BURGGRAF etabliert einheitliche Prozesse mit dem Kanzlei-HUB: Zentral. Skalierbar. Zukunftssicher.

Die BURGGRAF Kanzleigruppe ist eine renommierte Steuerberatung mit Hauptsitz in Fürstenfeldbruck bei München. Der Schwerpunkt liegt auf Unternehmenssteuerrecht und steuerlicher Gestaltungsberatung. Die Gruppe steht für höchste fachliche Ansprüche, langfristige Mandatsbeziehungen und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein gegenüber Mandanten und Mitarbeitenden. Durch strategisches Denken, tiefgehende Expertise und persönliche Beratung hat sie sich als verlässlicher Partner etabliert.

Das Team besteht aus hochqualifizierten Fachkräften, die mit Engagement und Präzision arbeiten und genau hier lag bis vor Kurzem eine der größten Herausforderungen: das Wissen und die Prozesse der Kanzleigruppe effizient zu organisieren und nachhaltig skalierbar zu machen.

Ausgangssituation vor der Zusammenarbeit

Vor der Zusammenarbeit mit KURZ UND KLEIN waren Wissen, Einarbeitungsinhalte und Kanzleiprozesse über verschiedene Systeme, Tools und Personen verteilt. Neue Mitarbeitende mussten aufwendig und individuell eingelernt werden – ein Vorgang, der viel Zeit der Führungskräfte in Anspruch nahm und stark von Einzelpersonen abhing.

Bereits vorhandene Versuche, etwa über eine textbasierte Softwarelösung, scheiterten in der Praxis an fehlender Nutzerfreundlichkeit und geringer Akzeptanz im Team. Das Wissen blieb weiterhin schwer zugänglich, und der Austausch zwischen den Standorten war nur begrenzt möglich.

Die Folge: Die BURGGRAF Kanzleigruppe konnte zwar wachsen, stieß jedoch bei der internen Organisation zunehmend an ihre Grenzen. Prozesse ließen sich nicht effizient multiplizieren, Onboarding war mühsam, und mit jedem Personalabgang drohte wertvolles Kanzleiwissen verloren zu gehen.

Um Struktur und Skalierbarkeit zu schaffen, ließ sich die Kanzleileitung in einem kostenlosen Erstgespräch von KURZ UND KLEIN beraten und entschied sich anschließend für die Einführung des Kanzlei-HUBs als zentrale Lösung für Prozesse, Wissen und Einarbeitung.

Ziel der Zusammenarbeit war es, eine einheitliche und skalierbare Struktur für Kanzleiwissen, Prozessdokumentation und Einarbeitung über alle Standorte hinweg zu schaffen. Die BURGGRAF Gruppe wollte interne Abläufe vereinheitlichen, den Aufwand im Onboarding deutlich reduzieren und gleichzeitig die operative Skalierbarkeit sichern, ohne dabei Qualität oder Fachlichkeit zu gefährden.

Prozesse vereinheitlichen und Wissen einfach zugänglich machen

Im ersten Schritt analysierten wir gemeinsam die bestehende Struktur und identifizierten Wissensinseln. Schnell wurde deutlich: Viele zentrale Informationen existierten bereits – allerdings verteilt über Tools, Dateien und das Erfahrungswissen einzelner Mitarbeitender.

Auf dieser Basis entwickelten wir ein maßgeschneidertes Kanzlei-HUB: eine zentrale, videobasierte Plattform, die Wissen und Prozesse in kurzen, präzisen Videosequenzen dokumentiert. Inhalte konnten flexibel durch Partner und Teamleitungen eingespielt werden und sind nun für alle Standorte rund um die Uhr abrufbar.

Darüber hinaus wurden alle relevanten Abläufe standardisiert und mit einer klaren Struktur hinterlegt: von der Jahresabschlusserstellung über die Mandantenkommunikation bis zur Arbeit mit neuen Tools. Durch die einheitliche Prozessdarstellung entfällt die Mehrfacherklärung durch Führungskräfte und neue Mitarbeitende finden sich deutlich schneller zurecht.

Der Fokus lag auf sofortiger Anwendbarkeit, intuitiver Bedienbarkeit und hoher Akzeptanz im Team. Das Kanzlei-HUB wurde nicht als „neues Tool von oben“ eingeführt, sondern als Lösung, die Mitarbeitende aktiv entlastet, Wissen sichert und die gesamte Kanzleigruppe zukunftssicher aufstellt.

Was für die Kanzleileitung der BURGGRAF Gruppe zunächst wie ein struktureller Kraftakt wirkte, wurde in kürzester Zeit zur neuen Realität. Das Ziel, die Prozesse zu vereinheitlichen, Wissen zentral zu sichern und die Einarbeitung effizienter zu gestalten, wurde erreicht.

Nur wenige Wochen nach der Einführung des Kanzlei-HUBs konnten zentrale Abläufe digitalisiert, Kanzleiwissen in kurzen Videosequenzen dokumentiert und standortübergreifend verfügbar gemacht werden. Neue Mitarbeitende profitieren heute von einer einheitlichen, digitalen Einarbeitung – unabhängig davon, an welchem Standort sie beginnen.

Führungskräfte und Teamleitungen sind spürbar entlastet: Inhalte müssen nicht mehr mehrfach erklärt werden, sondern sind jederzeit abrufbar. Die Nutzung des HUBs ist auch für seltene Aufgaben hoch, Mitarbeitende greifen gerne auf die hinterlegten Videos und Anleitungen zurück.

Besonders bemerkenswert: Neue Tools oder Prozessänderungen lassen sich nun in Rekordzeit auf alle Standorte ausrollen – ohne Reibungsverluste oder Qualitätsunterschiede. Jeder Mitarbeitende kennt die gleichen Abläufe, unabhängig von Standort oder Teamzugehörigkeit.

Die BURGGRAF Kanzleigruppe hat damit die Voraussetzungen geschaffen, um intern effizient zu wachsen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und gleichzeitig die Qualität der täglichen Arbeit dauerhaft hochzuhalten.