Als Steuerkanzlei bessere Mandanten gewinnen

Als Steuerberater möchtest du keine Mandanten mehr aufnehmen, die Unterlagen unvollständig liefern, digitale Abläufe ablehnen oder fachlich nicht zu deiner Ausrichtung passen.

Trotzdem entscheidet häufig der Zufall darüber, wer anfragt und mit wem eine Zusammenarbeit entsteht. Wie gewinnst du gezielt die Mandanten, mit denen deine Steuerkanzlei ertragstark wachsen kann? 

In diesem Beitrag erfährst du, wie du deine Zielgruppe klar definierst, Anfragen systematisch bearbeitest und den Nutzen deiner Zusammenarbeit als Steuerberater überzeugend erklärst.

Du brauchst eine klare Interessenten-Ansprache und einen strukturierten Aufnahmeprozess

Entscheidend sind drei miteinander verbundene Schritte: Du musst die richtigen Unternehmen erreichen, ihre Wechselgründe verstehen und deine Leistung verständlich beschreiben.

1. Definiere welche Mandanten du erreichen möchtest und welche Probleme du für sie lösen kannst

Was bedeutet ein guter Mandant für deine Steuerkanzlei überhaupt? Ohne eine konkrete Antwort bleiben auch deine Maßnahmen zur Mandantengewinnung erfolglos. Ein zusätzlicher Beitrag in sozialen Netzwerken, ein Fachartikel oder eine bezahlte Anzeige helfen wenig, wenn du nicht weißt, wen du damit ansprechen möchtest.

Definiere deshalb zuerst, welche Unternehmen und Unternehmertypen du künftig beraten willst. Dazu gehören der gewünschte Beratungsschwerpunkt, passende Branchen und die Frage, ob du regional oder deutschlandweit tätig sein möchtest. Ebenso wichtig ist, welche Anforderungen du an die Zusammenarbeit und die digitale Zuarbeit stellst.

Mit diesen Fragen grenzt du ein, welche Mandanten zu deiner Steuerkanzlei passen:

• Welche Unternehmen benötigen genau die Beratungsleistungen, auf die du dich konzentrieren möchtest?
• Welche Probleme dieser Mandanten kannst du durch deine Spezialisierung besser oder schneller lösen?
• Möchtest du Mandanten aus deiner Region oder aus ganz Deutschland erreichen?
• Welches konkrete Ergebnis können Mandanten von der Zusammenarbeit mit dir erwarten?

Mandanten suchen nicht nur einen Steuerberater, der ihre Unterlagen bearbeitet. Sie erwarten beispielsweise weniger Zeitaufwand für die interne Buchhaltung, wirtschaftlichere Abläufe durch Automatisierung oder besondere Fachkenntnisse für ihre Branche.

Genau diesen Nutzen solltest du auf deiner Internetseite und in deinen Profilen im Internet sichtbar machen. Wer sich als Experte für alles und jeden darstellt, liefert Interessenten kaum einen konkreten Grund für eine Anfrage. Zeige stattdessen, für welche Unternehmen, Regionen oder Beratungsfragen deine Steuerkanzlei der richtige Ansprechpartner ist.

Damit ist die Grundlage für passende Anfragen geschaffen. Ob daraus eine Zusammenarbeit wird, entscheidet sich anschließend im Umgang mit den Interessenten.

2. Mandantenanfragen zeitnah bearbeiten und Wechselgründe im Erstgespräch erfragen

Ein überzeugender Außenauftritt reicht nicht aus, wenn eingehende Anfragen liegen bleiben. 

Wer reagiert, wenn eine Anfrage eingeht? Was passiert, wenn du gerade keine Zeit hast? Und weiß dein Sekretariat, wie es ein kurzes Vorgespräch führen soll, damit das anschließende Beratungsgespräch sinnvoll vorbereitet ist?

Lege fest, wer die erste Rückmeldung übernimmt und welche Informationen vor dem Gespräch mit dir benötigt werden. So bleibt die Bearbeitung nicht davon abhängig, ob zufällig jemand Zeit hat. Ein geregelter Ablauf hilft deiner Steuerkanzlei, gute Anfragen nicht unnötig zu verlieren.

