APEX Consulting
Onboarding halbiert in 4 Monaten: KI-Automation entlastet Team und senkt Kosten
Conesso verlor jede Woche Stunden an manuelle Copy-Erstellung, Onboarding-Schritte und Jourfixe-Vorbereitung. APEX automatisierte die gesamte Prozesskette mit KI – Ergebnis nach 4 Monaten: 50 % weniger Onboarding-Zeit, automatisierte Texterstellung und ein Team, das endlich Zeit hat.
Kennzahlen auf einen Blick
In 4 Monaten halbierte sich die Onboarding-Zeit. Zusätzlich entstanden deutliche Zeit- und Kosteneffekte durch KI-gestützte Automatisierung.
Bei Conesso liefen zentrale Abläufe in Vertrieb und Projekten überwiegend manuell und weniger digitalisiert als gewünscht. Der Gründer musste häufig nachfassen, ob Aufgaben erledigt wurden. Die interne Kommunikation verteilte sich auf Slack und WhatsApp. Gleichzeitig stieg der Wettbewerbsdruck, weil andere Agenturen Automatisierung und KI früher implementierten.
- Manuelle Prozesse bremsten Onboarding und Kundentermine.
- Ständiges Nachfragen erzeugte Unsicherheit und Zeitverlust.
- Verteilte Kommunikation erhöhte das Risiko von Lücken und Verzögerungen.
- Wahrnehmbarer Wettbewerbsdruck durch KI/Automation bedrohte die Skalierbarkeit.
Die Folge: Hohe operative Last beim Gründer und seinem Team, unnötige Reibungsverluste und das Risiko, gegenüber effizienteren Wettbewerbern zurückzufallen.
Gemeinsam mit APEX sollte die Agentur von manuellen Tätigkeiten befreit und die Abläufe klar strukturiert werden. Im Fokus standen konkret:
- Onboarding von A bis Z systematisieren und weiter automatisieren.
- Jour-Fixe-Termine inklusive Vorbereitung/Nachbereitung vollständig systematisieren und automatisieren.
- Pro Kunde spürbar Zeit einsparen und manuelle „lästigere Aufgaben“ an KI übergeben.
- Gründer und Team deutlich entlasten, um mehr Zeit fürs einzelne Projekt zu gewinnen.
- Wirkung beim Kunden verbessern – sichtbar in reibungsloseren Abläufen und zufriedenere Kunden.
- Automatisierung von Meta Ads
Nach der Implementierung der Automationen durch APEX veränderte sich der operative Alltag messbar und spürbar.
- In 4 Monaten wurde die Onboarding-Zeit der Kunden um die Hälfte reduziert.
- Die Jour-Fixe-Termine mit Kunden wurden vollständig systematisiert und automatisiert – weniger Koordinationsaufwand, klarere Abläufe.
- KI-gestützte Copy-Generierung spart „extrem viel Zeit und Geld“ – manuelle Routinearbeit entfällt.
- Deutliche Entlastung für den Gründer und das Team; mehr Fokuszeit für die eigentliche Projektarbeit.
- Positive Wirkung auf die Kundenergebnisse und Zufriedenheit, da mehr Zeit in inhaltliche Qualität fließt.
Das Ergebnis: Ein ruhiger, berechenbarer Prozessfluss vom Onboarding bis zur laufenden Zusammenarbeit – mit spürbarer Effizienzsteigerung im Tagesgeschäft.
Onboarding & Kundentermine automatisieren – jetzt Erstgespräch sichern
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