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Fulfillment in der Video-Agentur strukturieren: mehr Kapazität ohne mehr Personal
Mit wachsender Kundenzahl verliert eine Video- und Foto-Agentur leicht die Übersicht im Fulfillment: Dateien verstreut, unklar was als nächstes dran ist. Beckel Production stand genau davor. Mit klarer Struktur im Fulfillment haben wir Zeit freigemacht und Klarheit geschaffen, ohne mehr Personal.
Messbare Effizienzsteigerung im Video-Fulfillment
Durch strukturierte Prozesse und zentrale Datenverwaltung gewann das Team Zeit für strategische Aufgaben und konnte mehr Kundenprojekte parallel betreuen.
„Manuel und das gesamte Team sind großartig. Wir haben dank der Automatisierungen enorm viel Zeit eingespart, die wir sinnvoll in den Vertrieb und andere wichtige Tätigkeiten investieren können. Früher war der Aufwand im Fulfillment mit vielen manuellen Schritten verbunden. Jetzt läuft alles einwandfrei in einem sehr einfachen System. Manuel und sein Team sind immer erreichbar und antworten in kürzester Zeit. Es werden schnell Lösungen gefunden und aber auch neue ansetze vorgeschlagen, was man noch besser machen kann. Unsere Kunden sind auch wirklich begeistert von den neuen Prozessen und geben uns positives Feedback. Auch die Verbesserungsvorschläge von unseren Kunden hat Manuel sofort umgesetzt. Deswegen kann ich automatisierungen. de uneingeschränkt weiterempfehlen und auch sagen, dass es sich für jeden lohnt. Je früher man saubere Prozesse und Automatisierungen aufbaut, desto leichter wird es nach hinter raus das Unternehmen zu skalieren und vor allem sich den Stress und die Zeit einzusparen.“
Vollständige Bewertung lesen„Manuel und das gesamte Team sind großartig. Wir haben dank der Automatisierungen enorm viel Zeit eingespart, die wir sinnvoll in den Vertrieb und andere wichtige Tätigkeiten investieren können.
Früher war der Aufwand im Fulfillment mit vielen manuellen Schritten verbunden. Jetzt läuft alles einwandfrei in einem sehr einfachen System.
Manuel und sein Team sind immer erreichbar und antworten in kürzester Zeit. Es werden schnell Lösungen gefunden und aber auch neue ansetze vorgeschlagen, was man noch besser machen kann.
Unsere Kunden sind auch wirklich begeistert von den neuen Prozessen und geben uns positives Feedback. Auch die Verbesserungsvorschläge von unseren Kunden hat Manuel sofort umgesetzt.
Deswegen kann ich automatisierungen. de uneingeschränkt weiterempfehlen und auch sagen, dass es sich für jeden lohnt.
Je früher man saubere Prozesse und Automatisierungen aufbaut, desto leichter wird es nach hinter raus das Unternehmen zu skalieren und vor allem sich den Stress und die Zeit einzusparen.“
Beckel Production produziert Video- und Foto-Content für Agenturen und deren Endkunden sowie für direkte Geschäftskunden wie Handwerksbetriebe. Mit steigender Kundenzahl wurde der Fulfillment-Prozess zunehmend chaotisch. Das Team bearbeitete viele Projekte parallel, hatte aber keine klare Übersicht über den Status einzelner Projekte. Dateien waren verstreut: mal in Google Drive, mal in Notion, mal in anderen Tools. Das Suchen kostete enorm viel Zeit. Es gab zwei unterschiedliche Prozesse (Agentur-Projekte und Direktkunden), die beide Klarheit brauchten. Der Geschäftsführer musste sich ständig mit operativen Details beschäftigen statt mit Marketing und Skalierung.
Schaffung von Klarheit und Geschwindigkeit im gesamten Fulfillment-Prozess. Strukturierung zweier unterschiedlicher Kundenprozesse (Agenturen mit Endkunden und Direktkunden). Zentrale Verfügbarkeit aller Dateien und Informationen ohne Suchaufwand. Projektstatus soll in Sekunden ersichtlich sein bei paralleler Bearbeitung vieler Projekte. Mitarbeiter sollen eigenständig arbeiten können mit klaren Anleitungen für jeden Schritt. Zeitersparnis soll in Marketing und Geschäftsskalierung investiert werden statt in operative Prozesse.
Wir haben unser Fließband-Fulfillment® eingeführt, das beide Kundenprozesse (Agentur-Projekte und Direktkunden) strukturiert abbildet. Alle Dateien, Informationen und Anleitungen sind zentral an einem Ort verfügbar. Der Geschäftsführer kann in Sekunden sehen, wo jedes der vielen parallelen Projekte steht. Mitarbeiter haben für jede Aufgabe genaue Anleitungen und wissen sofort, was als nächstes zu tun ist. Dadurch werden Fehler vermieden.
Das Ergebnis: Bereits im ersten Monat war die Zeitersparnis deutlich spürbar. Diese Zeit wird jetzt in Marketing und Skalierung investiert. Das Team kann viel mehr Kunden aufnehmen und Projekte viel schneller abarbeiten. Kunden erleben einen reibungslosen Prozess. Die Kommunikation während des Projekts lief über WhatsApp mit schnellem Feedback. In Zoom-Calls wurde detailliert in die Prozesse eingeführt. Das Team wurde eng betreut und an die Hand genommen.
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Erfahrungsbericht: Automatisierung bei Beckel Production
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