Im Erstgespräch geht es anschließend darum, den tatsächlichen Anlass der Anfrage zu verstehen. Viele Interessenten haben bereits einen Steuerberater. Sie verfolgen möglicherweise seit Wochen oder Monaten deine Beiträge und möchten herausfinden, ob eine andere Zusammenarbeit ihre Situation verbessern kann.

Diese Fragen helfen dir, den Wechselgrund eines Mandanten konkret zu erfassen:

• Was stört den Interessenten an der bisherigen Zusammenarbeit mit seinem Steuerberater?
• Verursacht die Zuarbeit für die Buchhaltung zu viel Aufwand?
• Bleiben konkrete fachliche oder unternehmerische Probleme ungelöst?

Erst wenn du die Erwartungen kennst, kannst du ein passendes Angebot formulieren. Eine allgemeine Leistungsübersicht beantwortet noch nicht die Frage, warum dieser Interessent zu deiner Steuerkanzlei wechseln sollte.

Auf die Klärung des Problems muss deshalb eine verständliche Beschreibung deiner Lösung folgen.

3. Vor Vertragsbeginn erklären, wie die Zusammenarbeit abläuft und welche Ergebnisse möglich sind

Ein Mandant kann von außen nicht erkennen, wie deine Steuerkanzlei arbeitet. Er weiß weder, welche Beratungsschritte du durchführst, noch, wie du die laufende Betreuung organisierst. Diesen Unterschied zur bisherigen Zusammenarbeit musst du ihm konkret erklären.

Bei einer Beratungsleistung bedeutet das: Beschreibe den Ablauf, die einzelnen Schritte und den Weg zum angestrebten Ergebnis. Erläutere auch, wie du sicherstellst, dass die vereinbarten Schritte umgesetzt werden. Wenn passende Fallbeispiele oder Erfahrungen aus bereits erfolgreich bearbeiteten Mandaten vorhanden sind, kannst du damit deine Vorgehensweise veranschaulichen.

Bei der laufenden Betreuung zählen ebenso konkrete Aussagen. Wie funktioniert die Zuarbeit? Wie schnell antwortet deine Steuerkanzlei? Gibt es Quartalsgespräche oder regelmäßige Besprechungen zur wirtschaftlichen Entwicklung?

Beschreibe dabei ausschließlich die Abläufe, die deine Steuerkanzlei tatsächlich anbietet. Der Mandant soll verstehen, was sich gegenüber seiner bisherigen Betreuung verändert und welchen Nutzen er davon hat. Damit schaffst du auch eine Grundlage, um dein Honorar nachvollziehbar zu erklären.

Vom Empfehlungsgeschäft zum planbaren Wachstum: So gewinnen Steuerkanzleien bessere Mandanten

Viele Steuerkanzleien haben ihren Mandantenstamm bislang überwiegend durch Empfehlungen aufgebaut. Deshalb mussten sie ihre Zielgruppe, den Ablauf bei Anfragen und den Nutzen ihrer Betreuung oft nicht ausdrücklich beschreiben. Wer nun gezielt bessere Mandanten gewinnen möchte, merkt, dass die bloße Bekanntheit der Steuerkanzlei nicht genügt. Für planbares Wachstum müssen Ansprache, Erstgespräch und Leistungsbeschreibung zusammenpassen. Daraus ergibt sich eine klare Aufgabe für deine nächsten Schritte.

Fazit: Steuerberater gewinnen passende Mandanten durch Klarheit vor der Zusammenarbeit

Bessere Mandanten gewinnst du nicht allein durch mehr Sichtbarkeit. Entscheidend ist, dass du passende Unternehmen ansprichst, ihre Erwartungen verstehst und deine Arbeitsweise nachvollziehbar erklärst. Prüfe deshalb nicht nur deinen Außenauftritt, sondern auch den Weg von der ersten Anfrage bis zur Entscheidung für deine Steuerkanzlei. Je konkreter du den Nutzen deiner Betreuung beschreibst, desto fundierter können Interessenten über eine Zusammenarbeit entscheiden.

Dein nächster Schritt: Prüfe eine kürzlich eingegangene Mandantenanfrage darauf, ob der Interessent zu deiner Zielgruppe passte, wer die Anfrage bearbeitet hat und wie verständlich du den Ablauf der Zusammenarbeit erklärt hast.

Wenn du Unterstützung dabei möchtest, buche dir ein kostenloses Erstgespräch auf: www.kurzundklein.de