Fließband-Fulfillment® für Marketing-Agentur: Doppelte Kunden bei gleichem Personal

Neuhaus Digital betreut als schlanke Agentur parallel ca. 15 Kunden – ohne Projektmanagement-System, ohne zentrale Datenbank, ohne definierte Prozessketten. Status, Aufgaben und Deadlines existierten im Kopf des Geschäftsführers.

Fehlende Struktur und hoher manueller Aufwand

• Neukundenanlage über 25 Einzelschritte, verteilt auf fünf bis sieben Arbeitstage; drei bis vier Stunden reine Arbeitszeit je Anlage.
• Skripte und Ad Copies je Drehtag: zwei bis drei Stunden. Drehtag-Dokument: 60–90 Minuten.
• Rechnungen und SEPA: 30–45 Minuten je Kunde.
• Wöchentlich 12–14 Stunden Administration/Koordination – fast zwei volle Arbeitstage.

Was es kostete

• Kapazitätslimit bei ca. 15 Kunden, obwohl Nachfrage vorhanden war.
• Keine dokumentierten Prozesse: Eine Assistenz konnte zuarbeiten, aber nichts eigenständig zu Ende bringen. Jeder Schritt lief über den Geschäftsführer.
• Operatives Risiko: Vergessene Mails, späte Rechnungen, übersehene Rückmeldungen fielen erst auf, wenn Kunden nachhakten.
• Keine Echtzeit-Sicht auf Projekte, Onboarding, Produktion und Finanzen.

Ein zentrales Betriebssystem sollte alle Kunden, Projekte, Aufgaben und Automationsstände an einem Ort führen – ohne blinde Kommunikation nach außen.

• Delegierbarkeit: Assistenz kann operative Schritte eigenständig ausführen, ohne Einzelanweisungen.
• Kontrolle: Keine unbeaufsichtigten Kundenmails; Entwürfe mit Freigabe, nur definierte Reminder laufen automatisch.
• Flexibilität: Ausnahmen (z. B. Projekte ohne Videoproduktion) steuerbar, ohne dass Workflows brechen.
• Leistungsziele: Onboarding-Durchlaufzeit auf 1 Tag, manuelle Schritte drastisch senken, Admin-Zeit des Geschäftsführers deutlich reduzieren, Projektstatus in Sekunden einsehbar.

Erfolg ist erreicht, wenn das System im Echtbetrieb stabil läuft, Aufgaben standardisiert erzeugt, Ausnahmen sauber behandelt und die Assistenz produktiv entlastet.

Das neue System steht auf Airtable als zentraler Datenbasis und Make als Automationsschicht, angebunden an Lexoffice, Google Drive/Docs/Kalender, Gmail, GoHighLevel, Jotform, Memberspot; KI unterstützt Skripte, Drehtag-Dokumente und Ad Copies.

• Neukundenanlage: von 25 manuellen Schritten auf 4 (Formular plus drei Freigaben). Durchlaufzeit von 5 bis 7 Tagen auf 1 Tag, Arbeitszeit von 3 bis 4 Stunden auf 15 Minuten.
• Content-Vorbereitung: Skripte und Ad Copies per KI-Entwurf, Review in rund 30 Minuten statt 2 bis 3 Stunden. Drehtag-Dokument in 10 Minuten statt 60 bis 90 Minuten.
• Abrechnung und SEPA: von 30 bis 45 Minuten auf 5 Minuten Freigabe.
• Administration: von 12 bis 14 Stunden pro Woche auf 4 bis 5 Stunden. Das sind 8 bis 9 Stunden zurück, jede Woche, auf den Monat gerechnet gut vier Arbeitstage.

Qualitative Effekte

• Zwei Sichten auf einer Datenbasis: Fulfillment-Dashboard (Projekte, Phasen, Onboarding, SOPs, Assets) und Geschäftsführer-Dashboard (Umsatz-KPIs, Formulare, Kanban-Aufgaben, After-Close, SEPA-Status, Automations-Cockpit mit Warnungen und Handlungstipps).
• Status in unter 10 Sekunden abrufbar. Verzögerungen werden automatisch erkannt und angestoßen.
• 70 Prozent der Fulfillment-Prozesse laufen ohne den Geschäftsführer. Er gibt frei, wo Kundenkommunikation und Geld im Spiel sind, alles andere läuft ohne ihn durch. Vorher ging jeder einzelne Schritt über seinen Tisch.
• Anstatt ca. 15 Kunden sind nun rund 30 Kunden betreubar, ohne das zusätzliches Personal eingestellt werden musste.

Wendepunkte, die den Go-Live ermöglichten

• Kontrollierte Kommunikation: Alle Kundenmails werden als Entwurf erzeugt und nach Freigabe versendet; nur klar definierte Reminder laufen vollautomatisch.
• Ausnahmefähige Workflows: Im After-Close-Formular schaltbare Pfade (z. B. ohne Videoproduktion) – kein Workflow-Bruch mehr.