ePA-Pflicht ab 2026: Was Praxen jetzt droht – und wo die echte Entlastung liegt

Seit Januar 2026 ist es ernst: Wer als Arztpraxis die elektronische Patientenakte nicht nutzt, zahlt drauf. Ein Prozent Honorarkürzung plus halbierte TI-Pauschale – das klingt erstmal nach Kleinigkeiten, summiert sich aber schnell auf vierstellige Beträge pro Quartal. Die ePA, die eigentlich Entlastung bringen sollte, fühlt sich für viele Praxen an wie der nächste Bürokratie-Hammer von oben. Doch während alle über die digitale Akte diskutieren, bleibt der größte Zeitfresser im Praxisalltag unbeachtet: das Telefon. Was, wenn die erzwungene Digitalisierung der Anlass sein könnte, endlich auch dort anzusetzen, wo echte Entlastung winkt?

Was ist Pflicht – und was passiert, wenn du nicht mitmachst?

Die Zeitachse war klar: Seit 15. Januar 2025 haben rund 75 Millionen gesetzlich Versicherte automatisch eine ePA erhalten – Opt-out statt Opt-in. Nur 3,8 bis 7 Prozent haben widersprochen. Ab 1. Oktober 2025 wurde es dann ernst für alle vertragsärztlichen Praxen: Die Nutzung der ePA wurde Pflicht. Nicht nur technisch bereitstehen, sondern aktiv befüllen. Im vierten Quartal 2025 mussten Praxen in ihrer Abrechnung nachweisen, dass sie ePA-fähig sind – vorerst noch ohne finanzielle Konsequenzen.

Doch seit dem 1. Januar 2026 greifen die Sanktionen: Wer die ePA nicht nutzt, kassiert eine Honorarkürzung von einem Prozent auf das Gesamthonorar plus eine Halbierung der monatlichen TI-Pauschale. Klingt nach Peanuts? Ist es nicht. Für eine durchschnittliche Hausarztpraxis bedeutet das je nach Größe schnell einen vierstelligen Betrag – pro Quartal. Hochgerechnet aufs Jahr können daraus fünfstellige Summen werden. Ab April 2026 trifft es auch Krankenhäuser, deren TI-Zuschlag gekürzt wird.

Typische Missverständnisse, die teuer werden können

Viele Praxisinhaber:innen glauben noch immer, die Installation der Software reiche aus. Falsch. Es geht nicht nur darum, technisch gerüstet zu sein – du musst die ePA aktiv befüllen. Ein anderes Missverständnis: "Die Sanktionen sind vernachlässigbar." Nein, sind sie nicht. Ein Prozent bezieht sich auf dein gesamtes Honorar, nicht auf einzelne Leistungen. Dazu kommt die halbierte TI-Pauschale. In der Summe wird das richtig spürbar.

Und dann ist da noch die Hoffnung, die ePA würde die Bürokratie-Last verringern. Die Realität sieht anders aus: Fast 60 Prozent der Ärzt:innen berichten, dass sie mindestens einmal nicht auf die ePA ihrer Patient:innen zugreifen konnten – technische Probleme inklusive. Viele beschreiben die digitale Akte als "unsortierte PDF-Sammlung" ohne Volltextsuche, mit der sie im hektischen Praxisalltag wenig anfangen können. Statt Entlastung erleben die meisten Mehraufwand.

Wie sieht die Nutzungsrealität aus?

Immerhin: 80 Prozent der Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen haben bereits Dokumente in die ePA eingestellt. Das klingt nach breiter Akzeptanz. Doch die aktive Nutzungsrate liegt nur bei rund vier Prozent – ein minimaler Anstieg gegenüber dem alten Opt-in-Modell, bei dem es ein Prozent war. Die Befüllung läuft also, aber die ePA wird im Alltag kaum genutzt. Für die Erstbefüllung gibt es immerhin elf Euro Vergütung pro Patient – ein kleiner Trost angesichts des administrativen Aufwands.

Der wahre Zeitfresser: nicht die ePA, sondern das Telefon

Während die Politik eine digitale Pflicht nach der anderen auflädt, bleibt das größte Problem der meisten Praxen unangetastet: die Anrufflut. 100 bis 200 Anrufe pro Tag sind keine Seltenheit. Deine medizinischen Fachangestellten pendeln zwischen Telefonhörer und Patient:innen hin und her, jede Unterbrechung kostet bis zu 23 Minuten Konzentration – so die Forschung von Gloria Mark von der UC Irvine. Das summiert sich.

Die ePA ist ein Muss, keine Frage. Aber sie nimmt dir keine Arbeit ab, sie kommt obendrauf. Anders sieht es bei der intelligenten Anrufannahme aus: Systeme wie die von KINAQ nehmen die Anrufflut ab, qualifizieren Anliegen, buchen Termine und geben deinem Team eine strukturierte Aufgabenliste – statt Dauerklingeln und Stress. Das ist Digitalisierung, die tatsächlich entlastet, nicht nur Pflichterfüllung.

Die Doppelchance nutzen

Die ePA-Pflicht zwingt dich zur Digitalisierung. Aber warum nicht den Schwung mitnehmen und auch dort digitalisieren, wo es wirklich spürbar wird? Kein Entweder-oder, sondern ein Sowohl-als-auch: ePA erfüllen, weil du musst – und gleichzeitig das Telefon-Problem lösen, weil es dich und dein Team täglich belastet.

Laut KBV Praxisbarometer machen sich 90 Prozent der befragten Praxen Sorgen vor noch mehr Arbeit durch die ePA. Verständlich. Doch wer die erzwungene Digitalisierung als Anlass nimmt, auch den größten Bürokratie-Fresser anzugehen, gewinnt doppelt: Pflichterfüllung plus echte Zeitersparnis.

Fazit: Pflicht erfüllen – und klug weitergehen

Die ePA ist da, die Sanktionen sind real, und Ignorieren wird teuer. Seit Januar 2026 zahlst du drauf, wenn du nicht mitmachst – und zwar spürbar. Die Installation allein reicht nicht, du musst aktiv befüllen. Gleichzeitig ist die ePA im aktuellen Zustand eher Last als Entlastung: technische Probleme, wenig Alltagsnutzen, Mehraufwand statt Zeitgewinn.

Doch hier liegt auch eine Chance: Wenn du ohnehin gezwungen bist, digital aufzurüsten, dann mach es richtig. Digitalisiere nicht nur, weil du musst, sondern dort, wo es wirklich etwas bringt. Das Telefon ist der größte Zeitfresser in deiner Praxis – nicht die ePA. Wer beide Baustellen angeht, erfüllt nicht nur Pflichten, sondern gewinnt echte Luft im Alltag.

Du bist unsicher, ob dein Team entspannt mit dem zusätzlichen administrativen Aufwand umgehen kann – oder willst wissen, wie intelligente Anrufannahme bei dir funktionieren könnte? Dann vereinbare ein unverbindliches Erstgespräch mit KINAQ. Gemeinsam schauen wir, wo bei dir der größte Hebel liegt – und wie du Digitalisierung so nutzt, dass sie dir wirklich hilft.