutet das: mehr Zeit für fachliche Arbeit und weniger Hektik am Telefon.