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BAFA-Berichtserstellung automatisieren: Vorarbeit von 1 Stunde auf 5 Minuten
Wer BAFA-geförderte Beratungen abrechnet, kennt den Aufwand für die Berichte: Daten zusammensuchen, Formulare importieren, Unterlagen bündeln. Für Weber Media haben wir eine interne Web-App gebaut, die das zentralisiert. Der Berater braucht jetzt 5 Minuten statt einer Stunde.
Wirkung in Zahlen
Die Vorarbeit vor dem Schreibstart wurde massiv reduziert – messbar pro Bericht.
Ein Unternehmensberater im Bereich öffentlich geförderter Beratungsleistungen erstellt regelmäßig 8–10-seitige Berichte, die behördliche Anforderungen erfüllen und eine feste Struktur einhalten müssen. Nicht das Schreiben war das Problem – sondern alles davor.
Wo die Zeit verloren ging
- Unterlagen zusammensuchen
- Kundendaten aus verschiedenen Quellen zusammentragen
- Steuernummern und Erklärungen abgleichen
- Beratungstermine zuordnen
- Alles an einem Ort organisieren
Diese Vorarbeit dauerte pro Kunde rund eine Stunde, bevor überhaupt mit dem eigentlichen Bericht begonnen werden konnte. Das kostete Kapazität, verzögerte Abgaben und band Fokus in manuellen Routinen statt in die inhaltliche Qualität des Berichts.
Die manuelle Vorarbeit sollte weitgehend entfallen. Statt vieler Quellen und Abgleiche braucht es einen zentralen Einstiegspunkt mit sauberen Daten und Unterlagen.
- Alle Kundenstammdaten zentral verfügbar
- Automatischer Import aus bestehenden Formularen
- Relevante Unterlagen strukturiert bereitstellen
- Start in wenigen Minuten statt ca. 1 Stunde
- Grundlage schaffen, um Berichte behördengerecht händisch zu schreiben – ohne Suchaufwand
Die interne Web-App automatisiert die gesamte Vorarbeit. Kundendaten werden zentral gebündelt, Infos aus Formularen automatisch importiert und alle relevanten Unterlagen strukturiert bereitgestellt. Der Berater hat innerhalb von Minuten alles vor sich, um den behördengerechten Bericht händisch zu schreiben.
- Quantitativ: Vorarbeit von ca. 1 Stunde auf ca. 5 Minuten reduziert
- Qualitativ: Kein Hin-und-her mehr zwischen Dokumenten und Quellen; klarer Überblick an einem Ort
Die App schreibt keine fertigen Berichte – sie schafft die perfekte Startposition. Zusätzlich sorgen individuelles Branding pro Berater, professioneller PDF-Export sowie die zentrale Verwaltung aller Kunden, Berater und Berichte für einen reibungslosen Ablauf.
Vorarbeit automatisieren, Förderungsberichte schneller liefern
Wenn die Vorbereitung deiner BAFA-Berichte Stunden frisst, zentralisieren und automatisieren wir die Vorarbeit – damit du in Minuten startklar bist. Sprich mit uns und entlaste deinen Alltag dort, wo es am meisten bremst.
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