101.265 EUR mehr Umsatz, 207 Tage gespart: Automatisierung im Eventgeschäft

Johannes Kirsch war lange Profi-Tischfußballer, mehrfacher Deutscher Meister, bis ihn seine Gesundheit zum Aufhören zwang. Aufgeben wollte er die Branche trotzdem nicht - also gründete er KiVent, vermietet Kickertische und organisiert Firmen-Events rund ums Tischfußball. Ein Geschäft, das eigentlich läuft.

Das Problem lag nicht im Angebot. Es lag im Backoffice.

Das Problem: 842 Stunden im Jahr für Angebote

Bis alle nötigen Informationen für ein Event vorlagen, vergingen bei KiVent regelmäßig mehrere Wochen. Kunden und Team schoben sich Rückfragen hin und her, weil Informationen fehlten oder sich spontan änderten. Jedes einzelne Angebot kostete rund zwei Stunden Aufwand - bei etwa 421 Angeboten im Jahr macht das 842 Stunden und rund 42.100 Euro reine Personalkosten, nur für Angebotserstellung und Nachfassen.

Die direkte Folge: Für aktives Nachtelefonieren blieb kaum noch Zeit. Nur rund 40 Prozent der Angebote wurden überhaupt nachgefasst. Der Rest verschwand, ohne dass irgendjemand aktiv "Nein" gesagt hätte - er ging einfach unter, im ganz normalen Betriebsalltag.

Für Johannes Kirsch bedeutete das: Statt sich um die Dinge zu kümmern, die sein Geschäft eigentlich vorantreiben - neue Events, neue Ideen wie eine Online-Kickerschule oder die Entwicklung eines eigenen Kickertisches -, versank das Team im administrativen Klein-Klein.

Die Lösung: drei einfache Automatisierungen

Was am Ende den Unterschied machte, war kein Großprojekt, sondern drei klar abgegrenzte automatisierte Abläufe:

Automatisierte Angebotsnachverfolgung. Sobald ein Angebot in der Rechnungssoftware erstellt wird, startet automatisch eine Erinnerungs-Kette per KlickTipp - ohne dass jemand daran denken muss.

Vertriebsautomatisierung per E-Mail oder SMS. Bleibt ein Angebot sieben Tage nach Erstellung unbeantwortet, wird der Vertrieb automatisch informiert. Von dort aus reicht ein Klick: entweder startet eine automatisierte Nachfass-Kampagne, oder der Kunde wird persönlich angerufen. Die Entscheidung bleibt beim Menschen, die Erinnerung übernimmt das System.

Automatisierte Informationsbeschaffung. Ein an KlickTipp angebundenes Kontaktformular holt vorab alle Event-relevanten Informationen direkt beim Interessenten ab. Das Team muss die Daten nicht mehr zusammensuchen, sondern nur noch abrufen.

Keine dieser drei Automatisierungen ist für sich genommen kompliziert. Der Effekt entsteht aus dem Zusammenspiel: Kein offenes Angebot bleibt mehr unbemerkt liegen, und kein Event startet mehr mit unvollständigen Informationen.

Das Ergebnis: 43 Prozent mehr Aufträge in acht Monaten

In den ersten acht Monaten nach der Umsetzung stiegen die Auftragszahlen bei KiVent um 43 Prozent. Die Nachfassquote kletterte um bis zu 250 Prozent - vom früheren Wert von rund 40 Prozent auf einen Bruchteil der Angebote, die tatsächlich noch unbeantwortet bleiben.

In Zahlen zusammengefasst:

• 43 % mehr Aufträge in 8 Monaten
• 101.265 € Mehrumsatz pro Jahr
• 207 eingesparte Arbeitstage pro Jahr

Dazu kommt ein Effekt, der sich schlechter in eine Kennzahl packen lässt, aber im Alltag mindestens genauso viel wiegt: Johannes Kirsch hat seinen Fokus zurück. Die Organisation von Kicker-Teamevents - der Teil des Geschäfts, der tatsächlich Umsatz und Freude bringt - läuft wieder reibungslos, während die Informationsbeschaffung im Hintergrund automatisch passiert. Zeit, die vorher im Backoffice verschwand, fließt jetzt in neue Projekte wie die Entwicklung eines eigenen Kickertisches.

Was sich daraus für andere Betriebe ableiten lässt

Der KiVent-Fall zeigt ein Muster, das weit über Eventmanagement hinausreicht: Wenn ein Prozess "eigentlich funktioniert", aber unverhältnismäßig viel Zeit frisst, liegt der Engpass fast nie im Kerngeschäft. Er liegt in der Kommunikation drumherum - im Nachfassen, im Hin-und-Her bei der Informationsbeschaffung, in der Frage "hat sich schon jemand darum gekümmert?".

Genau diese Prozesse lassen sich, wie bei KiVent, oft mit überschaubarem Aufwand automatisieren - nicht, weil man das ganze Geschäft umbaut, sondern weil man die drei, vier Stellen findet, an denen am meisten Zeit und Umsatz unbemerkt verloren gehen.

Die relevante Frage ist deshalb selten "brauchen wir mehr Automatisierung im Allgemeinen", sondern ganz konkret: Wie viele Angebote bei dir werden aktuell nicht nachgefasst - und wie viele Wochenstunden gehen bei euch für Informationen drauf, die der Kunde eigentlich selbst am schnellsten liefern könnte?

Über AUTIMA: Wir bauen KI-Mitarbeiter und automatisierte Prozesse für Unternehmen, die bereits Kunden haben und mit dem eigenen Wachstum an Grenzen stoßen.

Wie viele Stunden stecken bei dir in Angeboten, Nachfassen und Informationsbeschaffung? Im kostenlosen Erstgespräch rechnen wir das gemeinsam durch - unverbindlich, und wenn sich der Aufwand bei dir nicht lohnt, sagen wir dir das auch.